Nilalaman

• Mga hakbang
• Babala

Kapag may pangangailangan na magpadala ng mga email sa departamento ng serbisyo sa customer, nahihirapan ang ilang tao. Paano mo dapat isulat ang mga titik sa pamamagitan ng email kung palaging nagsusulat ng mga titik sa papel? Anong mga kombensiyon o mga proteksyon ang mayroon para sa mga kahilingan sa serbisyo sa customer? Bagaman ang bawat propesyon, rehiyon, at kultura ay magkakaiba ng mga patakaran, mayroong mga pangkalahatang alituntunin upang matiyak na maabot mo ang iyong layunin kapag nag-email sa serbisyo sa customer.

Mga hakbang

Bahagi 1 ng 3: pagsasaliksik sa web site

1. 

   Hinahanap ang sagot. Bago sumulat ng isang email sa departamento ng serbisyo sa customer ng isang kumpanya, dapat mong tiyakin na ang website ng kumpanya ay walang sagot sa iyong katanungan. Maraming mga kumpanya ang sumagot ng mga karaniwang tanong sa mga FAQ at pahina ng Suporta.
   • Madali mong ma-access ang mga suportang item na ito sa website ng kumpanya sa pamamagitan ng pag-hover sa ilalim ng pahina at pag-click sa mga link na "Makipag-ugnay", "Tulong" o "Pangangalaga sa Customer".

2. 

   
   
   Hanapin ang pahina ng Pangangalaga ng Customer. Kung hindi mo makita ang link ng Customer Care sa ilalim ng web page, maaari mong gamitin ang search box. Maaari itong maging isang patlang ng teksto para sa pagpasok ng data o isang simbolo ng magnifying glass sa kanang sulok sa itaas ng homepage. Mag-type sa mga termino para sa paghahanap, tulad ng "pangangalaga sa customer" o "contact" at pindutin ang Enter button.
   • Karaniwan, sa pahinang "Makipag-ugnay sa Amin", ang mga kumpanya ay magbibigay ng isang form ng impormasyon sa email para sa mga customer na magkomento o magreklamo.
     • Suriin ang pahinang ito upang matiyak na makakakuha ka ng isang kopya; kung hindi man, maghanap ng isang email address na gagamitin mo ang iyong personal na email account upang magpadala ng mail, na makakatulong sa iyong i-archive ang mga mensahe.

3. 

   
   
   Gamitin ang search bar. Hanapin ang paksang hinihiling mo sa parehong bar ng paghahanap na ginamit mo upang maghanap ng mga email address sa serbisyo sa customer. Ang paghahanap ng mga paksa o katanungan sa ganitong paraan ay makakatulong sa iyong makakuha ng mga sagot nang hindi kinakailangang mag-email.
   • Ang maingat na paghahanap ay makakatulong sa iyo na makakuha ng pagpapahalaga kapag talagang kailangan mong magpadala ng mga email. Kung ang pagsulat ng isang email tungkol sa problema ay nasa website na, ang koponan sa serbisyo sa customer ay maaaring sa tingin mo ay isang mahirap at pasiping panauhin, at samakatuwid ay isang potensyal na customer.
   • Suriin ang Mga Madalas Itanong. Sa maraming mga kaso, ang iyong katanungan na nasagot ay nasa seksyon ng FAQ. Maraming mga website ang sumusuporta sa seksyong ito upang mabawasan ang bilang ng mga email na ipinadala sa serbisyo sa customer.

4. 

   
   
   Pananaliksik sa patakaran ng kumpanya. Kung hindi mo makita ang sagot sa iyong problema sa search bar o FAQs, maaari kang makahanap ng higit pa sa seksyong "Tungkol Sa Amin" o sa pahina ng Patakaran sa Pagbalik. I-hover ang iyong mouse sa ilalim ng web page at hanapin ang mga link. Maghanap ng anumang link na naglalaman ng isang sagot sa iyong katanungan kasama ang: Tungkol Sa Amin, Talaan ng Mga Nilalaman, Mga Credit Card, Magagamit na Mga Produkto, Patakaran sa Pagbalik, Patakaran sa Privacy, Mga Tuntunin sa Paggamit, atbp.
   • Kahit na ang sagot ay hindi matatagpuan sa mga link na ito, ang pagbabasa sa pamamagitan ng impormasyon ay makakatulong sa iyo na magamit ang iyong karagdagang kaalaman sa kumpanya upang makuha ang suportang nais mo sa pamamagitan ng email.
   anunsyo

Bahagi 2 ng 3: Pagsulat ng email

1. 

   Kilalanin ito bilang isang reklamo o email sa papuri. Hindi lahat ng mga email na ipinadala sa serbisyo sa customer ay mga reklamo o katanungan. Marahil ay nais mo lamang pasalamatan sila sa kanilang suporta. Karamihan sa mga kumpanya ay nasisiyahan sa mga positibong email na ito pati na rin mga email na nagtatanong.
   • Sa katunayan, kung minsan ang mga reklamo ay mas mabilis at mas direkta kaysa sa email. Angkop lamang ang email kapag nagpadala ka ng salamat o magtanong nang walang agarang sagot, ngunit kung nais mong malutas agad ang problema, pinakamahusay na tumawag.

