Nilalaman

• Mga hakbang
• Payo
• Babala

Itinuturo sa iyo ng wikiHow na ito kung paano awtomatikong mag-uulat ng data sa Microsoft Excel. Pinag-uusapan din ng artikulong ito kung paano mag-query at makabuo ng mga ulat mula sa isang panlabas na mapagkukunan (MySQL, Postgres, Oracle, atbp.) Sa worksheet (worksheet) gamit ang isang plugin ng Excel upang mai-link ang iyong spreadsheet sa pinagmulan. ang data na iyon

Tulad ng para sa data na nakaimbak sa mga spreadsheet ng Excel, gagamit kami ng mga macro command upang lumikha at mag-export ng mga ulat sa iba't ibang mga uri ng file na may pindutin ng isang pindutan. Sa kabutihang palad, naka-built in ang tampok na ito ng Excel, kaya hindi mo kakailanganing lumikha ng algorithm mismo.

Mga hakbang

Paraan 1 ng 2: Sa panlabas na data (MySQL, Postgres, Oracle, atbp.)

1. 

   Mag-download Plug-in sa Excel ni Kloudio mula sa Microsoft AppSource. Papayagan ka ng utility sa itaas na lumikha ng isang tuluy-tuloy na koneksyon sa pagitan ng mapagkukunan o panlabas na database at itinakda ang iyong workbook. Gumagana rin ang plugin na ito sa Google Sheets.

2. 

   
   
   Gumawa ng isang koneksyon sa pagitan ng iyong spreadsheet at isang panlabas na mapagkukunan ng data sa pamamagitan ng pag-click sa sign + sa portal ng Kloudio. Ipasok ang mga detalye ng database (uri ng database, mga kredensyal) at pumili ng anumang mga pagpipilian sa seguridad / pag-encrypt kung nagtatrabaho ka sa kumpidensyal o corporate data.

3. 

   
   
   Pagkatapos mong lumikha ng isang koneksyon sa pagitan ng spreadsheet at ng iyong database, magagawa mong mag-query at lumikha ng mga ulat mula sa panlabas na data sa Excel mismo. Lumikha ng isang pasadyang ulat mula sa Kloudio portal, pagkatapos ay piliin ang dokumento sa kanang drop-down na menu sa Excel. Anumang filter at rate ng pag-refresh ay maaaring mailapat sa mga ulat (ang mga spreadsheet ng negosyo ay maaaring awtomatikong nai-update lingguhan, araw-araw, o kahit na oras-oras).

4. 

   
   
   Bilang karagdagan, maaari kang mag-import ng data sa mga naka-link na spreadsheet at mag-update sa isang panlabas na mapagkukunan ng data. Lumikha ng isang template ng pag-upload mula sa Kloudio portal, pagkatapos ay magagawa mong mag-upload ng mga pagbabago mula sa spreadsheet patungo sa isang panlabas na mapagkukunan ng data nang manu-mano o awtomatiko. anunsyo

Paraan 2 ng 2: Gamit ang data na magagamit sa Excel

1. 

   Kung ang naiulat na data ay naiimbak, na-update, at pinapanatili sa Excel, maaari mong i-automate ang proseso ng pag-uulat sa Macros. Ang Macros ay isang built-in na tampok na nagbibigay-daan sa amin upang i-automate ang mga kumplikado at paulit-ulit na gawain.

2. 

   Buksan ang Excel. Mag-double click (o mag-click gamit ang isang Mac) sa puting "X" Excel app sa isang berdeng background, pagkatapos ay mag-click Blangkong Workbook (Blangkong spreadsheet) sa sample na pahina.
   • Sa isang computer sa Mac, mag-click File (File) at piliin Bagong Blangkong Workbook (Bagong blangkong spreadsheet) sa lilitaw na drop-down na menu.
   • Kung mayroon ka nang ulat sa Excel na kailangang awtomatiko, i-double click ang file upang buksan ito sa Excel.

3. 

   Ipasok ang data ng spreadsheet kung kinakailangan. Kung hindi ka nakapagdagdag ng mga numero o label sa haligi kung saan mo nais na i-automate ang mga resulta, magpatuloy bago magpatuloy.

4. 

   Buksan ang card Developer (Mga Nag-develop). Bilang default, ang tag Developer ay hindi ipinapakita ang tuktok ng window ng Excel. Nakasalalay sa iyong operating system, maaari mong paganahin ang card na ito tulad ng sumusunod:
   • Sa Windows Mag-click File > Mga pagpipilian (Opsyonal)> Ipasadya ang Ribbon (Ipasadya ang Ribbon) sa kaliwang bahagi ng window, lagyan ng tsek ang kahon na "Developer" sa kaliwang ibabang bahagi ng window (maaaring kailanganin mong mag-scroll pababa), pagkatapos ay i-click ang OK lang.
   • Sa Mac Mag-click Excel > Mga Kagustuhan ... (Napapasadyang)> Ribbon at Toolbar (Toolbar & Ribbon) at lagyan ng tsek ang kahon na "Developer" sa listahan ng "Pangunahing Mga Tab", pagkatapos ay i-click Magtipid.

5. 

   Mag-click Developer. Ipinapakita ngayon ng tab na ito ang tuktok ng window ng Excel. Lalabas dito ang isang toolbar.

