Nilalaman

• Upang humakbang
• Bahagi 1 ng 2: Pagsulat ng isang agenda
• Lumikha ng isang agenda mula sa simula
• Paggamit ng isang template ng kalendaryo
• Bahagi 2 ng 2: Pinakamahusay na kasanayan para sa paggamit ng isang kalendaryo
• Mga Tip

Ang isang maayos na pagpupulong ay nangangailangan ng isang maayos na nakasulat na agenda. Huwag hayaan ang iyong pagpupulong na maging nakakapagod at mabisa tulad ng maraming mga pagpupulong na tila. Sa pamamagitan ng pagsunod sa isang detalyadong pa nababaluktot na agenda, mapapanatili mo ang iyong pagpupulong na naka-streamline at nakatuon upang makamit mo ang lahat ng iyong mga layunin sa pulong sa pinakamaikling panahon. Kung nais mong magsulat ng iyong sariling kalendaryo, gumamit ng isang template, o sulitin ang isang kalendaryo na mayroon ka na, tingnan ang Hakbang 1 sa ibaba upang makapagsimula!

Upang humakbang

Bahagi 1 ng 2: Pagsulat ng isang agenda

Lumikha ng isang agenda mula sa simula

1. Magsimula sa pamamagitan ng pagbibigay ng isang pamagat sa iyong kalendaryo. Mula sa pinakamasasarap na panitikan hanggang sa pinatuyong spreadsheet, halos lahat ng mahalagang dokumento ay nangangailangan ng isang pamagat, at ang mga agenda sa pagpupulong ay walang kataliwasan. Dapat sabihin sa iyong pamagat sa mambabasa ang dalawang bagay: Una, na nagbabasa siya ng isang agenda, at pangalawa, ang paksang pinag-uusapan ng pagpupulong. Kapag nakapagpasya ka na, ilagay ang iyong pamagat sa tuktok ng iyong blangko na dokumento. Ang pamagat ay hindi dapat maging mabulaklak o kumplikado - sa isang konteksto ng negosyo, ang simple at direktang mga pamagat ay karaniwang pinakamahusay.
   • Labanan ang pagnanasa na gumamit ng magkahiwalay o malalaking mga font para sa iyong pamagat. Sa karamihan ng mga kaso, gugustuhin mong gumamit ng isang simple, marangal na font tulad ng Times New Roman o Calibri, at gawin ang iyong pamagat ng parehong laki tulad ng natitirang mga titik sa dokumento (o medyo mas malaki lamang). Tandaan, ang layunin ng iyong pamagat ay upang ipaalam sa mga mambabasa kung ano ang kanilang tinitingnan, hindi kinakailangang aliwin o makaabala sila.
2. Idagdag "Sino po’, ’totoo"at"kailan?"data sa header. Matapos ang pamagat, ang mga agenda ng pagpupulong ay karaniwang may isang header na maaaring mag-iba sa detalye depende sa kung pormal ang iyong lugar ng trabaho. Ang header na ito ay karaniwang tungkol sa isang linya sa ibaba ng pamagat. Kadalasan, sa header, inililista mo nang madaling panahon ang tunay na impormasyon tungkol sa pagpupulong na walang kinalaman sa paksang tinatalakay. Ito ay upang ang mga taong hindi naroroon ay malalaman kung kailan at saan ito naganap, at kung sino ang naroroon. Nasa ibaba ang ilang mga bagay na maaari mong idagdag; anuman ang napili mong data, siguraduhing malinaw mong nakikilala ang bawat piraso ng impormasyon (ginagawang maayos dito ang teksto ng label na naka-bold):
   • Petsa at oras. Maaari itong mapagsama-sama o sa kanilang sariling magkakahiwalay na mga seksyon.
   • Lokasyon Kung ang iyong negosyo ay may maraming lokasyon, maaari mong isulat ang address, ngunit kung may isang lokasyon lamang, maaari mong pangalanan ang silid na pinagtagpo mo (hal., Silid ng Pagpupulong # 3).
   • Mga dadalo. Ang mga pamagat ng trabaho ay karaniwang opsyonal ngunit hindi kinakailangan.
   • Mga espesyal na taong dumadalo. Maaari itong maging mga espesyal na panauhin, tagapagsalita, o lider ng kumperensya.
3. Sumulat ng isang maikling pahayag na may mga layunin. Ang mga pagpupulong na walang malinaw na tinukoy na layunin ay may panganib na sayangin ang mahalagang oras habang nagpasya ang mga dumalo kung ano ang pag-uusapan. Laktawan ang isang linya pagkatapos ng iyong header at gumamit ng naka-bold o may salungguhit na teksto upang italaga ang iyong seksyon ng mga layunin na may pamagat tulad ng "Layunin" o "Layunin" na sinusundan ng isang colon o isang bagong linya. Pagkatapos ay inilalarawan mo, sa ilang mga maigsi at matalas na pangungusap, ang mga puntong tatalakayin para sa pagpupulong. Gawin itong iyong layunin na magsulat tungkol sa 1-4 na mga pangungusap dito.
