Naging isang receptionist

Video.: Paano yumaman ang isang Receptionist

Nilalaman

Upang humakbang
Paraan 1 ng 2: Bahagi 1: Magkaroon ng tamang mga kasanayan
Paraan 2 ng 2: Bahagi 2: Maging kinatawan
Mga Tip
Mga babala

Ang bawat kumpanya na tumatanggap ng mga bisita ay nangangailangan ng isang receptionist. Ang isang resepsyonista ay isang taong tumatanggap ng mga bisita sa counter ng kumpanya o institusyon. Karaniwan itong ang unang tao na dapat makilala ng bisita, at tulad ng alam mo, ang mga unang impression ay palaging napakahalaga. Kailangang tanggapin ng receptionist ang bisita nang magalang at sagutin nang tama, din sa telepono o sa pamamagitan ng e-mail. Ito ay, tulad ng ito ay, ang calling card ng kumpanya.

Upang humakbang

Paraan 1 ng 2: Bahagi 1: Magkaroon ng tamang mga kasanayan

Magkaroon ng mahusay na mga kasanayan sa organisasyon. Bilang isang receptionist, ikaw ang card ng negosyo ng kumpanya - - ikaw ang taong kausap muna ng kostumer, at kanino dumarating ang mga empleyado para sa impormasyon at pagpaplano. Bilang karagdagan sa pagtawag at pagtukoy sa mga bisita, madalas kang makitungo sa mga customer, ayusin ang lahat ng uri ng mga kaganapan, mag-ayos ng mga tipanan, atbp. Dahil ito ay nagsasangkot ng maraming responsibilidad, mahalaga na ikaw bilang isang resepista ay maayos ang pagkakagawa, upang maaari mong gawin ang maraming bagay nang sabay-sabay.kayang magawa. Kung hindi ka makagawa ng maraming mga gawain nang sabay at kumpletuhin ang mga ito sa tamang pagkakasunud-sunod, hindi ka magtatagal bilang isang resepista.
- Ang isang mahusay na paraan upang maging maayos ay mamuhunan sa isang archive system na maaari kang gumana. Mahalagang malaman mo kung anong mga papel at impormasyon ang maaaring kailanganin ng iyong boss, mga kasamahan at customer. Itago ang lahat ng impormasyong ito sa iba't ibang mga folder - sa iyong computer desktop o sa papel. Ayusin ang iyong system sa paraang pinakamahusay na gumagana para sa iyo - kung kailangan mo ng mga neon sticky note para diyan, ayos din.
- Ang pagiging maayos ay nangangahulugan din na maaari mong pagganyakin ang iyong sarili - hindi mo kailangan ng sinuman na sabihin sa iyo kung paano gumawa ng isang bagay, o upang mapanatili ka sa tamang landas. Kung maayos ka, alam mo eksakto kung aling mga gawain ang dapat mong makumpleto sa isang araw, at kung aling mga bagay ang may priyoridad.
- Siguraduhing mayroon ka (maraming) mga numero ng telepono, halimbawa ng mga kasamahan, kontratista, salespeople, serbisyong pang-emergency, atbp. Kakailanganin mo silang lahat sa isang tiyak na oras. Itabi ang mga numero ng telepono sa isang espesyal na programa sa computer o sa isang Rolodex.
Tiyaking mayroon kang kaunting kaalamang panteknikal. Ang pinakamahalagang piraso ng teknolohiya na dapat harapin ng isang resepista ay ang telepono - at lahat ng mga pindutan at linya na nauugnay dito. Kinakailangan din ang mga kasanayan sa computer - kailangang malaman ng karamihan sa mga receptionist kung paano magpadala ng mga email at maging mahusay sa paggamit ng isang word processor. Kapaki-pakinabang din kung alam mo kung paano lumikha ng mga spreadsheet at gumamit ng mga program na tukoy sa kumpanyang pinagtatrabahuhan mo.
- Tandaan na malamang na kailangan mo ring mapanghawakan ang copier, scanner, at printer (at i-troubleshoot ang mga problema na naranasan ng iyong mga katrabaho kapag nagtatrabaho sa mga aparatong ito). Kung alam mo kung anong uri ng kagamitan ang iyong ginagamit, suriin ang mga manwal upang malutas mo ang mga pinaka-karaniwang problema.
Maging mapagkakatiwalaan Inaasahan na ang tagatanggap ay nasa kanyang desk sa lahat ng oras - nakakakuha ang kumpanya ng masamang pangalan kung walang sumasagot sa telepono, o kung ang mga oras ng paghihintay ay masyadong mahaba. Gawing prayoridad ang pagiging mapagkakatiwalaan - kung alam ng iyong boss na maaasahan niya sa iyo at palagi kang nandiyan upang tumulong, gagawin mo ang iyong sarili na lubhang kinakailangan.
