Nilalaman

• Mga hakbang
• Bahagi 1 ng 3: Istraktura ang Iyong Ulat sa Kaganapan
• Bahagi 2 ng 3: Hanapin ang Tamang Materyal para sa Iyong Ulat
• Bahagi 3 ng 3: Pangwakas na pagpindot para sa pagsulat ng isang ulat sa kaganapan
• Mga Tip
• Ano'ng kailangan mo

Marahil kailangan mong magsulat ng isang ulat sa kaganapan at matukoy kung gaano ito tagumpay at ihambing ang mga resulta sa mga layunin. Ito ay mahalaga upang maunawaan ng mga tao o kumpanya na nagho-host ng kaganapan kung dapat nilang baguhin ang isang bagay. May mga paraan na maaari mong gawing mas matagumpay ang iyong ulat sa kaganapan. Ito ay mahalaga kung magkakaroon ka ng anumang iba pang kaganapan!

Mga hakbang

Bahagi 1 ng 3: Istraktura ang Iyong Ulat sa Kaganapan

1. 1 Tukuyin ang estilo at format ng iyong pagtatanghal para sa isang tukoy na madla. Ang mga ulat sa kaganapan ay maaaring tahiin, i-staple, i-email sa format na PDF, isagawa gamit ang isang pagtatanghal ng PowerPoint, at marami pa.
   • Tiyaking buuin ang iyong ulat sa kaganapan ayon sa seksyon. Dapat mong ihambing ang mga resulta ng kaganapan sa mga itinakdang layunin. Ibuod ang pangunahing mga kinalabasan ng kaganapan.
   • Ipasadya ang ulat ng kaganapan sa mga pangangailangan at interes ng bawat sponsor at madla. Isaalang-alang ang mga layunin ng mga sponsor. Sa ilang lawak, ang mga sponsor ay ang pangunahing madla para sa iyong ulat sa kaganapan. Nais nilang malaman kung sulit bang i-sponsor ang iyong kaganapan. Kaya huwag kalimutan na isaalang-alang kung ano ang nais nilang malaman at kung anong mga aspeto ang talagang mahalaga sa kanila.
   • Ihanda rin ang ulat ng kaganapan upang matugunan ang mga tukoy na kinakailangan ng kaganapan at sponsor na natatangi. Hindi ka dapat sumulat ng isang pamantayan, karaniwang ulat.Ito ay nagkakahalaga ng isasaalang-alang na ang iyong ulat ay dadalhin din sa pansin ng pamamahala ng kumpanya at mga tagapamahala sa pananalapi.
2. 2 Ayusin ang proseso upang maitala mo ang impormasyong kailangan mo sa buong kaganapan. Huwag lang umasa sa memorya mo.
   • Ang pagsusulat ng impormasyon bago, habang at pagkatapos ng kaganapan ay magbibigay-daan sa iyo upang lumikha ng isang mas detalyado at samakatuwid ay mas mabisang ulat. Tutulungan ka rin nitong magpakita ng impormasyon sa pagkakasunud-sunod ng pagkakasunud-sunod.
   • Tiyaking tuluy-tuloy na koleksyon ng data, kumalap ng maraming tao kung kinakailangan (kasama ang mga potensyal na mag-intern) para sa hangaring ito. Pinakamahalaga, hindi mo kailangang maghintay hanggang sa katapusan ng kaganapan upang lumikha ng isang ulat.
3. 3 Bawasan ang ulat sa mga pangunahing puntos. Ang problema sa ilang mga ulat sa kaganapan ay simpleng nakalista nila ang pagkakasunud-sunod ng kaganapan o nakatuon sa mga alok na pang-promosyon. Huwag mong gawin yan. Sa halip, bigyang-diin ang mga pangunahing puntong malinaw at analitikal.
   • Piliin ang ilan sa mga kaganapan ng kaganapan para sa isang detalyadong pagkasira. Isipin kung aling tatlong mga kaganapan ang naging pinakamahusay at alin sa alin ang hindi inaasahan.
   • Huwag mag-overload ang iyong ulat ng mga hindi kinakailangang detalye tulad ng isang menu sa tanghalian o isang detalyadong pagtatanghal ng pangunahing tagapagsalita. Dapat mong i-highlight kung ano ang talagang mahalaga.

