Nilalaman

• Upang humakbang
• Bahagi 1 ng 3: Pag-import ng Excel sa Pag-access (paghahanda)
• Bahagi 2 ng 3: Pag-import ng Excel sa Pag-access
• Bahagi 3 ng 3: Paggamit ng Wizard upang Kumpletuhin ang Pag-import
• Mga babala

Ang access ay isang pamanggit na tagapamahala ng database na nagpapahintulot sa iyo na mag-import ng isa o higit pang mga database ng Excel upang maihambing mo ang mga karaniwang patlang. Dahil ang isang solong file ng Pag-access ay maaaring maglaman ng maraming mga spreadsheet ng Excel, ang programa ay isa ring mahusay na paraan upang mangolekta o pag-aralan ang maraming impormasyon. Gayunpaman, una, kailangan mong i-import ang worksheet ng Excel sa Access.

Upang humakbang

Bahagi 1 ng 3: Pag-import ng Excel sa Pag-access (paghahanda)

1. Buksan ang parehong mga programa sa iyong computer. Kakailanganin mong bumili at mag-download ng isang Microsoft Office suite na may parehong Excel at Access. Maaari mo itong gawin sa online mula sa website ng Microsoft.
   • Kapag na-download na ang mga programa, i-click ang "Start" sa Windows at piliin ang "Lahat ng Program".
   • Mag-click sa "Microsoft Office" at pagkatapos ay piliin ang "Access" (o "Excel") mula sa drop-down na menu. Maaari ka nang magkaroon ng isang spreadsheet ng Excel na ipinadala sa iyo ng isang tao o na na-download mo sa ibang lugar. Maaari mo itong buksan sa Office sa iyong computer.
2. Linisin ang iyong worksheet ng Excel bago i-import ito sa Access. Mas madali kung dumaan ka sa ilang mga simpleng hakbang bago i-import ang worksheet ng Excel sa Access. Ang punto ay ang iyong data ay pare-pareho sa pagitan ng mga na-import na worksheet.
   • Mahusay na ideya na tiyakin na ang unang hilera sa worksheet ng Excel ay naglalaman ng iyong mga header ng haligi (o mga pangalan sa patlang) at ang mga ito ay napakalinaw at madaling maunawaan. Halimbawa, para sa isang haligi ng apelyido ng mga tao, maaari mong pangalanan ang header / pangalan ng patlang bilang "Huling Pangalan." Maging malinaw at tumpak, dahil mas madali nitong ihambing ang mga heading ng haligi sa dalawang worksheet ng Excel.
   • Sa Pag-access maaari kang mag-link ng mga kaukulang larangan sa pagitan ng dalawa o higit pang mga worksheet. Ipagpalagay na mayroon kang isang sheet ng Excel na may impormasyon sa suweldo. Naglalaman ito ng mga una at huling pangalan ng tao, address at suweldo. Halimbawa, ipagpalagay na nais mong ihambing ang worksheet mula sa Access sa isang pangalawang worksheet ng Excel na naglalaman ng impormasyon tungkol sa mga kontribusyon sa pananalapi para sa isang kampanya. Naglalaman ang pangalawang worksheet na ito ng mga pangalan, address, at donasyon ng mga tao. Ang magagawa mo sa Access ay upang ihambing ang iba't ibang mga heading ng haligi sa bawat isa. Maaari kang mag-link ng mga header ng pangalan upang makita kung nasaan ang mga tao na may parehong pangalan sa parehong mga database.
   • Suriin ang mga worksheet ng Excel upang matiyak na ang bawat uri ng data ay tratuhin nang pareho, at linisin ang mga ito bago i-import ito sa Access. Dapat ay sila, tulad ng tawag dito sa Access, "may kaugnayan." Halimbawa, kung ang hipotetikal na spreadsheet ng suweldo ay naglalaman ng unang pangalan, apelyido, at gitnang paunang sa isang haligi, ngunit ang pangalawang spreadsheet ay naglalaman lamang ng apelyido at apelyido sa magkakahiwalay na mga haligi, irehistro ito ng Access bilang walang tugma. Ang mga patlang ng header / haligi ay dapat na pareho.
3. Hatiin ang impormasyon sa isang haligi sa Excel. Upang malutas ang problemang ito, maaari mong hatiin ang data sa isang haligi sa Excel upang hindi ito minarkahan bilang "walang tugma" sa Access.
   • Halimbawa, maaari mong hatiin ang unang pangalan sa sarili nitong haligi, ang gitnang paunang sa sarili nitong haligi at ang apelyido sa sarili nitong haligi. Kung tapos ito sa parehong paraan sa pangalawang worksheet, kung gayon ang isang link sa pagitan, halimbawa, apelyido at apelyido sa Access, ay dapat makabuo ng isang tugma kapag ang mga pangalan ay pareho.
   • Upang hatiin ang isang haligi sa Excel, i-highlight ang haligi ng data na nais mong hatiin. Mag-click sa "Data" sa pangunahing menu ng Excel. Mag-click sa "Text to Columns". Sa pangkalahatan, pipiliin mo ang pagpipiliang "Diborsyado". Mag-click sa Susunod.
4. Patuloy na hatiin ang mga pinagsamang haligi sa wizard. Handa ka na ngayong kumpletuhin ang proseso ng paghahati ng pinagsamang data sa isang haligi sa maraming mga haligi.
   • Piliin kung paano "pinaghiwalay" ang data sa haligi. Nangangahulugan ito na ang bawat kaunting impormasyon sa haligi ay pinaghihiwalay ng isang bagay. Ang pinakakaraniwang mga pagpipilian ay isang puwang, isang kuwit o isang kalahating titik. Ang impormasyon ay madalas na pinaghiwalay lamang ng isang puwang. Tulad ng sumusunod na halimbawa: Ang pangalang "John A. Doe" ay ipinapakita sa isang haligi. Ang unang pangalan na John ay pinaghiwalay mula sa gitna ng una A ng isang puwang. Ang apelyidong Doe ay pinaghiwalay mula sa gitna una A ng isang puwang. Kaya piliin ang iyong puwang bilang separator sa wizard.
   • Mag-click sa Susunod. Mag-click sa Tapos na. Hinahati ng programa sina John, A. at Doe sa tatlong mga haligi. Maaari mong bigyan ang mga bagong haligi ng mga bagong pangalan ng header upang ipahiwatig kung anong data ang naglalaman ng mga ito (apelyido, unang pangalan, atbp.). Magandang ideya na lumikha ng maraming walang laman na mga haligi sa kanan ng data na iyong hinahati bago gawin ito, dahil itutulak nito ang data sa mga bagong walang laman na haligi (sa halip na mga haligi na naglalaman ng data).