   • Halimbawa, kung nais naming magsulat ng isang pahayag ng mga layunin para sa isang pagpupulong sa badyet, maaari naming gamitin ang mga ito: "Layunin: Ilista ang mga pangunahing target ng badyet para sa taong pampinansyal 2014-2015 at talakayin ang mga pangmatagalang hakbang sa pagtitipid sa gastos. Bilang karagdagan, ipapakita ng R&D Director Marcus Feldman ang mga resulta ng isang kamakailang survey sa kumpetisyon. "
   • Kung nakasulat ka na sa isang pang-agham na konteksto, isipin ang pahayag ng mga layunin bilang buod ng pagpupulong. Karaniwang sinasabi mo, sa malawak, kung ano ang kailangang pag-usapan sa pagpupulong, nang hindi na detalyado.
4. Sumulat ng iskedyul para sa pangunahing mga punto ng pagpupulong. Ang mga iskedyul ay nakakatulong na labanan ang ugali para sa mga pagpupulong ng negosyo na magpatuloy sa napakatagal. Laktawan ang isang linya pagkatapos ng iyong pahayag ng mga layunin, bigyan ang iyong iskedyul ng isang naka-bold o may salungguhit na pamagat, at simulang lumikha ng mga oras (upang tumugma sa mga pangunahing punto ng talakayan) sa iyong iskedyul. Upang mapanatili itong madaling basahin, bigyan ang bawat tagal ng panahon ng sarili nitong linya.
   • Ipahiwatig ang bawat tagal ng panahon kasama ng alinman din ang nakaplanong oras ng pagsisimula at pagtatapos, o ang dami ng oras na nais mong gawin ng bawat bahagi. Pumili ng isang system o sa iba pa at maging pare-pareho - ang paghalo ng mga bagay ay mukhang hindi propesyonal.
   • Sa madaling salita, nais mong markahan ang bawat tagal ng oras ng alinman sa oras ng pagsisimula at pagtatapos para sa paksang iyon ng pag-uusap, o isulat lamang kung gaano mo ito katagal magtatagal. Halimbawa, ang isang halimbawa ng linya ay maaaring "14:00 - 14:05: Panimula at pagtatanghal " o ’5 min: Mga Panimula at Presensya. ”Gayunpaman, dapat mong iwasan ang paglipat sa pagitan ng dalawang mga system.
5. Itakda ang oras sa iskedyul para sa anumang mga espesyal na panauhin. Kung ang mga panauhin ay pupunta sa iyong pagpupulong upang talakayin ang mga mahahalagang paksa, gugustuhin mong maglaan ng oras sa pulong para sa mga taong ito. Bigyan ang bawat panauhin ng kanilang sariling time slot, kahit na mayroon silang higit sa isang paksa ng pag-uusap. Sa ganitong paraan ang bawat isa ay maaaring ayusin ang kanyang sariling mga paksa ayon sa ninanais.
   • Upang maiwasan ang nakakahiyang mga isyu sa pag-iiskedyul, makipag-ugnay nang maaga sa mga bisita upang malaman kung gaano karaming oras ang kailangan ng bawat isa sa kanilang paksang pag-uusap.
6. Mag-iwan ng labis na oras sa pagtatapos ng pagpupulong para sa anumang iba pang negosyo. Sa oras na ito, ang mga tao ay maaaring humiling ng mga paliwanag tungkol sa nakalilito na mga paksa ng pag-uusap, ipahayag ang kanilang sariling mga opinyon, magmungkahi ng mga paksa para sa mga pagpupulong sa hinaharap, at gumawa ng iba pang mga puna. Maaari mong gawing malinaw ang survey na ito sa pamamagitan ng pagsasama nito bilang huling item sa iyong iskedyul, o maaari mo itong ilabas pagkatapos ng huling punto ng pagpupulong.
   • Kung naabot mo ang pagtatapos ng iyong pagpupulong at walang sinuman ang mayroong mga karagdagang katanungan o komento, maaari mong palaging tapusin ang pulong nang maaga. Marami sa iyong mga dumalo ay malamang na magpasalamat sa iyo para dito!
7. Maaari ka ring magbigay ng isang pangkalahatang ideya ng mga paksa ng pag-uusap. Karaniwan, ang iskedyul ay bahagi ng leon sa agenda ng pagpupulong - ang bahaging hinahanap ng mga tao upang gabayan ang talakayan. Gayunpaman, habang hindi kinakailangan na ilagay sa labis na pagsisikap na ito, ang pagbibigay ng dagdag na pangkalahatang ideya ng mga pangunahing punto ay maaaring maging kapaki-pakinabang sa mga nakakagambala na mga dadalo. Ang isang balangkas ay nagpapaalala sa mga dadalo ng pag-aayos ng mga ideya na ipinakita sa pagpupulong at tumutulong sa mga nahihirapang makasabay sa bawat paksang nabanggit. Nasa ibaba ang isang halimbawa ng uri ng buod na malamang na nais mong gamitin:

   • I. Mataas na priyoridad na item sa badyet

     • A. Badyet sa paglalakbay ng empleyado

       B. Mga rate ng mga nagbebenta

       • ako Pakikipag-ayos sa isang mas mahusay na deal?

       C. Mga gastos sa lobbying

     II. Mga hakbang upang mapabuti ang paglilipat ng tungkulin

     • A. Mga Kahaliling Kasunduan sa Serbisyo

       • ako Ipakita ang mga pagpipilian sa mga customer

         ii. Kumuha ng puna

       B. Reinvestment sa mobile na teknolohiya

     ...at iba pa.

8. Suriin ang kalendaryo para sa mga error bago ilabas ang mga ito. Dahil ang ilang mga dumalo ay maaaring umasa nang husto sa agenda ng pagpupulong, napakahusay na ideya na suriin ito para sa mga error bago maabot ito. Ang paggawa nito ay hindi lamang isang pabor sa mga dumalo - positibo rin itong sumasalamin sa iyong pansin sa detalye at sa halagang mayroon ka para sa iyong posisyon.
   • Bukod dito, makakatulong sa iyo ang pag-check na walang mga error sa iyong talaarawan oras at iligtas ka mukha Ang paggugol ng oras sa pagpapaliwanag ng isang agenda na puno ng mga pagkakamali ay maaaring malito ang iyong pagpupulong at nakakahiya sa iyo, lalo na kung ang mga mahahalagang tao ay naroroon.