Bahagi 2 ng 3: Hanapin ang Tamang Materyal para sa Iyong Ulat

1. 1 Sumulat ng isang buod ng proyekto. Ang ulat ng aktibidad ay dapat maglaman ng isang buod ng proyekto, na isang pinaikling bersyon ng mas detalyadong buong ulat. Ituloy ang resume na ito bilang isang pagpapakilala.
   • Maaari kang lumikha ng dalawang ulat - isang buod ng proyekto na idinisenyo para sa mga taong interesado sa mga resulta ng kaganapan, at isang mas detalyadong buong ulat para sa mga nais mag-sponsor o mag-ayos ng isang kaganapan.
   • Sa buod ng proyekto, dapat kang tumuon sa mga pangunahing punto at resulta. Ang buod ng proyekto ay dapat na maikli - isa o dalawang pahina. Dapat itong buodin ang mga pangunahing detalye ng kaganapan at magsama ng isang maikling interpretasyon ng data.
2. 2 Magsama ng nakalarawang materyal sa iyong ulat sa kaganapan. Ito ay mas epektibo upang ipakita ang madla ng isang tsart na sumasalamin ng impormasyong pang-istatistika, sa halip na maipanganak ang madla ng hindi mabilang na mga numero at mga petsa.
   • Kung ang kaganapan ay kasangkot sa isang bagong produkto, maaari mong ikabit ang larawan nito. Ang mga larawan mismo ng kaganapan ay makakatulong na ilarawan ang ulat ng kaganapan. Subukang mag-post ng mga ad ng sponsor sa iyong site upang suportahan ang iyong ulat. Muli, wala sa mga ito ang maaaring maghintay hanggang sa katapusan ng kaganapan.
   • Mabuti na isama ang mga sample, reproduction at iba pang mga halimbawa para sa site. Iulat ang bilang ng mga taong nakatanggap ng mga kupon mula sa mga sponsor at iba pa. Ang saklaw ng alok ng kaganapan parehong on-site at off-site sa pindutin, para sa madla, para sa mga sponsor.
3. 3 Idokumento ang anumang saklaw ng press o publisidad. Dapat mong suriin kung ano ang sakop sa pindutin laban sa mga layunin na iyong itinakda.
   • Ituon ang mga naka-print na ad at artikulo na nagtatampok ng mga pangalan ng sponsor at ad, bilang karagdagan sa pagkolekta ng mga numero at pagraranggo ng ad.
   • I-dokumento ang mga ad sa TV, mga anunsyo sa publiko, mga rating, at pagbanggit sa balita.
   • Huwag kalimutang bigyang pansin ang impormasyon sa radyo, anunsyo ng mga listahan ng presyo, ang halaga ng advertising at promosyon, mga ulat sa pag-audit, at marami pa.
4. 4 Tiyaking isama ang isang pagbanggit ng layunin ng kaganapan sa iyong ulat. Napakahalaga na maiugnay ang mga layunin ng kaganapan sa resulta, kaya huwag kalimutang banggitin kung ano ang misyon at layunin ng proyekto.
   • Maaari mo ring isama ang programa ng kaganapan. Dapat mo ring banggitin ang mga pangunahing kalahok sa kaganapan. Huwag kalimutan ang tungkol sa kabutihan.
   • Ginugol ang karamihan sa iyong listahan ng oras at tinatalakay ang mga pangunahing kinalabasan ng kaganapan at ihinahambing ang mga ito sa nakalistang mga layunin.Maging makatotohanang at iwasan ang pagtabi sa mga aspeto na hindi naging matagumpay.
5. 5 Isama ang impormasyon sa pagpopondo sa iyong ulat sa kaganapan. Mahalagang magbigay ng isang detalyadong talakayan ng badyet para sa kaganapan at kung magkano ang aktwal na ginastos (o potensyal na namuhunan). Tiyaking ihambing ang mga potensyal na gastos sa totoong mga gastos, at ipakita kung ano ang maayos at kung ano ang nangangailangan ng karagdagang trabaho.
   • Dapat mong sakupin ang lahat ng mga gastos, kabilang ang mga aktibidad sa marketing at pang-promosyon, bayad sa empleyado, at mga gastos sa pag-sponsor. Ito ay mahalaga upang makabuo ng isang detalyadong badyet. Ang mga tagapamahala ng pananalapi at senior management ay nais na makita ang mga katotohanan na sumusuporta sa mga resulta.
   • Magsama ng mga kalkulasyon ng net income tulad ng mga komisyon, sponsorship, at mga sample. Ngunit huwag kalimutan na inihambing mo ang mga kita sa inaasahang kita. Kumpara sa ano? Magandang tanong.
6. 6 Isama ang mga istatistika na makabuluhan sa mambabasa. Huwag lumikha ng isang ulat na naglilista lamang ng impormasyon na nagpapabuti sa iyong pakiramdam. Ang bilang ng mga bisita ay dapat ding ipahiwatig. Magandang ideya na magbigay ng nasusukat na data.
   • Ang iba pang nauugnay na istatistika ay ang kabuuang mga benta at bisita. Ang ganitong uri ng data ay nagdaragdag ng katotohanan sa iyong ulat sa kaganapan. Ipasok ang impormasyon ng iyong bisita. Isama ang mga demograpiko, numero ng pagbisita, at pagsasaliksik sa publiko (tulad ng mga gawi sa pamimili).
   • Iulat ang bilang ng mga tao na tumugon sa mga sponsor na kampanya at donasyon sa mga charity. Idokumento ang pang-ekonomiyang epekto at pakikilahok ng empleyado.
7. 7 Suportahan ang data na may isang elemento ng kalidad. Dapat ay may kasamang impormasyon sa istatistika ang iyong ulat, ngunit kailangan mo rin ng input ng mga tao upang magbigay ng kalidad na feedback.
   • Kolektahin ang puna mula sa mga dumalo at miyembro ng koponan upang ang tagumpay sa kaganapan at data ng kabiguan ay hindi nagmula lamang sa may-akda ng ulat. Sa ganitong paraan, lalabas na higit na kapanipaniwala ang iyong ulat.
   • Isaalang-alang ang pagsasama ng malayang pagsasaliksik. Ang pagtatasa ng saklaw ng press ay isang halimbawa kung saan maaaring magawa ang malayang pagsasaliksik.
   • Suriin ang venue at setting. Dapat kang maglaan ng kaunting oras upang suriin ang venue at setting mula sa pananaw ng iba. Talakayin kung gaano kahusay ang ginamit na puwang sa kumperensya, kaganapan, at iba pa.

