Nilalaman

• Upang humakbang
• Bahagi 1 ng 3: Pagkilala sa iyong sarili
• Bahagi 2 ng 3: Sabihin mo
• Bahagi 3 ng 3: Balot
• Mga Tip
• Mga babala

Kung madalas mong tawagan ang mga customer para sa iyong trabaho, mayroong isang magandang pagkakataon na madalas kang mag-iwan ng isang voicemail. Ngunit ano ang eksaktong dapat mong sabihin pagkatapos ng beep? Maaari itong maging nerve-racking upang matandaan ang lahat ng nauugnay na impormasyon upang makipag-usap, na maaaring maiwasan ang sinabi ng mahahalagang detalye. Sa pamamagitan ng paggamit ng isang sistema ng voicemail, hindi mo na muling maitatala ang mga nalilito at naimpormasyon na mga voicemail muli. Sa pamamagitan ng mabilis na pagpapatakbo ng isang listahan ng tsek sa iyong ulo, masisiguro mong naibigay mo ang lahat ng kinakailangang impormasyon at mayroon kang isang mas mahusay na pagkakataon na tawagan ka ulit.

Upang humakbang

Bahagi 1 ng 3: Pagkilala sa iyong sarili

1. Gumamit ng tamang intonasyon. Kapag nagsimula ang pag-record ng iyong mensahe, dapat kang magsalita ng malinaw at maliwanag. Huwag subukang magbulong-bulong o masyadong mabilis magsalita. Gawin ang iyong makakaya upang maging interesado at masayahin upang makuha mo ang pansin ng nakikinig. Bagaman hindi ka nakikita ng tatanggap, ang iyong pangkalahatang intonation ay kukunin ng telepono, kaya tiyaking maililipat mo ang tama.
   • Ipahayag ang lahat ng iyong sinabi. Ang hindi magandang pagtanggap ay maaaring magbaluktot ng iyong boses at magdulot sa iyo upang mag-drop out. Kahit na isang normal na boses na nagsasalita ay maaaring parang isang bulong sa pamamagitan ng telepono.
   • Ang iyong boses ay dapat na naaayon sa uri ng tawag na iyong tinatawagan. Halimbawa, okay lang na maging masaya ako kapag nag-iwan ka ng isang voicemail upang batiin ang iyong pamangkin sa pagtatapos mula sa high school. Gayunpaman, kung nais mong iparating ang iyong pakikiramay sa isang nagdadalamhati na kaibigan, dapat mong tiyakin na ang iyong tinig ay solemne at magalang.
2. Mangyaring isama ang iyong pangalan. Ang unang bagay na dapat gawin ay sabihin ang iyong pangalan. Sa ganitong paraan, malalaman agad ng taong iyong tinatawagan kung sino ang nakikipag-usap sa kanya. Ang isang simpleng "ito ay (iyong pangalan)" ay sapat na para sa karamihan ng mga sitwasyon. Kung hindi mo pa nakakilala ang isang tao, maaari kang pumili ng "ang pangalan ko ay (ang iyong buong pangalan)". Makikilala ka ng mga kaibigan at kamag-anak nang hindi kinakailangang makilala ang iyong sarili. Kung ito ay isang tawag sa negosyo, ang ibang tao kaagad ay may isang pangalan upang maiugnay sa tinig at mensahe, marahil na pinapayagan para sa isang mas isinapersonal na paraan ng komunikasyon.
