Magpadala ng isang email sa isang serbisyo sa customer

Video.: PAANO MAG PADALA NG MGA DOKUMENTO SA EMAIL (GMAIL) |PINOYTUTORIAL

Nilalaman

Upang humakbang
Bahagi 1 ng 3: Pagtingin sa website
Bahagi 2 ng 3: Isulat ang email
Bahagi 3 ng 3: Manatiling magalang
Mga babala

Nahihirapan ang ilang tao na magpadala ng isang email sa departamento ng serbisyo sa customer ng isang kumpanya. Paano mo mabubuo ang gayong sulat sa anyo ng isang e-mail, kung talagang inilalagay ito sa papel sa nakaraan? Anong mga uri o protokol ang nalalapat kapag nagtanong ka sa isang serbisyo sa customer? Habang nag-iiba ito sa industriya, rehiyon, at kultura, mayroong ilang mga pangkalahatang alituntunin upang matiyak na ang iyong email ay matatanggap nang maayos ng serbisyo sa customer.

Upang humakbang

Bahagi 1 ng 3: Pagtingin sa website

Hanapin ang sagot. Bago magsulat ng isang email sa koponan sa serbisyo sa customer ng isang kumpanya, tiyaking ang sagot ay hindi lamang sa website. Maraming mga kumpanya ang nag-post ng mga kasagutan sa mga madalas itanong sa isang espesyal na pahina ng kanilang website, karaniwang nasa ilalim ng heading na "FAQ" o "Mga Madalas Itanong".
- Karaniwan mong mahahanap ang mga pahinang ito sa pamamagitan ng pag-scroll hanggang sa ilalim ng pahina at pagkatapos ay pag-click sa "Makipag-ugnay" o "Serbisyo sa Customer".
Hanapin ang pahina ng "Serbisyo sa Customer". Kung hindi ka nakakakita ng isang link sa ilalim ng website, maaari mong makita ang minsan ang pahina sa pamamagitan ng pag-type ng salita sa search box. Karaniwan kang makakakita ng isang patlang na may magnifying glass na icon sa kanang sulok sa itaas ng home page. Mag-type sa mga term na tulad ng "serbisyo sa customer" o "contact" at pagkatapos ay pindutin ang enter.
- Karaniwang may kasamang isang form sa email ang pahinang "Makipag-ugnay" kung saan maaaring magsulat ang mga customer ng mga reklamo o komento.
  - Suriin ang pahinang ito upang makita kung makakatanggap ka ng isang kopya ng ipinadalang mensahe; kung hindi, maghanap sa website ng isang email address na maaari mong maabot mula sa iyong personal na email account upang magkaroon ka ng katibayan ng pagsusulatan.
Gamitin ang box para sa paghahanap. Maghanap para sa paksang nais mong tanungin tungkol sa parehong window na ginamit mo upang mahanap ang email address ng serbisyo sa customer. Kung hahanapin mo ang paksa o tanong sa ganitong paraan, maaari mong makita ang sagot nang hindi na kailangang magpadala ng isang email.
- Mahalaga rin ito kung nais mong lumitaw na matalino kapag nagpadala ka ng email. Kung magtanong ka ng isang bagay kung ang sagot ay malinaw na nakasaad sa website, maaari nilang isipin sa serbisyo sa customer na hinihingi mo at tamad, at samakatuwid ay hindi kapaki-pakinabang.
- Tingnan din ang mga madalas itanong (FAQ). Kadalasan ang katanungang nais mong tanungin ay kasama na sa mga madalas itanong. Iyon ang dahilan kung bakit ang karamihan sa mga website ay mayroon ding tulad ng isang pahina, upang mapanatili ang mga e-mail sa serbisyo sa customer sa isang minimum.
Suriin ang mga patakaran ng kumpanya. Kung hindi mo mahahanap ang sagot sa iyong katanungan sa pamamagitan ng box para sa paghahanap o mga FAQ, maaari ka pa ring maghanap sa pahinang "Tungkol sa amin" o sa patakaran sa pagbabalik. Mag-scroll muli sa ilalim ng website at tingnan kung aling mga link ang naroroon. Maghanap ng isang link na maaaring maglaman ng sagot sa iyong katanungan: tungkol sa amin, pag-order at paghahatid, pagbabalik, warranty at pagkumpuni, at iba pa.
- Kahit na hindi mo mahanap ang sagot sa mga link na ito, maaari pa ring maging kapaki-pakinabang upang tingnan ang mga pahina upang makahanap ka ng karagdagang impormasyon tungkol sa gagamitin ng kumpanya sa iyong email.

