Nilalaman

• Mga hakbang
• Paraan 1 ng 1: Maghanda para sa pagpupulong
• Mga Tip
• Mga babala

Upang maging matagumpay ang pagpupulong, napakahalagang maingat na maghanda para dito.Ang mga pagpupulong ay may malaking papel sa karamihan ng mga propesyonal na industriya. Sundin ang mga hakbang na ito upang maging matagumpay ang iyong susunod na pagpupulong.

Mga hakbang

Paraan 1 ng 1: Maghanda para sa pagpupulong

1. 1 Ang pag-alam kung paano maghanda para sa isang pagpupulong ay napakahalaga para sa lahat ng mga empleyado at lalo na ang sinumang tagapamahala o superbisor. Ang pag-alam kung kailan hindi magkaroon ng pagpupulong ay pantay na mahalaga.
2. 2 Magpasya kung anong uri ng pagpupulong ang iyong magho-host:
   • Impormasyon
   • Malikhain
   • Upang gumawa ng desisyon
   • Pagganyak
3. 3 Magtalaga ng mga tungkulin at magtalaga ng mga miyembro. Ang mga tungkulin ay maaaring maging sumusunod:
   • Patnubayan ng
   • Katulong / tagapag-ayos
   • Kalihim (pagtatago ng talaan)
   • Timekeeper (sinusubaybayan ang oras)
   • Mga kalahok
4. 4 Maghanda ng mga paunawa na kasama ang petsa, oras, agenda, at lokasyon ng pagpupulong. Magpadala ng mga abiso nang maaga sa lahat ng mga kalahok.
5. 5 Maglaan ng kaunting oras upang talakayin ang nakaraang pagpupulong (kung mayroong isa). Sa gayon, maaaring linawin ng mga kalahok ang hindi maunawaan na mga puntos o ipahayag ang hindi pagkakasundo.
6. 6 Ilatag ang mga kinakailangang bagay sa mga lugar. Ayusin nang maaga ang mga mesa at upuan. Bigyan ang bawat tao ng panulat at papel. Maglagay ng isang decanter ng tubig sa gitna ng salita at ayusin ang mga baso.
7. 7 Tumawag sa lahat upang mag-order. Ito ang sandali na tumawag ang chairman sa lahat na huminto sa pagsasalita at inihayag ang pagsisimula ng pagpupulong. Tukuyin ang mga layunin. Ang agenda ay isang listahan ng mga paksa na nauugnay sa isang paksa at ang oras na inilaan para sa bawat isa sa kanila. Halimbawa: "1. Suriin ang katuparan ng nakaraang mga layunin (15 minuto), 2. Talakayin ang mga karagdagang layunin nang maayos (20 minuto), 3. Piliin ang 5 pangunahing layunin (10 minuto).
8. 8 Bago ang pagpupulong, ipasa ang isang espesyal na ledger o isang piraso lamang ng papel sa isang bilog para sa mga naroon upang isulat ang kanilang mga pangalan. Ang mga pangalan na ito ay maiiskedyul ng minuto.
9. 9 Hilingin sa kalihim na isulat ang mga highlight ng pagpupulong upang masakop sila sa paglaon.
10. 10 Sa pagtatapos ng pagpupulong, magtanong kung ang sinuman ay may mga katanungan sa iba pang mga paksa. Magtakda ng isang petsa para sa susunod na pagpupulong at ipahayag ang pagtatapos.

Mga Tip

• Ang Tagapangulo ay madalas na hinirang sa Taunang Pangkalahatang Pagpupulong. Pinangangasiwaan ng upuan ang pagpupulong, pinapanatili ang kaayusan, at tinitiyak na ang bawat isa ay mananatili sa agenda.
• Kung ang tagapangulo ay hindi pa nahalal, maghanap ng sinumang handang punan ang tungkuling ito.
• Kahit na impormal ang pagpupulong, dapat mo pa ring padalhan ang mga tao ng paunang abiso tungkol sa petsa at oras. Halimbawa, maaari kang magpadala ng mga email sa lahat.
• Gayundin ang sekretarya na kumukuha ng tala.
• Nalalapat din ang mga tagubiling ito sa pormal na pagpupulong.
  • Pinapanatili ng agenda ang pagpupulong at pinipigilan ang mga tao na talakayin ang isang paksa nang masyadong mahaba.
• Napakahalaga na subaybayan ang oras upang walang mga pagtatalo sa hinaharap.

Mga babala

• Ang tagapangulo ay dapat na isang respetado at patas na tao upang may kakayahang magsagawa ng isang pagpupulong.