   • Ang hakbang na ito ay tila halata, ngunit madalas itong nakakalimutan ng mga tumatawag.
   • Kung mayroon kang isang tukoy na pamagat ng trabaho o isang paglalarawan ng iyong sarili na maaaring maging kapaki-pakinabang sa tatanggap para sa pag-follow up, mangyaring isama ito pagkatapos ng iyong pangalan. Halimbawa, "Ang pangalan ko ay Dr. Versluis, radiologist sa University Hospital ng Amsterdam "o" Ito si Ariane Janssens, ina ni Chloe na nasa klase kasama ang iyong anak na babae ".
3. Iwanan ang numero ng iyong telepono. Mangyaring isama kaagad ang numero ng iyong telepono pagkatapos ilista ang iyong pangalan. Karamihan sa mga tumatawag ay naghihintay hanggang sa katapusan ng voicemail upang maibigay ang kanilang impormasyon sa pakikipag-ugnay, ngunit kung hindi maisulat ito ng tatanggap nang tama sa unang pagkakataon, obligado silang makinig muli sa buong mensahe. Alalahaning magsalita ng dahan-dahan at bigkasin ang lahat kapag nakikipag-usap sa iyong numero ng telepono upang ito ay maunawaan.
   • Ang isang simpleng paraan upang maisama ang iyong numero ng telepono sa simula ng isang mensahe ay upang sabihin ang isang bagay tulad ng 'Ito ang (iyong pangalan), ang aking numero ay (ang iyong numero ng telepono)' o 'ang aking pangalan ay (pangalan) at tatawag ako (numero ) '.
   • Sa kabila ng katotohanang ang lahat ng mga pag-andar ng Caller ID ay nasa lahat ng dako, palaging inirerekumenda na iwanan ang iyong numero ng telepono kung sakaling ang taong tumawag sa iyo ay hindi nai-save ang iyong numero o kung humiling ka ng isang callback sa ibang numero.
4. Magbigay ng isang punto ng koneksyon. Kapag nakikinig sa mga voicemail sa negosyo o mensahe mula sa hindi kilalang nagpadala, ang mga tao ay mabilis na magiging kahina-hinala o mawawalan ng interes kung hindi nila alam kung sino ka at kung bakit ka tumatawag. Tiyakin ang mga ito sa pamamagitan ng pagbanggit ng isang kapwa kaibigan o sanggunian na nagbigay sa iyo ng kanilang numero. Muli nitong tinitiyak na ang tawag sa telepono ay mas propesyonal pa. Ang voicemail ay tunog ng hindi gaanong mapanghimasok at mas malamang na makatawag ka pabalik.
   • Subukang magsama ng isang maikling pagpapakilala na tumutuon sa interes ng nakikinig, tulad ng "Nakuha ko ang iyong numero mula kay Patrick, na nagsabi sa akin na isinasaalang-alang mo ang pagbebenta ng iyong bangka."
   • Kahit na hindi ka tumatawag sa negosyo, ang paghahanap ng isang punto ng pakikipag-ugnay ay mahalaga upang matiyak ang tatanggap. "Si Bob ito, ang iyong kapit-bahay sa tapat mo mismo" ay mas personal kaysa sa "Ito si Bob Vermeersch".

