Nilalaman

• Upang humakbang
• Paraan 1 ng 3: Isulat ang iyong sulat sa reklamo
• Paraan 2 ng 3: Paggamit ng tamang tono at format
• Paraan 3 ng 3: Pagsubaybay
• Mga Tip
• Mga babala

Ang pagsulat ng isang sulat sa reklamo ay isang bagay na kailangang gawin ng karamihan sa mga tao sa ilang mga punto. Kung hindi ka nasiyahan sa isang produkto o serbisyo ng kumpanya, karaniwang posible na malutas ang isyu sa kapwa kapaki-pakinabang na pamamaraan, sa pamamagitan ng isang matatag ngunit magalang na liham ng reklamo. Ang pagsulat ng isang kumpanya ng mga reklamo ay hindi dapat maging mahirap o nakakatakot - kailangan mo lamang sabihin ang mga katotohanan nang malinaw at magalang na humingi ng isang resolusyon.

Upang humakbang

Paraan 1 ng 3: Isulat ang iyong sulat sa reklamo

1. Mangyaring ipadala ang iyong liham sa departamento ng serbisyo sa customer. Kung nagsusulat ka ng isang sulat ng reklamo, mayroon kang pinakamahusay na pagkakataon ng tagumpay kung idirekta mo ang liham sa departamento ng serbisyo sa customer ng kumpanya. Ang departamento ng serbisyo sa customer ay ginagamit sa pagharap sa mga reklamo, at ang iyong liham ay malamang na mahawakan nang mahusay at mabisa.
   • Subukang alamin ang pangalan ng manager o direktor ng serbisyo sa customer at ipadala sa kanya ang iyong liham nang personal. Simulan ang iyong liham sa Mahal ginoo o Gng.sinundan ng apelyido nila. Kung hindi mo mahanap ang pangalan ng manager ng serbisyo sa customer, magsulat lamang Mahal na Sir / Madam.
   • Dapat mong matagpuan ang address ng serbisyo sa customer sa website ng kumpanya, o sa mga pampromosyong o pampromosyong materyal ng kumpanya, o sa packaging ng produkto o mga label.
2. Mabilis na makuha ang punto sa iyong liham. Ang pinakaunang linya ng iyong liham ay dapat malinaw na sabihin kung bakit mo isinusulat ang liham at kung ano ang eksaktong reklamo mo. Mangyaring magbigay ng maraming nauugnay na katotohanan hangga't maaari, kasama ang petsa, oras at lugar kung saan mo binili o natanggap ang serbisyo, kasama ang anumang nauugnay na mga serial o numero ng modelo.
   • Dapat matukoy ng tatanggap ng sulat ang pangunahing punto ng liham sa loob ng limang segundo, kaya iwasan ang mahaba, hindi magkakaugnay na pagpapakilala.
   • Maaari kang magsama ng karagdagang mga detalye o paliwanag tungkol sa sitwasyon sa talata pagkatapos ng iyong pambungad na pangungusap, ngunit ang unang linya ay dapat na agad na iguhit ang pansin sa iyong reklamo nang malinaw hangga't maaari.
   • Halimbawa, ang iyong linya ng pagbubukas ay maaaring, "Sumusulat ako upang magreklamo tungkol sa isang sirang hair dryer na binili ko mula sa iyong kumpanya noong Hulyo 15, sa iyong lokasyon sa A Street, Halimbawa ng Lungsod."
3. Partikular na sabihin kung ano ang kalalabasan o lunas na nais mong makita. Kung nais mo ng kapalit, ang iyong pagbabalik ng pera, isang pag-aayos o anumang iba pang anyo ng kabayaran, mangyaring malinaw na sabihin ito sa iyong pangalawang talata. Matutulungan ka nitong maiwasan ang pagkuha ng isang form na sulat, at bibigyan ang tatanggap ng isang bagay upang makapagsimula.
   • Subukang maging nakabubuo hangga't maaari sa iyong mga komento at magmungkahi ng mga paraan na makakatulong sa iyo at ipagpatuloy ang ugnayan sa kumpanya. Kung hiningi mo ang iyong pera pabalik o ilang iba pang uri ng kabayaran, habang sabay na sinasabi na balak mong lumipat sa ibang kumpanya, hindi nila mapipilitang subukan at ayusin ang problema.
   • Kung nais mong malutas ng kumpanya ang isang mas malawak na problema, isama iyon sa iyong liham, ngunit kilalanin na maaaring magtagal.
   • Huwag magbanta ng demanda sa iyong unang liham. Maaaring ito ang solusyon na kailangan mo sa huli, ngunit ipadala muna ang iyong sulat ng reklamo at maghintay para sa isang tugon.
4. Maglakip ng mga kopya ng sumusuporta sa mga dokumento. Maaaring isama ang mga resibo, sertipiko ng warranty, mga kopya ng mga tseke na iyong ipinadala at, kung naaangkop, mga larawan o video. Ang lahat ng dokumentasyon ay dapat isama sa iyong liham.
   • Siguraduhin na ikaw mga kopya ng lahat ng dokumentasyong nais mong ikabit, hindi ang mga orihinal. Sa ganoong paraan, hindi maaaring mawala ang mahalagang impormasyon kung dapat mong ipakita ang ebidensya sa iba.
   • Siguraduhin din na isasaad mo ang eksaktong bilang ng mga kalakip sa teksto ng liham. Halimbawa: "Nakalakip ay makakahanap ka ng isang kopya ng aking orihinal na resibo, pati na rin isang kopya ng hair warranty warranty card at impormasyon sa serial number."
5. Bigyan sila ng isang tiyak na tagal ng oras upang ayusin ang problema. Makakatulong ito upang makapagbigay ng eksaktong oras ng oras kung saan nais mong malutas ang problema. Bibigyan ka nito ng kapayapaan ng isip at makakatulong na malutas ang problema nang mabilis.
   • Ang pagtakda ng isang limitasyon sa oras ay makakatulong din na maiwasan ang iyong liham na mawala o makalimutan, na maaaring humantong sa karagdagang kaguluhan at sama ng loob sa pagitan mo at ng kumpanya.
   • Siguraduhin na ang tagal ng panahon na ibibigay mo ay makatuwiran.Ang isang linggo o dalawa ay karaniwang sapat, bagaman magkakaiba ito depende sa iyong kahilingan.
6. Tapusin ang liham nang may paggalang. Salamat sa tatanggap para sa kanilang tulong, at ipaalam sa kanila kung paano at kailan ka nila maaabot upang malutas ang isyu. Gagawin nitong mas madali ang kanilang trabaho, pinapayagan kang umasa sa isang mas mahusay na kinalabasan.
   • Tapusin ang liham sa Taos-puso o Taos puso po kayo (ang huli ay medyo pormal). Iwasan ang impormal na pagsasara ng mga formula tulad ng "Pagbati".