Paggamit ng isang template ng kalendaryo

1. Gumamit ng isang template na kasama sa iyong word processor. Maraming mga programa sa pagpoproseso ng salita, tulad ng Microsoft Office, Mga Pahina para sa Mac, at iba pa, ay may mga karaniwang template para sa lahat ng uri ng personal at propesyonal na mga dokumento, kabilang ang mga agenda ng pagpupulong. Sa mga template na ito maaari kang lumikha ng isang propesyonal na naghahanap ng dokumento na nakakagulat na mabilis at madali. Kadalasan ang mga uri ng template na ito ay nakaayos sa mga lohikal na seksyon na may isang kaaya-ayang layout - i-type lamang ang nauugnay na data sa mga kaukulang puwang at magaling ka nang pumunta!
   • Habang ang bawat word processor ay bahagyang naiiba, ang karamihan sa pagpipiliang template ay hahayaan kang mag-navigate sa mga template mula sa menu bar sa tuktok ng window ng programa.
   • Kung ang iyong word processor ay maaaring gumamit ng mga template, ngunit walang naaangkop na mga template ng agenda sa pagpupulong, maaari kang mag-download ng isa mula sa website ng gumagawa ng programa. Ang mga template para sa Microsoft Word, halimbawa, ay magagamit sa office.microsoft.com, habang ang mga template para sa Mga Pahina para sa Mac ay matatagpuan sa Apple App store.
2. Maaari ka ring mag-download ng isang template mula sa isang panlabas na mapagkukunan. Kung ang iyong word processor ay hindi kasama ng mga template ng kalendaryo bilang default at hindi mo makuha ang mga ito sa opisyal na site, huwag magalala - maraming mga libreng template na magagamit online. Ang isang simpleng paghahanap sa iyong ginustong search engine para, sabihin, ang "template ng agenda ng pulong" ay magbibigay sa iyo ng dose-dosenang mga kaugnay na resulta. Gayunpaman, dahil hindi lahat ng mga resulta ay nagmula sa opisyal, mapagkakatiwalaang mga mapagkukunan, mahalagang gumawa ng pagkakaiba kapag pumipili kung aling mga template ang gagamitin. Nasa ibaba ang ilang mga panlabas na site na maaaring gusto mong bisitahin:
   • I-save ang Mga Template ng Word - Nag-aalok ang propesyonal na site na ito ng maraming mga template ng kalidad para sa Microsoft Word.
   • Mga Word Template Online - Isa pang mahusay na mapagkukunan para sa mga template ng Word. Gayunpaman, ang pahinang ito ay nag-aalok lamang ng ilang mga pagpipilian.
   • iWorkCommunity - isang magandang template ng kalendaryo para sa Mga Pahina. Gayunpaman, ang template na ito ay para sa mas lumang mga bersyon ng Mga Pahina (bago ang 2009).
   • Ang App Store ay mayroon ding tone-toneladang mga template para sa Mga Pahina. Sa kasamaang palad, hindi lahat ng mga ito ay magagamit nang libre.
3. Punan ang mga patlang sa iyong template. Kapag nakakita ka ng angkop na template sa iyong word processor, o na-download ang isa na gusto mo, ang kailangan mo lang gawin ay punan ang template ng kinakailangang impormasyon. Karamihan sa mga template ay may malinaw na minarkahang mga lugar para sa iyo upang mai-type sa mga pangalan, oras, paksa ng pag-uusap, pamagat ng seksyon, at iba pa. Punan ang lahat ng nauugnay na mga patlang upang makumpleto ang iyong agenda, at suriin ang iyong trabaho para sa mga error pagkatapos. Kung gaano kapaki-pakinabang ang mga template ng kalendaryo, hindi ka nila protektahan mula sa mga spelling, grammar, at factual error.
   • Huwag iwanang walang laman ang anumang mga patlang. Walang mukhang mas amateurish kaysa, halimbawa, isang linya sa isang iskedyul na nagsasabi lamang ng "Mag-type Dito". Kung sa ilang kadahilanan ay may mga bahagi ng template na hindi mo nais na punan, tanggalin ang mga ito sa halip na iwan silang walang laman.
4. Gumawa ng mga menor de edad na pagbabago upang maiakma ang iyong kalendaryo sa iyong mga pangangailangan. Ang mga template ng agenda ng pulong ay maaaring maging napaka kapaki-pakinabang, ngunit walang dahilan kung bakit dapat kang manatili sa default na istilo ng kalendaryo at layout. Huwag mag-atubiling gumawa ng mga pagbabago sa nilalaman at istilo ng template ayon sa nakikita mong angkop upang matiyak na natutugunan ng iyong kalendaryo ang mga pamantayan na itinakda ng iyong kumpanya para sa iyo at naitakda mo para sa pagpupulong.
   • Halimbawa, kung sa palagay mo ang isang partikular na template ay mukhang napakahusay, ngunit ang header nito ay napakahaba na nakakagambala, huwag mag-atubiling tanggalin ang anumang hindi kinakailangang mga seksyon ng header na nakikita mong akma, hangga't ginagawa mo ito sa isang paraan na ang layout ng dokumento ay hindi nasira, o ang agenda ay mukhang pangit.