Maging isang mahusay na tagapakinig. Ang isang mahalagang bahagi ng pagiging isang tumatanggap ay ang pakikinig sa ibang mga tao - sa telepono, kapag ang isang customer ay nagtanong ng isang katanungan sa desk, o kapag ipinasa sa iyo ang impormasyon. Kung ikaw ay isang mahusay na tagapakinig, maaari kang gumana nang mas mahusay - magagawa mong malutas nang mas madali ang mga problema kung agad mong naiintindihan kung ano ang hinihiling sa iyo ng isang tao, at mas mahusay mong ma-refer ang mga customer sa departamento kung saan sila maaaring matulungan.
Gumawa ng tala ng lahat. Kapag hiniling ka ng iyong boss na gumawa ng isang bagay, gumawa ng mga tala ng mga detalye. Kapag tumawag ang isang customer, siguraduhing isulat ang kanilang impormasyon (pangalan, mga detalye sa pakikipag-ugnay, kung ano ang gusto nila, atbp.). Ang mga tala ay makakatulong sa iyo na manatiling maayos at ipaalala sa iyo ang lahat ng maliliit na bagay na magkakasama sa isang araw. Isulat ang iyong mga tala sa isang kuwaderno o kuwaderno at panatilihin itong sa iyo sa lahat ng oras. Magulat ka kung gaano ito kapaki-pakinabang, lalo na kung nais mong malaman kung ano ang gusto ng taong tumawag sa limang oras na ang nakakaraan.
- Siguraduhin na isulat mo ang mga mensahe nang detalyado at basahin kung ano ang iyong naisulat. Ulitin ang mensahe at / o mga detalye sa pakikipag-ugnay habang isinusulat mo ito upang matiyak na mayroon kang tamang impormasyon.
Magalang na sagutin ang telepono ng isang pamantayan sa pagbati, tulad ng "Magandang umaga, nakikipag-usap ka kay ____ (iyong pangalan), mula sa ____ (pangalan ng kumpanya), paano ako makakatulong sa iyo?Siguraduhing sagutin ang telepono pagkatapos ng isa o dalawang singsing. Hindi okay na ihinto ang mga tao nang higit sa isang minuto (mas mahaba iyon kaysa sa maaaring iniisip mo).
- Makinig ng mabuti sa pangalan ng taong hinihiling ng taong tumatawag. Ulitin kung nais mong tiyakin. Tanungin kung maaaring baybayin ng tumatawag ang pangalan kung mahirap maunawaan.
- Ilipat nang maayos ang pag-uusap sa isang pamantayang parirala, tulad ng "Maghintay ka muna, ilalagay kita sa kay G. Smith". O kung ang tao ay nasa isang pag-uusap: "Si Mister Smit ay kasalukuyang nasa isang pag-uusap. Nais mo bang maghintay o ipasa ko ang mensahe?". Magalang na pasalamatan ang tumatawag at ilipat ang tawag.
Batiin ang mga naghatid ng parsela na may parehong propesyonalismo at kagandahang-loob tulad ng anumang ibang bisita. Maaaring kailanganin mong mag-sign para sa isang paghahatid. Tiyaking nababasa ang iyong lagda. Ang tao ng paghahatid ay maaaring mangailangan ng mga direksyon kung saan ilalagay ang package. Siguraduhin na makipag-ugnay ka sa mga tamang empleyado para sa mga naturang bagay.
Makatanggap ng mga customer na pumupunta sa negosyo nang mabisa at magalang. Matapos sabihin sa iyo ng bisita kung sino sila at kung sino ang kanilang hinahanap, kumonekta ka sa taong iyon at sabihin sa kanila kung sino ang naroon. Ang isang pamantayang pangungusap na maaari mong gamitin para dito ay: "G. Smit, Ginang Jansen mula sa XYZ b.v. ay narito para sa appointment ng 2:00". Laging subukang magbigay ng una at apelyido, at ng kumpanya na kinakatawan nila. Ito ay kapaki-pakinabang upang tanungin kung mayroon siyang appointment. Magbibigay din si G. Smit ng karagdagang mga tagubilin sa kung saan maghihintay sa customer at kung gaano katagal ito tatagal. Maaari mo nang sabihin sa bisita: "Mister Smit will be there in a minute". O: "Sinasabi ni G. Smit na tinatapos niya ang isang pagpupulong at nandiyan siya sa loob ng 5 minuto. Mangyaring umupo".