Bahagi 2 ng 3: Sabihin mo

1. Isipin kung ano ang sasabihin mo muna. Bago umalis ng isang voicemail, tiyaking mayroon kang isang malinaw na ideya ng kung ano ang iyong sasabihin. Hindi ito dapat maging isang problema kung tumatawag ka para sa isang espesyal na dahilan, ngunit ang pandinig sa beep sa kabilang dulo at napagtanto na sinasagot ka ay maaaring mawala sa iyo ang iyong paraan ng pag-alam kung ano ang sasabihin. Hatiin ang impormasyon sa magkakahiwalay na mga puntos at takpan ang lahat ng ito bago ka mag-hang up.
   • Para sa napaka-kagyat o mahalagang mga voicemail, isaalang-alang ang pagsusulat nang maaga ng isang magaspang na bersyon ng script.
   • Kung nakita mo ang iyong sarili na madalas na nawawala ang kawad, mag-focus lang sa isama ang iyong pangalan, isang numero upang tawagan muli, at ang dahilan kung bakit ka tumatawag sa ilang mga salita.
   • Isipin ang pagpapadala ng isang voicemail upang mag-follow up sa romantikong gabi kahapon. Itinakda ang pag-iisip ng iyong mensahe bago i-record ito ay maaaring gumawa ng isang malaking pagkakaiba sa paglitaw ng cool, kalmado at nakolekta o nauutal at kinakabahan.
2. Panatilihing maikli ang iyong mensahe. Limitahan ang iyong mga mensahe sa voicemail sa 20-30 segundo. Walang maraming mga sitwasyon kung saan kailangang mas mahaba ang isang voicemail. Hindi mo dapat pinapasan ang tatanggap ng napakahabang pagpapakilala o kwento. Panatilihing maikli ito. Sa pamamagitan ng paraan, ang isang maikling mensahe ay maaaring pukawin ang higit pang pag-usisa at akitin ang isang tao na bumalik, kung hindi ito maaaring kung hindi man.
   • Sa kabilang banda, ang isang mensahe ng voicemail na masyadong maikli ay maaaring iparamdam sa tatanggap na hindi mahalaga, na pinapayagan silang burahin ito nang hindi man lang ito pinakinggan. Totoo ito lalo na kapag tumawag ka gamit ang isang pribadong numero.
   • Ang layunin ng pag-iwan ng isang voicemail ay upang makakuha ng isang tumawag sa iyo pabalik. Hindi balak na ibigay ang lahat ng impormasyon, dahil iyon ang layunin ng pag-uusap sa telepono.
3. Magsimula sa pinakamahalagang impormasyon. Dumiretso at malinaw na sabihin ang iyong dahilan sa pagtawag. Kung susuriin mo lang, halimbawa kapag mayroon kang isang panukala upang bumili ng anumang bagay o kung susundan mo ang isang transaksyon o nais na kumpirmahin ang isang appointment, dapat mong linawin ito sa tatanggap. Mabilis na mawawalan ng interes ang iyong tagapakinig kung hindi mo sasabihin sa kanila sa simula kung bakit mo sila nakikipag-ugnay.
   • Wala kang masyadong oras upang maiparating ang iyong punto. Kung hindi ka tuwid na nagpapasa, tatanggalin ng iyong tagapakinig ang mensahe bago niya marinig ang mahalagang impormasyon.
   • Mas mahusay na makakuha ng masamang balita tulad ng "Si Papa ay nasa ospital" nang diretso. Gamitin ang natitirang mensahe upang aliwin at magbigay ng mga paliwanag. Sa anumang kaso, mas mabuti iyan kaysa sa pag-bypass sa paksa at pag-alalain ang iyong tagapakinig.
4. Maging personal at tunay. Labanan ang tukso na kumuha ng isang likha, karaniwang tunog na "tinig sa telepono". Maging mabait ka lang, maging sarili mo, at natural na makipag-usap. Alam ng mga tao kapag sinusubukan nilang ibenta ang isang bagay sa isang tiyak na paraan at mas malamang na bigyan ka nila ng isang pagkakataon kung sa palagay nila tinutugunan mo sila bilang pantay.
   • Kapag naririnig mo na nagbabasa ka ng isang script, madarama ng iyong tagapakinig na gumagawa ka lang ng ibang tawag sa telepono dahil kailangan mo.