Bahagi 2 ng 2: Pinakamahusay na kasanayan para sa paggamit ng isang kalendaryo

1. Piliin muna ang pinakamahalagang mga paksa. Kapag nag-iiskedyul ng mga pagpupulong, karaniwang mahusay na patakaran na ilagay ang pinakamahalagang paksa sa harap ng iskedyul. Sa pamamagitan nito nakamit mo ang dalawang bagay. Una, pinapayagan ang bawat isa na talakayin ang mga mahahalagang paksang ito kapag malapit na sila at hindi pa napapagod sa pagsisimula ng pagpupulong. Pangalawa, kung sakaling ang pagtatapos ng pagpupulong ay maaga o ang ilang mga dadalo ay kailangang umalis bago magtapos, tinitiyak nito na napag-usapan na ang mga mahahalagang paksa.
   • Ang mga pagpupulong ay hindi laging napupunta sa plano. Kung ang maliliit, hindi importanteng mga paksa ay nahuhulog sa pagtatapos ng isang pagpupulong, maaari mong malutas ang mga ito sa iyong sarili o mag-iskedyul ng ibang pagpupulong sa paglaon. Gayunpaman, kung hindi mo magawang masakop ang mga pangunahing paksa ng pag-uusap, nabigo ang iyong pagpupulong upang makamit ang bahagi ng layunin, na maaaring kapwa nakakabigo at nakakahiya para sa iyo. Pinipigilan ang paglalagay ng pinakamahalagang mga paksa sa tuktok ng iyong iskedyul karamihan itong problema.
2. Manatili sa iyong iskedyul ng kalendaryo, ngunit maging may kakayahang umangkop. Kapag nagpaplano at nagsasagawa ng isang pagpupulong, ang isa sa pinakamalaking panganib ay mas matagal kaysa sa nakaplano. Karaniwang mayroon ang mga empleyado ayaw mga pagpupulong na masyadong mahaba, at tama, dahil maaari silang maging hindi kapani-paniwalang pagbubutas at pigilan ang mga tao na gumawa ng tunay na trabaho sa halip. Upang mapanatili ang iskedyul ng iyong pagpupulong, pagmasdan ang oras, at kung may pagkakataon ka, magalang na magpatuloy sa pagsasabi ng tulad ng, "Kailangan talaga nating magpatuloy sa susunod na paksa kung nais nating makaalis dito sa tamang oras. "
   • Gayunpaman, ang mga pagpupulong ay madalas na hindi sumunod sa plano, kaya dapat kang maging handa na magbayad kung ang anumang bahagi ng iyong pagpupulong ay mas matagal kaysa sa gusto mo. Maging may kakayahang umangkop sa pagtalakay hangga't maaari sa limitadong oras na mayroon ka para sa iyong pagpupulong. Halimbawa, kung ang bahagi ng iyong pagpupulong ay huli na, maaari mong i-trim ang talakayan para sa iba pang mga bahagi ng iyong pagpupulong, o alisin ang lubos na hindi mahalagang mga bahagi ng pagpupulong upang matiyak na magtatapos ito sa oras.
3. Simulang isulat nang mabuti ang iyong agenda bago ang pagpupulong. Habang ang mga kalendaryo ay hindi kinakailangan na kasinghalaga ng iba pang mga uri ng mga dokumento sa negosyo (tulad ng mga ulat, mga spreadsheet ng data, mga slide ng pagtatanghal, atbp.), Nais mo pa ring maging propesyonal at makinis ang iyong kalendaryo, lalo na kung ibabahagi mo ito sa iyong mga kasamahan sa panahon ng pagpupulong. Upang matiyak na mayroon kang sapat na oras upang makabuo ng isang de-kalidad na dokumento, simulang isulat ang iyong talaarawan nang maaga hangga't maaari.
   • Ang pagsisimula ng maaga ay nagbibigay sa iyo ng kalamangan na makakuha ng puna sa iyong agenda sa pagpupulong. Ang pagbabahagi ng isang paunang bersyon ng iyong kalendaryo sa mga kasamahan o superbisor, at humihingi ng kanilang input, ay makakatulong sa iyo na ayusin ang mga pagkukulang at magdagdag ng mga nawawalang detalye na wala doon. Kung maghintay ka hanggang sa huling segundo upang isulat ang iyong kalendaryo, maaaring wala kang oras upang hilingin para sa feedback na ito.
   • Habang maaari kang makawala sa mga agenda sa pagsusulat para sa regular na pang-araw-araw na pagpupulong isang araw bago ang pagpupulong, maaaring tumagal ng ilang linggo upang maghanda para sa mahalagang pagpupulong.
4. Ibahagi ang agenda sa mga dadalo sa pagpupulong. Upang matiyak na ang lahat ay pupunta sa pagpupulong na may buong kaalaman sa paksang tatalakayin, gugustuhin mong ibahagi ang agenda sa lahat nang maaga. Nakasalalay sa kultura ng korporasyon kung saan ka nagtatrabaho, maaaring mangahulugan ito ng pag-print ng maraming mga kopya at pamimigay sa kanila nang personal, o simpleng pag-email sa kalendaryo bilang isang kalakip. Gayunpaman ipinamamahagi mo ang iyong kalendaryo, siguraduhin na wala itong mga teknikal na error bago ipadala ito.
   • Depende sa kahalagahan ng pagpupulong, marahil nais mong bigyan ang mga dadalo ng agenda kahit isang o dalawa oras bago ang pagpupulong. Para sa malalaki, mahahalagang pagpupulong, maaaring kailanganin na magpadala ng agenda sa isang araw o higit pa nang maaga.
   • Dahil ang mga tao ay madalas na abala o nakakalimot, isang mahusay na ideya na magdala ng ilang labis na mga kopya ng agenda sa pagpupulong kung sakaling may nakakalimutan sa kanila.