Bahagi 2 ng 3: Pag-import ng Excel sa Pag-access

1. Buksan ang Access program sa iyong computer. Pumunta sa menu ng pagsisimula, piliin ang Microsoft Office at mag-click sa Microsoft Access. Kailangan mong buksan ang isang bagong walang laman na database ng Access upang mai-import ang worksheet ng Excel dito.
   • Piliin ang "Empty Desktop Database" upang lumikha ng isang bagong database mula sa Access program.
   • Palitan ang pangalan nito kung nais mo. Mag-click sa "Lumikha".
2. Mag-import ng isang worksheet ng Excel sa Access. Ang susunod na hakbang ay upang makuha ang worksheet ng Excel (o maraming) sa Access database.
   • Mag-click sa "Panlabas na data" sa toolbar mula sa Access database manager. Piliin ang "Excel" Sa ilang mga bersyon ng Access, mahahanap mo ang tampok na ito sa pamamagitan ng pag-click sa "File" sa pangunahing menu at "Kumuha ng Panlabas na Data".
   • Kapag ipinakita ang "Pangalan ng file", i-click ang "Mag-browse". Papayagan ka nitong makita ang worksheet ng Excel sa iyong computer.
   • Iwanan ang checkbox na may "I-import ang data ng mapagkukunan sa isang bagong talahanayan sa kasalukuyang database." Ito ay nasuri bilang default.
   • Kapag nakita mo ang worksheet ng Excel na nais mong i-import sa iyong computer, i-click ito. Mag-click sa "OK". Magbubukas ang Excel upang Ma-access ang Wizard ng Pag-import.

