Nilalaman

• Mga hakbang
• Bahagi 1 ng 3: Maglaan ng Oras upang Pagbukud-bukurin
• Bahagi 2 ng 3: Pag-uuri ng Mga Dokumento at Mga File
• Bahagi 3 ng 3: Lumikha ng Buwanang Mga File
• Mga Tip
• Ano'ng kailangan mo

Ang pag-aayos ng mga file sa opisina ay maaaring maging isang mahirap na gawain, lalo na kung mayroon kang isang malaking bilang ng mga file at dokumento. Ngunit hindi ito kailangang maging isang masakit na proseso. Ang pagpaplano nang maaga at paggawa ng mga desisyon tungkol sa file system ay maaaring makatulong sa iyo na ayusin ang iyong mga file upang umangkop sa mga pangangailangan ng iyong negosyo at matiyak na mas mahusay mong hinahanap ang mga mahahalagang dokumento. Narito ang ilang mga hakbang upang masimulan mong ayusin ang iyong mga file sa opisina.

Mga hakbang

Bahagi 1 ng 3: Maglaan ng Oras upang Pagbukud-bukurin

1. 1 Magtabi ng sapat na oras upang ayusin ang iyong mga file upang hindi mo na magsimula at huminto ng maraming beses. Tiyaking mayroon kang sapat na mga folder at mga shortcut upang lumikha ng mga bagong file bago ka magsimula.

Bahagi 2 ng 3: Pag-uuri ng Mga Dokumento at Mga File

1. 1 Hatiin ang dami ng mga dokumento at file na nais mong ayusin sa mas maliit, mas madaling pamahalaan na mga package.
   • Indibidwal na dumaan sa bawat pakete at itapon o punitin ang mga labi ng anumang mga dokumento at file na maaari mong mapupuksa upang mabawasan ang puwang ng file at i-minimize ang kalat.
   • Hatiin ang mga dokumento at file na nais mong itago sa 2 magkakaibang mga stack: 1 para sa mga file na kailangang harapin sa mga darating na buwan at 1 para sa mga file na maaaring ma-archive at hindi na kailangan ng pag-access sa malapit na hinaharap.
2. 2 Mag-imbak ng mga folder ayon sa alpabeto kung mayroon kang mga file ng client. Halimbawa, kung ang bawat folder ay pangalan ng isang tao o pangalan ng kumpanya, maaari mong isaalang-alang ang pag-aayos ayon sa alpabeto ayon sa apelyido ng mga tao. Kung gayon, tiyakin na ang bawat tab sa file ay malinaw na may label na apelyido ng tao, na sinusundan ng kanilang unang pangalan. Mag-imbak ng mga folder ayon sa alpabeto, at pagkatapos ay lagyan ng label ang mga drawer ng gabinete ng pag-file upang malaman mo kung aling drawer ang naglalaman ng mga huling pangalan sa pamamagitan ng kung anong titik.
3. 3 Mag-imbak ng impormasyon ayon sa kategorya kung mayroon kang mga file para sa iba't ibang bahagi ng iyong negosyo. Maaari kang magkaroon ng ilang mga file para sa mga invoice, serbisyo o kontrata, kung saan kailangan mong ayusin ang mga ito sa iba't ibang kategorya upang maiayos. Malinaw na lagyan ng label ang bawat file sa tamang kategorya nito, at ilagay sa loob ang lahat ng nauugnay na mga dokumento. Maaaring kailanganin mong lumikha ng mga subcategory, kaya gamitin ang nakabitin na folder ng imbakan upang italaga ang kategorya at mga folder ng file para sa mga subcategory.
   • Lumikha ng isang file para sa mga dokumento na kailangang harapin nang madali upang malaman mo kung saan makakahanap ng mabilis na mahahalagang dokumento.
   • Ilagay ang mga file sa gabinete na may pansamantalang mga file sa harap at naka-zip na mga file sa likuran. Sa ganitong paraan, ang mga file na madalas mong makitungo ay maaabot agad.

Bahagi 3 ng 3: Lumikha ng Buwanang Mga File

1. 1 Bilang karagdagan sa paggamit ng mga pamamaraan sa itaas, magdagdag ng isang hanay ng mga folder na minarkahan ng Buwan (at Taon ----). Kapag wala kang oras upang gawin ito kaagad, kahit papaano ilagay ang iyong mga dokumento sa buwanang file upang maaari kang gumana sa impormasyong isinumite sa sunud-sunod na pagkakasunud-sunod. Tinitiyak din nito na mayroon kang mga pahiwatig sa kung saan magsisimulang maghanap kapag kailangan mo ng isang bagay.
   • Ang buwanang mga file ay isang magandang lugar din upang mag-imbak ng mga dokumento na hindi talaga umaangkop sa iba pang mga kategorya.
2. 2 Sa pagtatapos ng taon, tingnan kung ano ang natitira sa mga buwanang folder at maaari kang makahanap ng isang pattern - at isang bagong filegroup (pangalan ng kategorya) na nawawala mula sa iyong system. Lumikha ng isang file para sa kanya sa bagong taon.
3. 3 Staple ang natitirang impormasyon para sa buwan. Iimbak sa isang file na tinawag Miscellaneous (Taon ----).

Mga Tip

• Kapag naayos mo na ang iyong mga file sa opisina, manatiling maayos. Maging pare-pareho sa iyong system ng pamamahala ng file at ilagay ang lahat kung saan ito dapat.
• Itapon, i-recycle, o punitin ang mga dokumento na hindi mo kailangan upang maiwasan ang pagkalito sa bagong system ng pamamahala ng file.

Ano'ng kailangan mo

• Kabinet ng file
• Nakabitin ang mga file
• Mga folder
• Mga Label (tag)
• Mga marker