Bahagi 2 ng 3: Isulat ang email

Tukuyin kung ito ay isang reklamo o isang papuri. Hindi lahat ng mga mensahe sa serbisyo sa customer ay dapat na mga reklamo o katanungan. Siguro nais mong pasalamatan sila sa magandang serbisyo. Malugod na tinatanggap din ang mga positibong email, pati na rin ang mga email na may mga katanungan.
- Ito ay isang katotohanan na minsan ay mas mabilis at mas direktang mag-ulat ng isang reklamo sa pamamagitan ng telepono. Mas gumagana ang email para sa pagpapahayag ng iyong pasasalamat o pagtatanong ng isang katanungan na hindi nangangailangan ng agarang sagot, ngunit kung nais mong malutas kaagad ang isyu, tumawag.
Sumulat ng isang malinaw na paksa. Tiyaking ang paksa ng email ay malinaw at makabuluhan. Nais mong makita muna ng kinatawan ng serbisyo sa customer ang iyong email, upang mas mabilis kang makakuha ng tugon. Panatilihing maikli ang paksa, tiyaking binubuod nito ang iyong e-mail nang maikli at nararamdaman ng empleyado na pinilit na buksan nang mabilis ang e-mail.
- Halimbawa: "Dog ate warranty card - kailangan kapalit"
Magsimula sa isang pagbati. Kapag naisip mo ang isang magandang paksa, ang susunod na hakbang ay batiin ang kinatawan ng serbisyo sa customer. Huwag ka munang magsimula sa iyong problema. Masarap mong binabati ang isang tao sa telepono, hindi ba? Maaari itong maging isang simpleng bagay tulad ng "Pinakamahusay na Serbisyo sa Customer".
- Subukang maghanap ng isang pangalan upang idagdag sa iyong pagbati. Sa mas maliit na mga kumpanya, ang mga pangalan ng mga kinatawan ng serbisyo sa customer ay minsan nakalista sa website, kaya't ang paggamit sa mga ito ay gagawing mas personal ang iyong mensahe, ginagawang mas kaaya-aya itong makatrabaho.
- Maaari mong wakasan ang pagbati sa isang kuwit o colon. Minamahal na serbisyo sa customer, o Pinakamahusay na Serbisyo sa Customer:
Manatili sa karaniwang mga pamamaraan ng pagsulat. Kunin ang respeto ng empleyado sa pamamagitan ng paggamit ng karaniwang mga pamamaraan sa pagsulat. Huwag i-type ang lahat sa mga malalaking titik, at huwag gumamit ng labis na malaki o makapal na mga font. Gumamit ng normal na bantas, spelling, at malalaking titik. Pagkatapos ang iyong e-mail ay seryosohin.
Sumulat sa isang magalang na tono. Sumulat ng magalang, kahit na gumawa ka ng isang reklamo o nais mong ipahayag ang iyong pagkabigo. Pagkatapos ay hahalagahan ka nang higit pa bilang isang customer at marahil ay tratuhin ka rin nang mas magalang.
Sabihin mo kung sino ka Ipakilala ang iyong sarili pagkatapos ng pagbati. Isulat ang iyong pangalan at ipaliwanag kung anong uri ka ng customer, at kung umorder ka ng isang bagay sa kauna-unahang pagkakataon o isang bumabalik na customer. Sa parehong kaso, gugustuhin ng empleyado na panatilihin kang isang customer. Isama ang iyong lokasyon sa pangheograpiya kung nauugnay.
Maging tiyak. Gumamit ng partikular na wika sa iyong email. Iwasan ang mga pangkalahatang termino tulad ng "aking produkto". Sa halip, ilarawan nang detalyado kung anong produkto o serbisyo ang nasasangkot at kung bakit ka nag-email tungkol dito. Ilarawan ang lahat ng nauugnay na mga kaganapan upang malaman ng empleyado nang eksakto kung ano ang problema. Kung agad mong inilagay ang impormasyong ito sa unang e-mail, maiiwasan mo ang isang mahabang palitan ng e-mail.
- Gamitin ang URL sa produkto kung mayroon ka, upang makita agad ng empleyado kung ano ito.
- Ilagay din ang iyong numero ng order sa e-mail, dahil ang karamihan sa mga empleyado ay tatanungin ka pa rin. Ang numero ng order na ito ay tumutukoy sa kung paano ang order sa kanilang system.
Magtanong nang malinaw. Maging malinaw sa iyong email. Huwag talunin ang paligid ng palumpong. Kapag binati mo ang empleyado at ipinakilala ang iyong sarili, magsimula ng isang bagong seksyon na nagpapaliwanag kung ano ang nangyayari, sa parehong tukoy na wika na nabanggit sa nakaraang hakbang.
- Agad na magtanong para sa gusto mong bayad. Maaaring hindi ka maglakas-loob na magtanong, ngunit isantabi ang iyong pagkamahiyain sa iyong email. Kung nais mo ang isang bagay kapalit ng isang sira na produkto, sabihin mo.
Sumulat ng maikling talata. Tiyaking maikli ang iyong mga talata. Ang isang talata ng isa, dalawa o isang maximum na tatlong pangungusap ay mas madaling basahin. Samakatuwid ang empleyado ay maaaring mas mabilis na i-scan ang e-mail upang makita kung mayroon siyang priyoridad, at kung nakasulat ka ng isang malaking bloke ng teksto, ang iyong mensahe ay maaaring mailagay sa ilalim ng stack dahil hindi niya agad naintindihan kung ano ang ibig mong sabihin .
Tapusin sa isang simpleng lagda. Tapusin ang email sa pamamagitan ng isang pangwakas na pangungusap na nagbubuod ng iyong kahilingan o papuri, na sinusundan ng isang pagbati. Maaari kang magtapos sa "Mga pagbati," ngunit maaari mo ring mailagay kaagad ang iyong pangalan o lagda ng e-mail. Maaari mo ring ipakita na nais mo ng isang mabilis na tugon sa pamamagitan ng pagsasabi ng: "Naghihintay ng iyong sagot", o kung anupaman sa epektong iyon.
- Ang isang lagda sa email ay isang maikling bloke ng teksto na naglalaman ng iyong pangalan, trabaho at impormasyon sa pakikipag-ugnay. Maaari kang lumikha ng isang lagda ng e-mail sa mga setting ng iyong e-mail account, upang palaging awtomatiko itong lilitaw sa ilalim ng isang bagong mensahe.
Huwag pa magpadala ng anumang mga kalakip. Huwag magpadala ng mga kalakip na may unang mensahe pa. Maraming mga website ang may mga filter ng spam na namimingwit ng mga email na may mga kalakip, inilalagay ang iyong mensahe sa basurahan bago ito mabasa.
- Dapat syempre kang magdagdag ng isang kalakip sa isang takip na sulat kapag hiniling sa iyo na idagdag ang iyong resume bilang isang dokumento sa Word.
- Huwag kailanman isama ang mga username, password o impormasyon sa credit card.
Basahin muli ang iyong mensahe bago ipadala ito. Kung handa na ang iyong email, huwag pindutin ang "magpadala" ng masigasig din. Dapat mong basahin muli ang email muna upang matiyak na walang mga typo o error sa pagbaybay na makakaalis sa iyong mensahe. Kahit na isinulat mo ang email sa iyong smartphone, ang awtomatikong mensahe na "ipinadala mula sa aking iPhone" ay hindi dahilan para sa mga pagkakamali sa pagbaybay o mga pagkakamali sa gramatika.
Magpadala ng isang paalala. Kung hindi ka nakatanggap ng tugon sa iyong email makalipas ang ilang araw, maaaring ang iyong mensahe ay napunta sa kahon ng spam o sa ilalim ng stack. Sumulat ng isang email kung saan nabanggit mo ang nakaraang email at itanong kung natanggap ito nang maayos.