6. 

   Mag-click Itala ang Macro (Itala ang Macro) sa toolbar. Ang isang window ay pop up.

7. 

   Maglagay ng isang pangalan para sa macro command. Sa text box na "Pangalan ng Macro", maglagay ng isang pangalan para sa macro command. Tutulungan ka nitong makilala ang macro command sa paglaon.
   • Halimbawa, kung lumikha ka ng isang order na macro upang mai-export ang isang tsart mula sa mayroon nang data, maaari mong pangalanan ang pagkakasunud-sunod ng "Chart1" o isang bagay na katulad.

8. 

   Lumikha ng mga keyboard shortcut para sa macros. Pindutin ⇧ Paglipat kasabay ng isa pang susi (tulad ng mga titik T) upang lumikha ng mga keyboard shortcut para sa macros sa paglaon.
   • Sa isang computer sa Mac, ang shortcut ay magiging ⌥ Pagpipilian+⌘ Utos at ilang mga susi (hal ⌥ Pagpipilian+⌘ Utos+T).

9. 

   I-save ang macro command sa kasalukuyang dokumento ng Excel. I-click ang drop-down na kahon na "Store macro in" at piliin ang Ang Workbook na ito (Ipunin ang spreadsheet na ito) upang matiyak na ang macro command ay magagamit sa sinumang gumagamit ng kasalukuyang workbook.
   • Kakailanganin mong i-save ang file ng Excel sa sarili nitong format para mai-save ang macro command.

10. 

    Mag-click OK lang sa ilalim ng bintana. Matapos mai-save ang mga setting ng macro command, ilalagay ka sa mode ng pag-record. Ang anumang pagkilos na isinasagawa mo mula ngayon hanggang sa tumigil ang pagrekord ay mase-save.

11. 

    Gawin ang mga hakbang na nais mong i-automate. Sinusubaybayan ng Excel ang anumang mga pag-click, keystroke upang mai-format ang mga pagpipilian na ipinasok mo, at idaragdag ang mga ito sa listahan ng macros.
    • Halimbawa, upang pumili ng data at lumikha ng isang tsart mula rito, kailangan mong i-highlight ang data, mag-click Isingit (Ipasok) sa tuktok ng window ng Excel, piliin ang uri ng tsart, i-click ang format ng tsart na nais mong gamitin, at i-edit ang tsart kung kinakailangan.
    • Kung nais mong gamitin ang macro command upang magdagdag ng mga halaga mula sa mga cell A1 halika A12, mag-click sa walang laman na cell, ipasok = SUM (A1: A12) at pindutin ↵ Ipasok.

12. 

    Mag-click Ihinto ang Pagre-record (Itigil ang pagre-record). Ang mga pagpipilian ay nasa toolbar ng card Developer. Humihinto ang programa sa pagre-record at nai-save ang lahat ng mga pagpapatakbo na iyong ginanap sa panahon ng pag-record bilang isang macro command.

13. 

    I-save ang workbook ng Excel bilang isang file na nag-trigger ng macro. Mag-click File, pumili I-save bilang (I-save Bilang) at baguhin ang format ng file sa xlsm sa halip na xls. Pagkatapos ay maaari kang magpasok ng isang pangalan ng file, pumili ng isang i-save ang lokasyon, at mag-click Magtipid (I-save).
    • Kung hindi mo ito gagawin, hindi mai-save ang macro command bilang bahagi ng spreadsheet, na nangangahulugang hindi magagamit ng mga gumagamit sa ibang computer ang macro kung ipadala mo sa kanila ang workbook.

14. 

    Ipatupad ang macro command. Pindutin ang key kombinasyon na iyong nilikha bilang bahagi ng isang macro command upang magpatuloy. Awtomatikong isinasagawa ng spreadsheet ang mga hakbang sa macro command.
    • Maaari ka ring magpatupad ng isang macro command sa pamamagitan ng pag-click Macros sa card Developer, piliin ang pangalan ng macro at i-click Manginig (Pagpapatupad).
    anunsyo

Payo

• Dapat mo lang makuha ang plug-in ng Excel mula sa Microsoft AppSource o isang pinagkakatiwalaang provider ng third-party.
• Maaaring magamit ang macros para sa anumang bagay mula sa simple (halimbawa, pagdaragdag ng mga halaga o paglikha ng mga tsart) hanggang sa kumplikado (halimbawa, pagkalkula ng mga halaga ng cell, paglikha ng mga tsart mula sa mga resulta, mga chart ng pag-label, at mga resulta sa pag-print).
• Kapag nagbubukas ng isang spreadsheet na may macros, maaaring kailanganin mong mag-click Paganahin ang nilalaman (Paganahin ang Nilalaman) sa dilaw na banner sa tuktok ng front window ay maaaring magamit ang paggamit ng macro.

Babala

• Ang makro ay gagawa ng isang solong hakbang habang nagre-record.Tiyaking hindi mo sinasadyang naipasok ang maling halaga, binuksan ang anumang hindi kinakailangang mga programa, o tinanggal ang isang bagay.
• Maaaring gamitin ang macros para sa mga nakakahamak na layunin (tulad ng pagtanggal ng data sa iyong computer). Huwag magpatupad ng mga macro command mula sa mga hindi pinagkakatiwalaang mapagkukunan.