2. 

   Isulat nang malinaw ang iyong pamagat. Sumulat ng isang makabuluhang pamagat at umabot sa punto. Matutulungan nito ang kawani ng serbisyo sa customer na makita muna ang iyong email sa inbox, kung gayon mas mabilis ang pagtugon. Sumulat ng maikli na mga ulo ng balita, isama ang mga buod ng email, at humingi ng isang panalong tugon.
   • Halimbawa: "Ang aking mga Chacos na may warranty sa buhay ay kinagat ng aso - Kailangang palitan"

3. 

   Magsimula sa isang pagbati. Kapag nakasulat ka ng isang malinaw na headline, ang susunod na hakbang ay upang batiin ang kawani ng serbisyo sa customer. Huwag mong itataas ang isyu sa pagmamadali. Hindi mo hahanapin ang mga pagbati kapag tumatawag o nakikipagtagpo nang personal, tama ba? Maaari mo lamang isulat ang "Minamahal na Serbisyo sa Customer".
   • Maghanap ng isang pangalan upang kamustahin. Ang ilang mga maliliit at midsize na kumpanya ay naglilista ng mga pangalan ng kanilang mga ahente ng serbisyo sa customer, at ang pagsulat ng pangalan ng isang empleyado ay magpapasaya sa kanila na suportahan ang isang tao bilang minamahal at mabait tulad mo.
   • Maaari mong wakasan ang pagbati sa isang kuwit o isang colon. Halimbawa, Sa Serbisyo sa Customer, O Sa Serbisyo sa Customer:

4. 

   Gumamit ng karaniwang baybay. Ipakita ang paggalang sa mga tatanggap sa pamamagitan ng pagsulat ng hanggang sa mga pamantayan. Huwag gamitin ang lahat ng malalaking titik, magulo ang mga kumbinasyon sa itaas at mas mababang kaso, o mga font na idinisenyo upang magmukhang sulat-kamay. Kailangan mo lamang i-type gamit ang karaniwang bantas, spelling, at paggamit ng malaking titik. Matutulungan nito ang iyong email na mapahalagahan.

5. 

   Panatilihin ang isang magalang na tono. Maging magalang kung nagsusulat ka ng isang email sa reklamo o nagpapahayag ng galit. Ikaw ay magiging isang pinahahalagahan na panauhin at makakatanggap ng higit na magagalang na paggamot bilang kapalit.

6. 

   Ipakilala mo ang iyong sarili. Pagkatapos ng pagbati, kailangan mong ipakilala ang iyong sarili. Ipakilala ang iyong pangalan at ipakita sa iyo ang iyong unang beses na customer o bumili ng maraming beses. Sa parehong kaso, gugustuhin ka ng kawani na mangyaring. Kung kinakailangan, banggitin ang iyong lokasyon sa pangheograpiya (para sa mga panlabas na produkto o serbisyo).

7. 

   Maging tiyak. Gumamit ng mga partikular na salita sa email. Iwasang gumamit ng mga pangkalahatang termino, tulad ng "aking mga produkto"; Sa halip, dapat kang magbigay ng isang detalyadong paglalarawan ng produkto o serbisyo at kung bakit kailangan mong isulat ang email. Ilarawan ang anumang insidente na nauugnay sa produkto / serbisyo upang tumpak na makilala ng mga empleyado ang problema. Ang pagsasama ng kinakailangang impormasyong ito sa unang email ay makakatulong na maiwasan ang pagdaragdag ng mga mahabang email.
   • Gamitin ang link ng produkto, kung magagamit, upang ang empleyado ay agad na mag-refer dito batay sa iyong inilalarawan.
   • Isulat ang numero ng order sa email, dahil ang karamihan sa mga empleyado ay hihilingin para sa impormasyong iyon. Ang numerong ito ay ginagamit upang subaybayan ang mga order at iimbak sa system.

8. 

   Magtanong ng malinaw na mga katanungan. Dumiretso sa punto sa email. Wag kang tatalikod. Sa sandaling binati mo ang iyong mga empleyado at ipinakilala ang iyong sarili, magsimulang magsulat ng isang bagong talata na nagpapakita ng eksaktong nangyayari, gamit ang mga tukoy na salita.
   • Direktang humiling ng mga insentibo kung ninanais. Gayunpaman, maaaring nahihiya ka tungkol sa pagtatanong para sa isang diskwento, iwanan iyon sa email. Kung nais mong makatanggap ng kapalit ng mga sira na produkto, direktang magtanong.

9. 

   Sumulat ng maikling talata. Sumulat ng maigsi na mga talata. Sumulat ng 1, 2, o hanggang sa 3 pangungusap sa isang talata para sa madaling pagbasa. Tinutulungan din nito ang mga empleyado na mabilis na mai-skim ang email upang malaman kung paano unahin. Kung ang email ay naglalaman ng masyadong maraming mga salita, madalas silang mababa ang ranggo dahil wala silang oras upang mabasa at maunawaan kung ano ang gusto mo.