Bahagi 3 ng 3: Manatiling magalang

Tiyaking mayroon kang mahusay na grammar at spelling. Maaaring hindi mo namalayan ito, ngunit ang mahusay na grammar at spelling ay bahagi ng isang magalang na tono. Kung gagawin mo ang iyong makakaya upang makipag-usap nang malinaw, ipinapakita mo ang paggalang sa kabilang partido at ipinapakita na sa pangkalahatan ikaw ay isang magalang na tao.
Ipakita na matalino ka. Huwag maging mapagmataas, ngunit ipakita na ikaw ay matalino sa pamamagitan ng pagpapakita ng isang malawak na bokabularyo. Kung tiningnan mo ang website ng kumpanya at nalaman ang tungkol sa kanilang mga patakaran, maipapakita mong nabasa mo nang tama ang lahat ngunit hindi mo pa rin natagpuan ang isang sagot sa iyong katanungan.
Wag kang magbiro. Ang mga matalinong pangungusap at biro ay may kinalalagyan, at wala ito sa isang email na dapat seryosohin, hindi man sa unang sulat. Ang uri ng wikang iyon ay maaaring ituring bilang hindi naaangkop, at nais mong iwasan iyon kapag nakikipag-usap sa isang kumpanya.
- Kapag naipadala mo nang pabalik-balik ang isang bilang ng mga email sa isang kinatawan ng serbisyo sa customer, ang mga biro ay mas malamang na tanggapin at maunawaan.
Huwag ipahayag nang agresibo ang iyong sarili. Habang ikaw ay maaaring nabigo sa kung paano ang isang produkto o serbisyo ay pinangasiwaan, ang paglalagay nito sa isang galit na email ay makakapagdulot sa iyo ng kahit saan. Kung tatalakayin mo ang iyong problema nang may paggalang at paggalang, makukuha mo ang gusto mo nang mas maaga.
- Tandaan na mahirap sabihin ang iyong emosyon sa mga salita. Kung nagagalit ka tungkol sa isang problema at nais mo ng agarang solusyon, mas mabuti kang tumawag.
Nabanggit ang iyong katapatan at pasasalamat. Kung nagsusulat ka sa iyong email kung gaano ka katapat sa kumpanya, pahalagahan ng empleyado ang iyong mensahe at mas mabilis na tutugon.