Bahagi 3 ng 3: Pangwakas na pagpindot para sa pagsulat ng isang ulat sa kaganapan

1. 1 Ihanda ang iyong ulat sa tamang oras. Subukang gumawa at mag-publish ng isang ulat kaagad pagkatapos ng kaganapan. Huwag kalimutang markahan ang kaganapang ito sa iyong kalendaryo. Iniisip ng ilang tao na ang ulat ay dapat na nai-publish sa loob ng isang buwan pagkatapos ng kaganapan, ngunit ang iba ay nagtatalo na mas mahusay na gawin ito sa loob ng ilang araw.
   • Kailan man may deadline, dapat mong gawin ang iyong ulat sa tamang oras. Marahil ay nagsusulat ka ng isang ulat para sa ilang ahensya na iniutos ng isang kliyente. Magbayad ng pansin sa lahat ng mga kinakailangan.
   • Ang mahalaga ay asahan ng iyong tagapakinig ang isang malalim at napapanahong ulat. Kaya maglaan ng oras upang maayos ito, ngunit huwag ipagpaliban ang proseso.
2. 2 Iwasto ang iyong ulat. Tiyaking nakasulat nang maayos ang iyong ulat sa kaganapan at walang mga error sa pagbaybay o bantas.
   • Siguraduhin na ang iyong ulat ay sapat na malalim. Itala ang isang mabuting panuntunan sa hinlalaki - "ipakita, huwag magsalita." Nangangahulugan ito na isang magandang ideya na magbigay ng mga tiyak na halimbawa upang suportahan ang mas pangkalahatang mga puntos na nakabalangkas sa ulat.
   • Huwag kalimutan ang iyong tagapakinig at siguraduhin na ang iyong sinusulat ay pormal at propesyonal. Ang isang ulat sa kaganapan ay hindi isang pangkaraniwang dokumento; ito ay isang mahalagang dokumento para sa pagtukoy kung ang aktibidad ay nagkakahalaga ng mga mapagkukunang ginugol dito, kaya't ang ulat ay dapat na kapani-paniwala.

Mga Tip

• Kumuha ng higit pang mga larawan kaysa sa inaakala mong kinakailangan.Habang sinusulat mo ang iyong ulat, pahalagahan mo ang pagiging kapaki-pakinabang ng payo na ito.
• Kapag nangongolekta ng feedback mula sa mga host at mga taong nagpaplano ng kaganapan, hindi mo ito dapat agad gawin. Mananatili sila sa lugar kahit na matapos ang kaganapan, dapat mo munang tanungin ang mga tao mula sa karamihan ng tao; sila ang mauunang umalis sa event. Gayundin, huwag mag-abala sa nagtatanghal kung siya ay abala sa iba pa, mahahanap mo siya sa paglaon at maaaring magtanong tungkol sa lahat.
• Kapag nangongolekta ng puna, magsagawa ng isang pag-uusap at magtanong nang natural, kung gayon ang iyong kausap ay taos-pusong sasabihin kung ano ang naiisip niya tungkol sa kaganapan.
• Mangolekta ng higit pang mga pagsusuri kaysa sa inaakalang kailangan mo. Matutuwa ka tungkol doon sa paglaon.
• Ipinapakita ng magagandang larawan kung ano ang nangyayari sa kaganapan pati na rin ang mga reaksyon ng mga tao.
• Subukang kumuha ng mga larawan ng buong larawan, kasama ang mga tao at ang nagtatanghal sa isang larawan, upang maiparating sa mambabasa kung gaano kalaki ang kaganapan.

Ano'ng kailangan mo

• Digital camera
• Kuwaderno