Paraan 2 ng 2: Bahagi 2: Maging kinatawan

Magkaroon ng positibong pag-uugali. Tulad ng nabanggit sa itaas, ang receptionist ay ang card ng negosyo ng kumpanya - makikita ka muna ng mga customer, at sagutin ang mga katanungan mula sa mga taong hindi makakapunta sa tanggapan. Walang sinuman ang nais na batiin ng isang maasim o mapusok na mukha. Palaging may isang ngiti sa iyong mukha at isang masayang pagkatao. Maging mapagpasensya sa mga mahihirap na customer, kahit na nakakakuha ka ng nerbiyos.
- Kahit na mayroon kang isang mahirap na kliyente, patuloy na ipaalala sa iyong sarili na mayroon kang isang malakas, masayang pagkatao. Sabihin sa iyong sarili na inilalabas ka ng kanilang mga pagkabigo, ngunit alam na hangga't ginagawa mo ang iyong makakaya upang mapaunlakan sila, hindi ikaw ang gumagawa ng mali. Mas mahusay na panatilihin ang iyong cool kaysa sa sumabog.
Maghanda ka na ba. Palaging mahalaga na batiin ang mga customer sa isang magiliw na pamamaraan. Kahit na kailangan mong tapusin ang isang bagay bago mo matulungan ang customer, mahalagang batiin sila, upang malaman nila na nakita sila at matutulungan sila.
- Halimbawa, maaari kang bumati ng: "Magandang umaga! Kung umupo ka, sasama ako sa iyo!".
Maging magalang. Maging magalang. Tratuhin ang lahat na parang sila ang pinakamahalagang tao na lumalakad sa opisina ngayon. Ito ang iyong trabaho - walang nagmamalasakit na gumugol ka ng oras sa isang trapiko sa kaninang umaga, o na nagbuhos ka lang ng kape sa iyong bagong sapatos na katad. Iwanan ang personal na alalahanin sa bahay. Gawing komportable ang customer at masayang kausap ka.
Kinatawan ng damit. Kinakatawan mo ang isang kumpanya, kaya kailangan mong magmukhang maayos. Mamuhunan sa damit na tumutugma sa kultura ng korporasyon. Kung ikaw ay isang tagatanggap sa isang tukoy na uri ng negosyo (halimbawa, isang tatak ng damit) maaaring mainam na magsuot ng mga damit mula sa tatak na iyon. Makiling sa panig na konserbatibo, maliban kung nagtatrabaho ka sa isang lugar kung saan mahalaga ang fashion o iba pang mga kadahilanan.
- Suriin kung ang iyong kumpanya ay may mga tiyak na regulasyon tungkol sa pananamit. Ang iyong kumpanya ay maaaring maging maayos sa pormal na kasuotan sa trabaho, ngunit hindi ka na maalala sa pormal na damit (maaaring hindi pahalagahan ang mga sweatpant).
Palaging magmukhang maayos.

Mga Tip

Paghiwalayin ang mga personal na bagay sa trabaho. Nangangahulugan din iyon na hindi mo hinahawakan ang mga personal na pag-uusap at email sa trabaho. Maaaring subaybayan ng departamento ng IT ang iyong mga aktibidad sa computer.
Maging mabuti sa mga tagapamahala, tingnan kung matutulungan mo sila kapag wala kang gagawin.
Tandaan kung sino ang nagbabayad ng iyong suweldo at laging magalang sa kanila.
Maghanap ng isang tao na maaaring mabantayan ang desk o telepono kapag kailangan mong pumunta sa banyo, kapag lumabas ka para sa tanghalian, sa bakasyon, atbp Sa ganoong paraan ay walang galit na mga tao na naghihintay sa iyo sa iyong pagbabalik.
Tanungin ang mga kasamahan kung makakatulong ka sa anumang bagay. Maaari kang gumawa ng mga kaibigan na mas mahusay sa pamamagitan ng pagtulong kaysa sa mga kaaway sa pamamagitan ng pagreklamo.
Ang paghawak ng mail ay madalas na bahagi rin ng iyong trabaho. Sa iyong unang araw, alamin kaagad kung saan ito kailangang puntahan, sino ang maghatid nito at kailan.
Palaging handa na matuto ng isang bagong gawain. Malaki ang maidudulot sa iyo ng kakayahang mabago.
Sumulat ng mga mensahe sa isang duplicate at magbigay ng isang kopya sa tao para kanino ang mensahe ay inilaan. O gumamit ng isang talaarawan, ginagawang mas madali ang mga bagay na hanapin, lalo na kung naghahanap ka para sa isang pangalan o numero ng telepono.

Mga babala

Huwag kailanman sabihin na "Hindi ko gagawin." Pagkatapos ay mabilis kang mawalan ng trabaho.
Huwag magpanggap na mabait ka. Makikita mismo ng mga tao. Maging tunay na interesado, magalang, at magalang. Kung hindi mo magawa ito, hindi ka dapat maging isang tagapanggap. Ibinaba mo ang reputasyon ng kumpanya. Pagkatapos maghanap ng trabaho sa opisina kung saan hindi mo kailangang lumabas sa publiko.
Huwag makipagtalo sa isang customer o tumatawag. Sumangguni sa kanya sa isang nakahihigit.