10. 

    Nagtapos sa isang simpleng lagda. Tapusin ang email sa isang konklusyon upang ibuod ang kahilingan o papuri, at sa wakas ay nagpaalam. Ang pagtatapos na "Taos-puso" ay gagana, ngunit maaari mo ring laktawan ang pamamaalam at ipasok lamang ang iyong lagda sa email. Maaari mo ring ipahiwatig ang pagpipilit sa pamamagitan ng pagsasabing "Inaasahan ko ang iyong tugon".
    • Kasama sa lagda ng email ang iyong pangalan, trabaho, at impormasyon sa pakikipag-ugnay. Maaari mong mai-format ang lagda ng email sa mga setting ng email at itakda ito upang awtomatikong lumitaw kapag sumusulat ng mga bagong email.

11. 

    Huwag maglakip ng mga file. Hindi ka dapat maglakip ng anuman sa isang email sa isang tao sa unang pagkakataon. Maraming mga website ang may mga filter ng spam na nagta-target ng mga email na naglalaman ng mga file, na nagiging sanhi ng mga email na maipadala sa Spam Box bago basahin.
    • Dapat mong syempre ilakip ang file kung nag-email ka ng isang application sa trabaho at hiniling na ilakip ang iyong resume sa format ng Word.
    • Huwag ibigay ang iyong username, password, o impormasyon sa credit account / pagsingil.

12. 

    Basahing mabuti bago ipadala. Matapos magsulat ng isang email, huwag magmadali upang ma-hit ang pindutan na Magpadala. Kailangan mong basahin nang maingat ang email, tinitiyak na walang mga sloppy error na makagambala sa iyong mga piling salita. Kung nagsusulat man ng isang email sa telepono, ang awtomatikong "ipinadala mula sa aking iPhone" ay hindi maaaring maging dahilan para sa mga pagkakamali sa gramatika at bantas, kaya't nababawasan ang iyong pagiging propesyonal.

13. 

    Itanong mo Kung hindi ka nakatanggap ng isang email sa pagtugon pagkalipas ng ilang araw, maaaring na-block ang iyong email sa pamamagitan ng pagsala ng spam o ipinadala sa ibabang pahina ng email. Magpadala ng paalala sa nakaraang email at tanungin kung natanggap nila ang iyong unang email. anunsyo

Bahagi 3 ng 3: Manatiling magalang

1. 

   Sumulat ng wastong grammar at spelling. Maaaring hindi mo namalayan ito, ngunit ang isang bahagi ng pagpapanatili ng isang magalang na tono ay ang paggamit ng wastong grammar at spelling. Magbayad ng pansin upang maiparating ang iyong mensahe sa isang coherent na paraan ay nagpapakita na iginagalang mo ang tatanggap, at ikaw ay isang magalang na tao.

2. 

   Ipakita ang mga kwalipikasyon at kaalaman. Huwag maging mayabang, ngunit ipakita ang iyong husay sa pamamagitan ng wastong paggamit ng mga salita. Bukod, kung nasaliksik mo ang website ng kumpanya at alam mo nang kaunti tungkol sa kanilang mga patakaran, sabihin na nabasa mo na ngunit hindi makahanap ng sagot sa iyong problema.

3. 

   Iwasang tumawa ng biro. Ang mga komentong nakakatawa at biro ay kailangang gamitin sa tamang lugar, kaya't hindi dapat lumitaw ang mga ito sa isang seryosong email, kahit papaano unang beses na maipadala. Ang wikang nakakatawa ay itinuturing na hindi naaangkop at dapat iwasan sa negosyo.
   • Kapag naitatag mo na ang isang relasyon sa isang empleyado sa pamamagitan ng ilang mga email, tatanggapin ang biro at mas madaling maunawaan.

4. 

   Ipahayag ang iyong sarili nang walang pag-atake. Nagagalit ka man tungkol sa isang hindi magandang produkto o serbisyo, ang pagpapahayag ng mga emosyon sa isang email ay hindi magbubunga ng nais na mga resulta. Ang paglalahad ng isyu nang may paggalang at paggalang ay mas epektibo kaysa sa isang nakakainis o agresibong email.
   • Tandaan na maaaring hindi mo maipahayag nang tama ang iyong emosyon sa mga salita. Kung nagagalit ka tungkol sa isang problema na nangangailangan ng agarang paglutas, ang mga tawag sa telepono ay magiging mas epektibo.

5. 

   Nabanggit ang iyong pangako at pagpapahalaga. Sa huli, ang pagbanggit ng iyong pangako sa kumpanya at ang iyong pagpapahalaga sa kanilang mga serbisyo sa mga nakaraang taon ay gagawing mas komportable ang mga empleyado sa pagbabasa ng iyong mga email at pagtugon. mas mabilis. anunsyo

Babala

• Huwag ibigay ang iyong username, password, o impormasyon sa pagsingil (credit card, debit card, o bank account) sa email na ipinadala sa serbisyo sa customer.