May -Akda:
Christy White
Petsa Ng Paglikha:
10 Mayo 2021
I -Update Ang Petsa:
1 Hulyo 2024
Nilalaman
Ang isang ulat sa katayuan ay maaaring parang isang gawain, ngunit ang pagsulat nito ay maaaring maging isang magandang pagkakataon upang makipag-usap sa pamamahala. Anuman ang proyekto na iyong pinagtatrabahuhan, dapat kang tumuon sa pagbibigay ng mga tukoy na detalye na naglalarawan sa badyet at pag-usad ng proyekto. Ilagay ang pinakamahalagang impormasyon sa isang buod sa simula. Pagkatapos ay magpatuloy sa mga pangunahing detalye na naglalarawan sa proyekto sa mga tuntunin ng mga resulta at hamon. Panatilihing maikli ang mga bagay ngunit nagbibigay-kaalaman at ang pamamahala ay nalulugod.
Upang humakbang
Bahagi 1 ng 2: Pagse-set up ng iyong ulat
Ituon ang mga gastos at talaorasan. Hindi alintana ang proyekto na iyong pinagtatrabahuhan, nais malaman ng mga tagapamahala kung paano nangyayari ang mga bagay ayon sa badyet at pag-unlad. I-set up ang iyong ulat sa pangangalap ng impormasyon tungkol sa kung paano ang proyekto ay pinansyal. Bilang karagdagan, gumawa ng ilang mga puna tungkol sa kung o hindi ang proyekto ay nasa track sa oras. 
Maging matapat tungkol sa mga problema. Kung alam mong may mga isyu sa gastos sa proyekto at pag-usad, huwag itago ang mga ito. Hahantong lang iyon sa mas malaking mga problema sa paglaon. Sa halip, isipin kung paano nauugnay ang mga problemang ito sa mga bagay na maayos. - Halimbawa, kung ang iyong proyekto ay nagsasangkot sa paggawa at pagpapadala ng 1,000 T-shirt sa halagang $ 1,000, maaari kang mag-alala kung kumita ka lang ng 300, ngunit gumastos ka na ng $ 500.
- Maaari mo ring makita ang iyong sarili ng dalawang araw nang mas maaga sa iskedyul at magkomento tungkol doon.
Nag-aalok ng mga solusyon sa mga problema. Bahagi ng layunin ng isang ulat sa katayuan ay upang matulungan ang manager na magpasya sa mga susunod na hakbang. Maaari kang makatulong sa pamamagitan ng pagmumungkahi ng mga solusyon sa ilang mga problemang napansin mo. Habang itinatakda mo ang ulat, kumuha ng mga tala kung paano nauugnay ang iyong mga solusyon sa mga gastos at pagsulong. - Halimbawa, kung ang iyong negosyo sa T-shirt ay maaga sa iskedyul at nasa likod ng badyet, maaari mong makita ito bilang isang dahilan upang mapalakas ang produksyon at balansehin ang mga bagay.
Bahagi 2 ng 2: Pagsasama-sama ng lahat
Bigyan ng pamagat ang ulat. Simulan ang iyong nakasulat na ulat sa isang maikling buod, pamagat at petsa. Dahil ang mga ulat sa katayuan ay dapat na maikli, hindi sila kailangang nasa isang hiwalay na pahina ng pamagat. Kung nagsusumite ka ng ulat sa pamamagitan ng e-mail, sapat na magkaroon ng isang malinaw na paksa upang malaman ng iyong manager kung ano ang tungkol sa e-mail. - Isang bagay tulad ng "Parker Transport August 2017 Report" ay mabuti.
- Palaging magbigay ng data upang maging malinaw tungkol sa kung aling panahon ang iyong nai-uulat.
- Kung gumagamit ang iyong kumpanya ng mga partikular na format ng pag-uulat, tiyaking gagamitin mo rin ang mga iyon.
Magsimula sa isang buod. Abala ang mga manager at kailangang makita agad ang pinakamahalagang impormasyon. Ang ilang mga linya sa simula ng ulat ay napupunta sa gitna ng bagay, na maikling ipinaliwanag kung paano ang proyekto ay pupunta sa mga tuntunin ng badyet at pag-unlad. - Subukang tiyakin na nakikita ng iyong manager ang lahat ng impormasyon sa mga unang minuto ng pagbabasa ng ulat.
- Halimbawa, maaari mong simulan kaagad ang iyong ulat sa isang direktang kagaya ng, “Ang Parker Transport ay kasalukuyang maaga sa iskedyul. Gumastos kami ng 50% ng badyet at gumawa ng 30% ng produkto. Maaari nating bawasan ang mga gastos sa pamamagitan ng pagpapabilis ng produksyon. "
- Kung masaya ang mga tagapamahala sa nakikita nila sa simula, maaaring alam na nila ang sapat. Kung mayroong anumang bagay sa buod na nagpapahiwatig ng isang problema, maaari silang mabilis na lumipat mula doon patungo sa nauugnay na impormasyon sa karagdagang ulat.
