Nilalaman

• Mga hakbang
• Mga Tip
• Mga babala

Para sa tamang samahan ng trabaho sa opisina, napakahalaga na magkaroon ng isang mabisang sistema ng accounting at pag-iimbak ng mga dokumento. Hindi alintana ang bilang ng mga tao na may access sa mga dokumento, dapat ayusin ang system sa isang paraan na mahahanap ng lahat ang kinakailangang dokumento. Kung ang system para sa pag-record at pag-iimbak ng mga dokumento ay mahirap gamitin, pagkatapos ay magsisimula kang iwan ang lahat ng mga dokumento sa takot na mawala ang mga ito sa pag-file ng gabinete, bilang isang resulta kung saan ang iyong mesa ay magkalat sa mga tambak na papel.

Mga hakbang

1. 1 Pumili ng isang file system. Anuman ito, una sa lahat, dapat itong maging lohikal upang malaman mo ang eksaktong lokasyon ng bawat dokumento. Mga posibleng solusyon:
   • Alpabetikal Ang sistemang ito ay pinakamahusay na gagana kung ang karamihan sa iyong mga dokumento ay naglalaman ng mga pangalan ng mga kliyente, pasyente, o customer.
   • Paksa o Mga Kategoryang: Karamihan sa mga system ay naayos ayon sa paksa o kategorya, gumagana ang mga ito nang maayos kapag naayos nang maayos, ngunit napakalito kung hindi maayos na naayos.
   • May bilang / magkakasunod. Ang system na ito ay pinakamahusay na gumagana para sa mga may bilang o may petsa na mga dokumento tulad ng mga order sa pagbili o reseta.
2. 2 Gumamit ng mga nakabitin na folder sa pag-file ng mga kabinet. Ang mga naka-hang na folder ay hindi naaalis, kumikilos sila bilang mga may-ari para sa mga sobre na ilalabas mo sa mga kahon.
3. 3 Ayusin ang mga dokumento sa mga stack sa mga kategorya. Kung ang stack ay higit sa 5 cm ang taas, hatiin ito sa mga subcategory. Kung ang stack ay masyadong mababa, pagsamahin ito sa isa pang stack at palitan ang pangalan. Dapat payagan ka ng mga pangalan ng mga stack na madaling matukoy kung alin sa mga ito ang nais mong magpadala ng isang partikular na dokumento.
4. 4 Ilagay ang bawat stack sa isang papel na sobre at malinaw na lagyan ng label. Mas mahusay na gumamit ng nakasentro sa mga naka-tab na folder kaysa sa staggered upang bigyan ang iyong mga dokumento ng isang mas malinis na hitsura.
5. 5 Ilagay ang mga sobre sa mga nakabitin na folder. Para sa karamihan ng mga dokumento, gagana ang mga regular na nakabitin na folder, ngunit para sa mga makapal o nai-kategorya na mga dokumento, gumamit ng mga flat-bottomed folder. Maaari mong ayusin ang mga folder sa anumang pagkakasunud-sunod, ngunit karaniwang isang alpabetikong sistema ang ginagamit para dito.
6. 6 Lagyan ng lagda ang mga nakasabit na folder na may parehong mga pangalan ng mga sobre. Ayusin ang lahat ng mga plastic tab sa kaliwang bahagi ng folder kung hindi ka gumagamit ng isang patayong gabinete ng pag-file. Sa huling kaso, kasama ang mga folder mula kaliwa hanggang kanan sa isang bukas na drawer kaysa sa harap hanggang sa likuran, ilagay ang mga tab sa kanan.
7. 7 Ang mga ekstrang folder at sobre ay dapat na nakatiklop malapit sa filing cabinet upang palagi kang mabilis na magdagdag ng isang folder kapag mayroon kang isang dokumento sa iyong mga kamay na hindi kabilang sa mga mayroon nang mga folder. Huwag gumamit ng mga folder na masyadong makapal o manipis. Tandaang baguhin ang mga pangalan ng folder kapag muling ayusin ang mga dokumento.
8. 8 Sa pagtatapos ng taon, alisin ang lahat ng mga folder, lagyan ng label ang mga bagong folder ng papel na may parehong mga pangalan ng kategorya, at ilagay ang mga ito sa mga file ng cabinet. Dumaan sa mga lumang folder upang ilipat ang ilan sa mga dokumento na kailangan mo sa kasalukuyang mga folder, at ipadala ang natitira sa archive.

Mga Tip

• Maaari mong gustuhin ang mga naka-code na kulay na folder sa pamamagitan ng pag-print ng mga may kulay na tag sa iyong computer upang gawing mas kahanga-hanga ang iyong file cabinet. Ngunit kapag kailangan mong gumawa ng mga pagbabago, halimbawa, magdagdag ng isang folder, maaari kang mabigo kapag nalaman mong naubusan ka ng mga folder ng tamang kulay at kailangang mag-sign ang folder nang manu-mano. Ang pagiging simple ay ang pinakaligtas na bagay.

Mga babala

• Huwag kailanman lumikha ng isang stack na tinatawag na "Miscellaneous", kung hindi man ay hindi mo kailanman ikakategorya ang mga dokumentong ito.
• Matapos ang pag-aayos ng isang system ng pag-file, panatilihin ang pagkakasunud-sunod sa cabinet ng pag-file. Maglaan ng oras bawat araw upang pag-uri-uriin at alisin ang mga dokumento mula sa iyong desk. Labanan ang tukso na maglagay ng isang malalim na basket ng dokumento sa tuktok ng iyong file sa gabinete, kung hindi man ay punan mo ito at magtatapos sa isang magulong bodega.