Bahagi 3 ng 3: Paggamit ng Wizard upang Kumpletuhin ang Pag-import

1. Sundin ang mga hakbang sa wizard sa Access. Upang tapusin ang pag-import ng iyong worksheet, kailangan mong dumaan sa mga hakbang sa wizard.
   • Piliin ang worksheet sa workbook ng Excel na nais mong i-import. Minsan madali ito sapagkat ang worksheet ng Excel ay isang sheet lamang. Gayunpaman, kung minsan ang mga tao ay lumilikha ng maraming mga worksheet sa isang worksheet ng Excel, na maaari mong matingnan sa pamamagitan ng pag-click sa mga tab sa ilalim ng worksheet. Kung gayon, dapat mong sabihin sa Access wizard kung aling spreadsheet ang pipiliin. Mag-click sa Susunod.
   • Ang susunod na pahina ay may isang kahon na nagtatanong kung ang unang hilera sa sheet ng Excel ay may mga heading ng haligi. Ito ang hilera sa isang worksheet na kinikilala ang data sa bawat haligi (tulad ng apelyido, address, suweldo, atbp.). Magandang ideya na linisin muna ang worksheet ng Excel upang matiyak na ang unang hilera ng mga heading ng haligi ay may malinaw na mga heading ng haligi. Pagkatapos suriin ang "Oo" na ang unang hilera ay naglalaman ng mga heading ng haligi. Ito ang pinakasimpleng diskarte. Mag-click sa Susunod.
   • Kung ang unang hilera ay hindi naglalaman ng mga header ng haligi, ang susunod na window ay nagtanong kung nais mong palitan ang pangalan ng mga patlang sa Access (ito ang mga heading ng haligi). Kung hindi mo pa nabibigyan ang bawat patlang ng isang malinaw at madaling makilalang pangalan bago mag-import (inirerekumenda), magagawa mo ito rito.
2. Kumpletuhin ang pag-import. Mayroong ilang mga karagdagang hakbang upang gawin sa mga tuntunin ng pag-import. Ang susunod na window ng wizard ay nagtanong kung nais mong tukuyin ang isang pangunahing key.
   • Hindi mo kailangang gawin ito, ngunit posible. Ang isang pangunahing susi ay nangangahulugan na ang Access ay nagtatalaga sa bawat hilera ng data ng isang natatanging numero. Maaari itong maging kapaki-pakinabang sa paglaon kapag inuri mo ang data. Mag-click sa Susunod.
   • Ang huling screen ng wizard ay may isang lugar para sa isang default na pangalan. Maaari mong baguhin ang pangalan ng sheet ng Excel na nais mong i-import (ito ay magiging isang "talahanayan" sa Access sa kaliwang bahagi ng pahina kapag tapos ka nang mag-import).
   • Mag-click sa "I-import". Mag-click sa "Close". Makikita mo ang iyong mesa sa kaliwang bahagi ng screen. Na-import na ito sa Access.
   • Kung nais mong mag-link sa higit sa isang pundasyon ng data, ulitin ang prosesong ito sa isa pa o maraming mga worksheet ng Excel. Handa ka na ngayong ihambing ang data sa mga worksheet sa Access.

Mga babala

• Kung ang Excel file ay nagmula sa isang bersyon ng Office maliban sa Access, maaari mong mapansin ang mga problema sa pag-import ng mga file nang maayos.
• Hindi ito maaaring salungguhit nang sapat: kailangan mong linisin ang iyong worksheet ng Excel bago i-import ito. Bahagyang nangangahulugan ito ng pag-aralan ang data na mayroon ka para sa mga problema.
• Palaging panatilihin ang isang kopya ng iyong orihinal na mga spreadsheet upang kung magkagulo maaari mong ulitin ang proseso.
• Hindi ka maaaring mag-import ng higit sa 255 na mga patlang sa Access.