Paano ayusin ang mga dokumento sa tanggapan: 7 mga hakbang (na may larawan) - Tip

Video.: EPP Module 1 Aralin 5 PARAAN SA PAGPUKSA NG MGA PESTE AT KULISAP SA HALAMAN

Nilalaman

Mga hakbang
Payo
Ang iyong kailangan

Ang pag-aayos ng mga file sa opisina ay hindi isang simpleng gawain, lalo na pagdating sa pag-aayos ng maraming mga file at dokumento. Gayunpaman, maaari mong mapagtagumpayan ang hamong ito sa pamamagitan ng pagpaplano nang maaga at pagpapasya sa isang system ng pagsasampa. Tinutulungan ka nitong ayusin ang iyong profile sa negosyo at matiyak na makakahanap ka ng mas mahahalagang dokumento nang mas mabilis. Maaari mong suriin ang artikulo sa ibaba kung paano ayusin ang iyong mga tala ng tanggapan upang simulan ang iyong misyon.

Mga hakbang

Bahagi 1 ng 3: Ayusin ang tamang oras

Magtabi ng isang itinakdang dami ng oras upang ayusin ang iyong aplikasyon upang maiwasan ang anumang mga nakakaabala. Handa ang karton at mga sticker upang lumikha ng isang bagong profile bago ka magsimula. anunsyo

Bahagi 2 ng 3: Ayusin ang mga dokumento at talaan

Hatiin ang mga tambak na dokumento at file sa mas maliit, mas madaling pamahalaan na mga tipak.
- Isa-isang iproseso ang pag-stack at linisin o sirain ang mga hindi kinakailangang papel upang mabawasan ang dami at limitahan ang kalabisan.
- Hatiin ang natitirang mga dokumento at file sa dalawang magkakahiwalay na bahagi, isa para sa mga file na kailangang maproseso sa mga darating na buwan, at ang isa pa para sa mga archival file na hindi nangangailangan ng agarang pagproseso.
Ayusin ang mga folder ayon sa alpabeto kung mayroon kang mga profile sa client. Halimbawa, kung ang bawat binder ay pangalan ng isang tao o kumpanya, maaari mong pag-uri-uriin ang mga talaan sa pangalan ng taong iyon. Sa kasong ito, dapat mong lagyan ng label ang bawat profile card na naglalaman ng buong pangalan ng customer.Isaayos ang iyong mga takip ayon sa alpabeto, pagkatapos ay lagyan ng label ang iyong drawer ng pag-file upang makita kung aling drawer ang may pangalan na nagsisimula sa isang tiyak na titik.
Pagbukud-bukurin ayon sa kategorya kung ang mga talaan ay sa maraming bahagi ng negosyo. Ang ilang mga tala ay nauugnay sa mga invoice, warranty, o kontrata at kailangan mong hatiin ang mga ito sa iba't ibang kategorya. Lagyan ng label ang bawat talaan kung naaangkop at ilagay sa talaan ang lahat ng nauugnay na dokumento. Maaaring kailanganin mong lumikha ng isang pangalawang profile, kaya gumamit ng isang pabitin na takip upang markahan ang bawat kategorya at ang takip na maging pangalawa.
- Lumikha ng isang portfolio ng mga kagyat na dokumento upang mabilis kang makahanap ng mahahalagang papel.
- Ilagay ang pansamantalang mga file sa harap at ang mga archival file sa likuran ng drawer upang madali mong ma-access ang mga file na kailangan ng pagproseso.
anunsyo

Bahagi 3 ng 3: Pagbukud-bukurin ang mga tala ayon sa buwan

Bilang karagdagan sa paggamit ng mga pamamaraan sa itaas, maaari mong ayusin ang iyong mga binders ayon sa Buwan (at Taon-). Kung wala kang oras upang ayusin ito kaagad, maaari mong ilagay ang iyong mga papel sa iyong buwanang tala para sa pagproseso ng petsa. Ang hakbang na ito ay makakatulong din sa iyo na matukoy kung saan mas mabilis na maiimbak ang iyong mga dokumento.
- Ang buwanang profile ay angkop din para sa pagtatago ng mga dokumento ng iba pang mga uri.
Sa pagtatapos ng taon, suriin ang mga papel na naiwan sa buwanang talaan at maaari mong malaman na ang template, pati na rin ang bagong pangkat ng profile (pangalan ng kategorya) ay nawawala sa system. Lumikha ng mga profile para sa mga papel na iyon sa bagong taon.
I-clip ang natitirang mga papel ayon sa buwan. Patuloy na mag-file sa ilalim ng pangkat na "Mixed" (Year-). anunsyo

Payo

Matapos ayusin ang iyong mga tala, kailangan mong mapanatili ang maayos sa opisina. Ayusin ang system ng pag-iingat ng rekord at ibalik ang mga papel sa lugar.
Itapon, i-recycle o sirain ang mga hindi kinakailangang dokumento upang maiwasan ang pakialaman sa bagong sistema ng pag-iingat ng record.