Paraan 2 ng 3: Paggamit ng tamang tono at format

1. Maging magalang. Maaari kang magalit, at maaaring tama ka, ngunit ang pagiging bastos ay gagawin lamang ang tumatanggap sa pagtatanggol. Sumulat sa isang magalang na tono at iwasang gumawa ng pananakot, galit, o mapanunuyang mga komento sa lahat ng mga gastos. Tandaan na ang taong nagbabasa ng iyong liham ay hindi direktang responsable para sa kung ano ang nangyari, at magiging mas positibo sila at handang tumulong sa isang magalang, magalang na customer kaysa sa isang nagagalit, inaakusahan.
   • Tandaan na ang kumpanya kung saan ka nagsusulat ay hindi ka nai-target. Karamihan sa mga kumpanya ay may interes na panatilihing masaya ang kanilang mga customer.
   • Mas magiging matagumpay ka kung tratuhin mo ang tatanggap bilang isang taong nais na tulungan ka, sa halip na ipagpalagay na nakakahamak sila.
   • Huwag sumulat kapag galit na galit. Maghintay upang huminahon bago isulat ang iyong liham. O kung gusto mo, isulat ang liham habang ang singaw ay lumalabas pa rin sa iyong tainga, pagkatapos maghintay ng isa o dalawa araw bago ipadala ito. Marahil ay gugustuhin mong baguhin ang mga bagay upang magwakas.
2. Maging maigsi. Ang mga customer service reps ay maaaring makatanggap ng daan-daang mga titik sa isang araw, kaya mahalaga na mabilis kang makarating sa puntong upang malaman nila nang eksakto kung ano ang kanilang pakikitungo sa sandaling magsimula silang magbasa. Kung ang iyong sulat ay masyadong mahaba o detalyado, basahin ito ng mambabasa sa buong mundo at sa huli ay walang malinaw na ideya ng eksaktong problema o nais na solusyon.
   • Iwasan ang labis na detalye o mahabang tirada o monologue.
   • Subukang panatilihing limitado ang iyong liham sa isang panig, o mas mababa sa halos 200 mga salita.
3. Command respeto. Ang pagpapatupad ng paggalang sa iyong liham ay nagtatakda ng tamang tono at ipapaalam sa kumpanya na ang iyong reklamo ay dapat seryosohin. Totoo ito lalo na para sa mas seryosong mga reklamo, na maaaring magkaroon ng makabuluhang mga kahihinatnan sa pananalapi.
   • Ang pagpapatupad ng paggalang ay nagsasangkot ng isang hanay ng mga bagay, tulad ng kalidad ng wika, iyong kaalaman sa iyong mga karapatan at responsibilidad ng kumpanya, pati na rin isang propesyonal na paglalahad ng liham.
   • Ang lahat ng mga bagay na ito ay nagbibigay sa iyo ng kredibilidad, na dapat magkaroon ng positibong epekto sa tugon sa iyong liham.
4. Ayusin ang iyong liham sa isang malinaw at wastong paraan. Tulad ng nabanggit sa itaas, ang pag-aayos ng iyong liham sa isang propesyonal na pamamaraan ay positibong makakaimpluwensya kung paano natanggap ang iyong reklamo. Ilagay ang iyong pangalan, address at ang petsa sa kaliwang tuktok, na sinusundan ng pangalan o pamagat ng taong iyong sinusulatan, kasama ang address ng kumpanya sa itaas lamang ng katawan ng sulat.
   • Palaging i-type ang iyong liham sa isang computer, ginagawang mas madali itong basahin at mukhang mas malinis. Kung kailangan mong sulatin ang iyong liham, tiyaking ang iyong sulat-kamay ay malinaw at nababasa, na walang mga naka-cross na salita o mga mantsa ng tinta.
