Paano ayusin ang mga dokumento ayon sa alpabeto

Video.: EJECTMENT O EVICTION | Mapapalayas ba kami sa aming tinitirhan? | Unlawful Detainer o Forcible Entry

Nilalaman

Mga hakbang
Paraan 1 ng 2: Pagbukud-bukurin ayon sa alpabeto
Paraan 2 ng 2: Mga Dokumento sa Pag-index
Mga Tip
Mga babala

Ang pag-aayos ng iyong naka-print na dokumento - kapwa para sa trabaho at personal na layunin - ay maaaring gawin nang walang gulo sa pamamagitan ng pag-uuri ng mga ito ayon sa alpabeto. Papayagan ka ng samahan ng mga dokumento na ito at anumang ibang tao na mabilis na makahanap ng impormasyong kailangan mo, pati na rin matiyak ang proteksyon ng mga dokumento. Gayunpaman, hindi lahat ay napakasimple, at maraming mga subtleties sa pag-uuri ng mga dokumento ayon sa alpabeto, na sasabihin namin sa iyo ngayon.

Mga hakbang

Paraan 1 ng 2: Pagbukud-bukurin ayon sa alpabeto

1 Ayusin ang mga dokumento ayon sa alpabeto batay sa kanilang pamagat. Gumamit ng tinatawag na alpabetikong indeks para dito.
2 Ilagay ang mga dokumento sa isa o ibang folder ng sulat, batay sa kung aling letra sila nagsimula. Ang pag-aayos ng mga dokumento na nagsisimula sa parehong titik ay dapat batay sa ikalawang titik ng pangalan. Kung ang pangalawang titik ay pareho, pagkatapos ang pangatlo. O ang pang-apat. O pang-lima. Walang mga paglihis mula sa algorithm na ito dito at hindi maaaring maging, ngunit gantimpalaan ka nito ng isang daang beses - burahin ng pag-uuri na ito ang lahat ng mga puting spot sa dokumentasyon.
3 Ilarawan kung paano mo pinagsunod-sunod ang mga dokumento. Nais mo ang lahat na may access sa mga dokumento na iyong iniutos na malaman kung paano sila ayusin.
4 Maglagay ng mga dokumento sa isang drawer o kung saan dapat itago nang maayos. Kapag nagdaragdag ng bago sa mga dokumento, huwag kalimutan ang tungkol sa alpabeto!

Paraan 2 ng 2: Mga Dokumento sa Pag-index

1 Gumamit ng mga label na may mga titik ng alpabeto. Ang pag-index (sa madaling salita, pag-sign) ng mga dokumento ay ang batayan ng mga pangunahing kaalaman sa pag-aayos ng mga dokumento. Nasa yugto na ito na ililipat ang mga dokumento sa mga naaangkop na seksyon at seksyon ng iyong katalogo. Sa totoo lang, ang mga pangalan ng mga seksyon ay ginagamit upang ilarawan ang kanilang mga nilalaman, at pagkatapos ang pangalan ng seksyon ay nagiging pangalan din ng dokumento. Ayusin ang mga seksyon ayon sa alpabeto gamit ang mga tip sa ibaba.
2 Ang mga tamang pangalan ay maaaring ma-index sa sumusunod na pagkakasunud-sunod: apelyido, pagkatapos ang unang pangalan, pagkatapos ay patronymic o gitnang pangalan. Maaaring balewalain ang bantas.
- Kung ginamit ang mga unlapi, pagsamahin ang unlapi sa bahagi ng pangalan na nauuna at ilagay ito muna. Hindi kailangan ng bantas.
- Ang mga hyphen ay maaaring balewalain, at ang mga bahagi ng pangalan bago at pagkatapos ng gitling ay dapat na ilagay muna.
- Ang mga pagdadaglat at salitang may liham ay na-index ayon sa mga ito. Ang mga inisyal ay nahahati sa magkakahiwalay na mga bahagi.
- Ang mga posisyon at nominal na panlapi ay huling nakalista, na may posisyon na ipinahiwatig muna, pagkatapos ay ang panlapi.
3 Ang mga dokumento na nauugnay sa mga organisasyon ay maaaring ayusin ayon sa pangalan ng mga negosyong ito. Sa kasong ito, ang bawat salita ng pangalan ng samahan ay itinuturing na isang hiwalay na elemento. Ang accounting ay nasa parehong pagkakasunud-sunod kung saan ang mga salita ay ipinakita sa pamagat.
- Ang mga pagdadaglat at salitang may liham ay na-index ayon sa mga ito. Sa kasong ito, ang mga titik ay dapat na ihiwalay ng mga puwang at isinasaalang-alang bilang magkakahiwalay na mga elemento mula sa bawat isa.
- Ang mga bantas na bantas sa kasong ito ay tinanggal, ang mga salita bago at pagkatapos ng mga bantas na marka ay ipinahiwatig sa unang elemento.
- Ang mga numero at numero ay nakasulat sa format ng liham at na-index na katulad ng kung sila ay orihinal na mga salita. Ang mga marka ng bantas ay muling tinanggal. Ang mga dokumento, ang pangalan nito ay nagsisimula sa mga Roman na numero, ay matatagpuan nang mas maaga kaysa sa mga katulad, na ang pangalan ay nagsisimula sa mga numerong Arabe, habang ang mga numero ay ipinahiwatig mula sa pinakamaliit hanggang sa pinakamalaki. Pagkatapos mo lamang mailagay ang mga dokumento na nagsisimula sa mga salita.
- Ang lahat ng mga character ay nakasulat sa mga salita, ang lahat ng mga numero na direktang nauugnay sa isang character ay dapat na tinukoy sa unang elemento.
4 Ang mga pangalan ng mga samahan ng gobyerno ay na-index sa bansa at rehiyon ng hurisdiksyon ng isang partikular na samahan sa una. Ang pangalan ng samahan ay ipinahiwatig sa susunod na elemento, at ang mga salitang "pamamahala", "bureau", "kinatawan" at katulad ay ipinahiwatig sa pinakadulo.
5 Sa kaganapan na ang mga pangalan ay pareho, gamitin ang address para sa mga dokumento sa pag-catalog. Gamitin ang sumusunod na order: pangalan> rehiyon> lungsod> pangalan ng kalye> numero ng bahay.

Mga Tip

Palaging ibalik ang iyong mga dokumento kung saan mo ito kinuha.
Kapag ang pag-index, mahalagang una sa lahat na sundin ang mga karaniwang pamantayan, at pagkatapos lamang - sa mga corporate.
Bumuo ng isang sistema upang ipahiwatig kung kailan at kanino natanggap ang dokumento.