Mangyaring ibigay ang pinaka-kaugnay na mga detalye. Ilista ang pinakamahalagang mga resulta sa ngayon, na nakatuon sa mga milestones at pangunahing data. Ipaalam sa iyong manager ang tungkol sa mga resulta kaysa sa mga aktibidad. - Halimbawa, huwag sumulat ng isang bagay tulad ng "Ang aming mga pinuno ng produksyon, sina Frank at Sandra, ay may magandang trabaho. Si Frank ay palaging napaka aga at si Sandra ay palaging ang huling umalis, upang matiyak na mayroon tayong lahat na ginawa sa oras. "
- Sa halip, bigyang-diin ang pangunahing data: "Kami ay 20% na mas maaga sa iskedyul habang ang mga namumuno sa produksyon (Frank at Sandra) ay nadagdagan ang oras ng paggawa ng dalawang oras sa isang araw."
Ayusin ang mga katotohanan. Dito mo maaaring maiakma ang ulat sa istilo ng iyong manager. Kung alam mo ang paraan ng pagtatrabaho ng iyong manager, maaari mong iakma ang ulat nang naaayon. Kung hindi ka sigurado, tumuon sa isang maikli, direktang buod sa isang istilong alam mo. - Kung nais ng iyong manager na makita ang malaking kwento, maaari mong pangalanan ang isang kabanata na "Mga Resulta", isa pang "Mga Hamon" at isang pangatlong "Mga Solusyon".
- Para sa isang manager na gustong makita ang mga bagay ayon sa pagkakasunod-sunod, subukan ang isang kabanata na "Pag-usad sa Linggong Ito" na sinusundan ng "Mga Susunod na Hakbang".
Gumamit ng mga bala. Dapat ibigay ang mga tagapamahala ng impormasyong kailangan nila nang mabilis at sa isang madaling basahin na paraan. Ang mga talata ay masyadong mahaba upang mabasa at magkaila ng pangunahing impormasyon. Ngunit sa mga listahan madali itong mai-scan sa pamamagitan ng ulat. - Kung ang iyong manager o kumpanya ay partikular na humihiling para sa isang buong nakasulat na ulat, dapat mo syempre tuparin ang kagustuhang iyon.
Magdagdag ng mga elemento ng visual kung kinakailangan. Nalaman ng ilang mga tagapamahala na kapaki-pakinabang na magdagdag ng mga visual na pahiwatig upang maipaliwanag kung paano ang isang proyekto. Halimbawa, maaari kang maglagay ng berdeng ilaw sa tabi ng isang bala tungkol sa mga gastos, kung maayos iyon, ngunit isang orange na ilaw sa tabi ng isa tungkol sa pag-usad, kung malamang na nasa likod ka. 
Suriin at baguhin ang iyong ulat kung kinakailangan bago isumite ito sa iyong manager. Ang mga pagkakamali sa pagbaybay at hindi tumatakbo na mga pangungusap ay hindi wasto, kahit na sa isang maikling, medyo impormal na ulat sa katayuan. Huwag umasa lamang sa mga elektronikong spelling at grammar checkers. Upang mapanatili ang ulat na maikli at direkta, isaalang-alang kung ano ang maaaring alisin (tulad ng hindi kinakailangang mga pang-abay at pang-uri). - Halimbawa, iwasan ang mga parirala tulad ng "Ang benta ng Agosto ay maayos, ang pinakamagandang buwan, salamat sa tunay na mahusay na pagsisikap nina Marie at Sam."
- Masasabi mo ang pareho pa rin ng maikli: "Ang benta noong Agosto ang pinakamahusay, salamat sa pagsusumikap nina Marie at Sam."
Mag-ulat ng hindi bababa sa isang beses sa isang buwan maliban kung mayroon kang iba pang mga tagubilin. Maaaring hilingin sa iyo ng iyong kumpanya na magbigay ng mga ulat sa katayuan ayon sa isang tukoy na timeframe, tulad ng lingguhan o biweekly. Ang pag-uulat ng hindi bababa sa isang beses sa isang buwan sa pangkalahatan ay mabuti para sa pagpapanatiling alam sa iyong manager. Makipag-ugnay sa kanya kung hindi ka sigurado kung kailan dapat ang mga ulat sa katayuan. - Kung nais ng iyong manager na makakuha ng mas madalas na mga ulat, gagawin mo syempre ang hinihiling sa iyo.