   • Upang isulat ang iyong lagda, mag-iwan ng walang laman na puwang sa ibaba Taos-puso o Taos puso po kayo kung saan maaari mong ilagay ang iyong lagda. Sa ilalim ng puwang na ito, i-type ang iyong pangalan upang malinaw na mabasa ito.
   • Panatilihing maayos at maayos ang sulat, may mga talata na halos pareho ang laki.
5. Suriin ang spelling at grammar. Ang maling spelling at grammar ay maaaring makaapekto sa negatibong paraan kung paano natanggap ang iyong reklamo. Tiyaking gumamit ng spell checker sa iyong computer bago i-print ang liham, o ipabasa ito sa ibang tao bago mo ito ipadala.

Paraan 3 ng 3: Pagsubaybay

1. Maghintay para sa takdang oras na itinakda mong pumasa. Maging mapagpasensya at huwag gumawa ng anuman hanggang sa natapos ang takdang oras na ibinigay sa iyong unang liham. Kung lumipas ang petsang ito at wala ka pa ring naririnig, subaybayan ang isang tawag sa telepono o email upang suriin kung natanggap ang liham. Palaging pinakamahusay na bigyan ang kumpanya ng benepisyo ng pagdududa.
   • Kung hindi mo pa rin natatanggap ang impormasyon na nauugnay sa iyong liham, o kung mayroon ka ngunit ang sitwasyon ay hindi napangasiwaan nang kasiya-siya, maaari kang magpatuloy sa pamamagitan ng pagpapadala ng iyong reklamo sa isang taong mas mataas ang ranggo.
2. Gumawa ng paitaas sa istraktura ng utos. Kung hindi ka matagumpay sa pakikitungo sa direktor ng serbisyo sa customer, subukang alamin kung sino ang mas mataas ang ranggo at sumulat sa taong iyon. Sa tuwing maiakyat mo ang hagdan, maging mula sa kinatawan ng serbisyo sa customer hanggang sa director hanggang vice chairman hanggang sa CEO, idagdag ang pagsusulat na mayroon ka sa nakaraang antas. Sa ganoong paraan, malalaman ng iyong bagong kinatawan ng benta sa kumpanya kung ano ang nangyayari, at ang isyu ay maaaring malutas nang walang demanda.
   • Mas mahusay na magsimula sa departamento ng serbisyo sa customer bago ka lumipat sa burol, kaysa dumiretso sa tuktok. Ito ay dahil ang departamento ng serbisyo sa customer ay mas may karanasan sa paghawak ng mga ganitong uri ng mga reklamo, at ang mga liham sa CEO ay malamang na maipasa pa rin sa kagawaran na ito.
   • Kung gayon, ang mga kinatawan ng serbisyo sa customer ay maaaring awtomatikong magsimulang makita ka sa isang hindi kanais-nais na ilaw para sa pagsubok na makuha ang kanilang ulo.
   • Tandaan, kung nagsusulat ka ng isang sulat sa isang CEO o pangkalahatang tagapamahala, dapat itong maging mas malinaw, maikli, at mahusay na nakasulat, dahil malamang na hindi pa nila alam ang tungkol sa insidente.
3. Kung nais mong magsampa ng demanda, pumunta sa isang abugado. Malalaman niya ang dapat gawin. Tandaan na ang ligal na aksyon ay isang huling paraan, at ang pagdadala nito kaagad sa iyong liham ay magtatakda ng isang negatibong tono at ipagsapalaran ang pag-sidetrack ng mga paghahabol para sa bayad. Maaari din itong maging negatibo para sa iyo kung napansin nila na ikaw ay nagdurusa.