Mga Tip

• Kung ang isang tao ay hindi makadalo sa pagpupulong, isaalang-alang ang paglikha ng isang seksyong "Inihayag na Wala" sa tuktok ng agenda, o mag-iwan ng puwang para dito at ibigay lamang ito sa pagpupulong.
• Isang mahusay na mapagkukunan para sa isa mabunga ang pulong ay gumagamit ng "DARV": Mga Layunin, Agenda, Papel at Responsibilidad. Una sa lahat, ang iyong pagpupulong ay dapat magkaroon ng isa layunin upang magkaroon Kung nagsasagawa ka lamang ng pagpupulong upang magbigay ng impormasyon, huwag sayangin ang oras ng mga tao sa isang pagpupulong. Magpadala sa kanila ng isang newsletter. Ang layunin ay dapat magkaroon ng isang aktibong sangkap at kung maaari isang produkto upang maipakita: "Itakda ang mga quarterly na layunin para sa koponan". Ang agenda ay isang listahan ng mga paksa na iyong tatalakayin upang makamit ang layuning iyon, na may isang limitasyon sa oras upang mapanatili kang nasa track. Halimbawa, "1. Suriin ang katayuan ng mga layunin ng huling quarter (15 minuto), 2. Anumang iba pang mga mungkahi sa negosyo para sa mga layunin (20 minuto), 3. Piliin ang nangungunang 5 mga layunin (10 minuto), atbp." Para sa Mga Tungkulin at Responsibilidad, matutukoy mo kung sino ang namumuno sa pagpupulong, sino ang kumukuha ng mga tala, at kung sino ang nagtatalaga ng mga item ng pagkilos na resulta sa pagpupulong.
• Kung ang iyong kumpanya ay may isang espesyal na form para sa mga kalendaryo, gamitin ang form na ito bilang isang template. Para sa ilang mga lugar, mahalaga ang pagdikit sa formula.
• Nakasalalay sa kung ano ang gusto ng iyong mga kasamahan, maaaring maging kapaki-pakinabang na magkaroon ng isang deadline para sa mga tao na magmungkahi ng mga ideya para sa agenda. Sabihin ang isang pagsasara ng petsa at oras at manatili dito. Gumawa ng puwang para sa mga karagdagan kung saan pinapabuti nila ang kalendaryo, o kapag pinapalitan ng mga kaganapan ang iyong orihinal na kalendaryo.