Bahagi 3 ng 3: Balot

1. Magtanong ng isang tukoy na katanungan o kahilingan para sa isang bagay. Habang nakumpleto mo ang mensahe, dapat mong partikular na sabihin kung bakit mo nais na tumawag sa iyo ang tumanggap. Magtanong ng isang tumpak na tanong o humiling ng isang bagay na mag-uudyok sa kanila na sagutin ang telepono. Kung pagkatapos makinig sa voicemail ay nakadarama sila ng pagkalito o hindi sigurado tungkol sa eksakto kung ano ang gusto mo, pagkatapos ay hindi nakuha ng voicemail ang marka nito.
   • Subukan ang mga parirala tulad ng "Ipaalam sa akin kung nagustuhan mo ang resipe na ipinadala ko sa iyo" o "Gusto kong marinig ang iyong mga saloobin sa panukalang ito."
   • Mas nag-uudyok ang mga tao na makipag-ugnay kapag mayroon kang isang tukoy na kahilingan sa halip na sabihin lamang ang "tawagan muli".
2. Karaniwan isama ang iyong pangalan at impormasyon sa pakikipag-ugnay. Kumpletuhin ang iyong mensahe sa pamamagitan ng pagbanggit muli ng iyong pangalan at impormasyon sa pakikipag-ugnay. Ulitin ang iyong kanta nang dalawang beses upang maisulat ito ng tagapakinig nang tama at hindi maunawaan ang isang numero. Siguraduhing isama ang anumang mga detalye na maaaring makatulong para tumawag muli ang iyong tagapakinig, tulad ng kung ikaw ay magagamit at hindi magagamit, at ang pinakamahusay na oras ng araw na tumawag.
   • Ang pagbanggit sa iyong numero ng telepono nang higit sa dalawang beses sa pagtatapos ng isang tawag ay isang pagmamalabis at maaari ding ipakahulugan bilang bastos.
   • Kung ito ay isang pang-araw-araw na mensahe sa isang kaibigan o miyembro ng pamilya, huwag mag-alala tungkol sa hakbang na ito.
3. Iwasan ang isang pangmatagalang wakas. Kung oras na upang mag-hang up, huwag iunat ang mensahe nang hindi kinakailangan. Maliban kung ito ay isang personal na tawag sa telepono kasama ang isang mahal sa buhay, hindi na kailangang bumati pa sa isang tao ng magandang araw. Mawawala ang pansin ng tatanggap habang nagpapatuloy ang mensahe, kaya subukang huwag mawala ang pagtuon sa huli. Salamat sa kanila para sa kanilang oras at iwanan ang susunod na hakbang ng komunikasyon sa kanila.
   • Pinapayuhan na umikot sa isang bagay tulad ng "Inaasahan kong marinig mula sa iyo" ay mas mainit at samakatuwid ay mas epektibo kaysa sa mga generic, komersyal na parirala tulad ng "Nais kong isang magandang araw."
   • Maaaring hindi mo muling makalikha o buod ang iyong post sa huli. Kung kailangang marinig muli ng tatanggap ang isang partikular na detalye, maaari nilang muling i-replay ang mensahe sa paglaon.

Mga Tip

• Mag-isip ng ilang sandali tungkol sa mga natanggap mong voicemail na nagpapaisip sa iyo ng "ano ang gusto ng taong ito sa akin?". Mag-iwan ng isang voicemail na nais mong matanggap ang iyong sarili.
• Kung nauugnay ito para sa tatanggap, maaari mo ring ipahayag ang iyong e-mail address o ibang paraan ng pakikipag-ugnay bilang karagdagan sa iyong numero ng telepono.
• Huwag kalimutang isama ang petsa kung nagbabahagi ka ng impormasyong sensitibo sa oras.
• Ngumiti ka! Maaari itong madama kahit sa pamamagitan ng telepono.
• Kung tumatawag ka tungkol sa isang sensitibong paksa, dapat mong limitahan ang impormasyong ibinigay mo sa voicemail kung sakaling marinig ito ng ibang tao.
• Sa isang emergency o natural na sakuna, maaari kang gumamit ng isang papalabas na mensahe ng voicemail upang ipaalam sa mga tao na okay ka.

Mga babala

• Kung sinusubukan mong tawagan ka ng isang tao, huwag pag-usapan ang tungkol sa mga nakaraang hindi matagumpay na tawag. Ito ay maaaring mukhang inis, na ginagawang mas komportable ang nakikinig sa pakikipag-usap sa iyo.
• Sa mga pangyayari sa negosyo, dapat kang laging mag-iwan ng isang voicemail kung ang tao na iyong tinatawagan ay hindi sumagot. Ang pagtingin ng maraming hindi nasagot na tawag nang walang mga mensahe ng voicemail ay magpapahina sa kahalagahan ng iyong negosyo.