Mga Tip

• Bago ka magsulat, maglaan ng sandali upang pag-isipan ang nangyari. Kapag naisip mo ang tungkol sa lahat at alam mo nang eksakto kung ano ang gusto mo at kung paano mo ito hihilingin, handa kang isulat ang iyong liham.
• Tiyaking nasa iyong sulat ang iyong pangalan, address, e-mail at numero ng telepono (bahay, trabaho at mobile kung maaari). Hilingin din para sa mga detalye ng mambabasa upang pareho kayong manatiling napapanahon sa anumang pag-usad sa iyong reklamo.
• Basahin muli ito at tiyakin na ang lahat ay totoo, taos-puso, at mapatunayan.
• Wag kang magmura. Tandaan na nais mo ng kabayaran o isang solusyon, at ang nakakasakit sa iyong mambabasa ay hindi mag-aambag doon. Kung nais mong gumamit ng mas malakas na wika, iwasan ang passive voice at gumamit ng mga salitang mas direkta at naglalarawan. Siguro ikaw ay nagulat o kahit nadama naiinis, mas malakas na salita kaysa sa simple nabigo.
• Ang pagsumite ng iyong reklamo sa pagsusulat ay may isang mas malakas na epekto kaysa sa pagpapadala ng kumpanya ng isang email, fax, o mga komento sa kanilang blog o website. Karamihan sa mga kumpanya ay nangangasiwa ng pormal na nakasulat na mga reklamo na may mas mataas na prayoridad.
• Kung nagsusulat ka upang magreklamo tungkol sa isang tukoy na tao, limitahan ang iyong liham sa kanilang mga pagkukulang at huwag magreklamo tungkol sa samahan sa kabuuan. Kung nagsusulat ka upang magreklamo tungkol sa mga patakaran ng kumpanya, huwag insulahin ang nakikinig o ang patakaran. Sabihin lamang ang iyong problema at kung paano mo nais na malutas ito.
• Huwag magpadala ng mga pahayag ng saksi sa ilalim ng panunumpa. Sa katunayan, kung sa tingin mo ay mapunta ka sa korte, marahil nais mong itago hindi lamang ang patotoo, ngunit ang kanyang pangalan din. Tandaan din na ang pagpunta sa korte marahil ay hindi mura. Sa karamihan ng mga kaso mas mahusay na maabot ang isang kasunduan nang impormal, o higit sa pamamagitan ng isang komite ng pagtatalo.
• Mayroong mga website ng consumer kung saan maaari kang magsumite ng mga reklamo at tingnan kung ang iba ay nasa parehong sitwasyon sa partikular na kumpanya.
• Panatilihin ang mga kopya ng lahat ng pagsusulatan at mga petsa kung saan ipinadala ang iyong mga liham.

Mga babala

• Labag sa batas ang pagsulat ng isang liham na nagbabanta sa pisikal na karahasan, pagkasira ng pag-aari, o pag-atake sa kalusugan o kaligtasan. Ang isang banta ay maaaring ipakahulugan bilang pananakot, at maaaring maging batayan para sa demanda, at maaaring mapailalim sa multa o kahit pagkabilanggo. Gawin ang iyong sarili ng isang pabor at kalimutan ang tungkol sa mga banta. Huwag ilagay ang mga ito sa papel o ipadala ang mga ito!