Nilalaman

• Upang humakbang
• Bahagi 1 ng 3: Paghahanda ng ulat sa pagganap
• Bahagi 2 ng 3: Lumilikha ng makabuluhang nilalaman
• Bahagi 3 ng 3: Paggamit ng mabisang wika
• Mga Tip

Kailangan mo bang magsulat ng isang ulat sa pagganap? Maraming mga posisyon ang nangangailangan nito, at madalas ang mga ito ay mga pagtatasa sa sarili na humihiling sa iyo na mag-ulat sa iyong ginagawa sa buong taon. Maaaring inatasan kang magsulat sa halip ng isang ulat sa isang pagpupulong. Ang kaalaman tungkol sa kung paano maayos na isulat ang naturang ulat ay maaaring gumawa ng isang malaking pagkakaiba kung ikaw ay nakita bilang isang matagumpay o hindi.

Upang humakbang

Bahagi 1 ng 3: Paghahanda ng ulat sa pagganap

1. Magsimula sa isang talata sa buod. Ibuod ang pangkalahatang ideya sa tuktok ng pagsusuri. Ipaalam sa mga mambabasa ang pangkalahatang pagganap.
   • Maaari kang sumulat ng isang ulat sa pagganap para sa isang samahang hindi kumikita. Maaari mong buod ang mga tagumpay tulad ng pagkakaroon ng organisadong matagumpay na mga kaganapan para sa mga stakeholder, nakakuha ng pagkilala sa industriya, at pinalawak ang isang base ng customer.
   • Hindi mo kailangang kalat-kalat ang buod sa mga detalye. Dito mo buod ang pinakamahalagang mga puntos. Nagbibigay ka ng isang pangkalahatang ideya. Subukang huwag gawin masyadong mahaba ang ulat. Ang dalawang pahina ay isang mabuting tuntunin ng hinlalaki, maliban kung ang employer ay may isang tukoy na nais. Tanungin ang iyong employer upang makita kung mayroong isang inirekumendang format.
2. Magbigay ng mga detalye upang suportahan ang bawat punto ng buod. Ngayon ay kailangan mong bigyang katwiran ang mga pangunahing punto sa buod sa simula, na may mga detalye sa paglaon ng ulat.
   • Gumamit ng isang balangkas ng teksto. Ayusin ang iba't ibang mga lugar sa kanilang sariling mga talata at gumamit ng mga sub-heading sa ilalim ng bawat heading. Halimbawa, ang isa sa iyong mga talata ay maaaring tawaging "Mga Naayos na Kaganapan".
   • Sa ilalim ng naturang header, maaari kang mag-post (na may mga puntos ng bala o titik) isang maikling buod ng bawat kaganapan, layunin nito, at kung paano ito nakatulong sa misyon ng pangkat. Maging tiyak dito.
3. Gumamit ng isang propesyonal na format. Huwag kolektahin ang ulat. Nais mo ang ulat na magmukhang maayos, sa isang propesyonal na font at sa magandang papel.
   • Lumikha ng isang pamagat at isentro ito sa tuktok ng pahina. Gumamit ng mga naka-bold na subhead upang maisaayos ang impormasyon.
   • Ibigay ang pangunahing impormasyon sa tuktok ng ulat. Ipakita ang mga petsa na saklaw ng pagsusuri at ang pangalan at pamagat ng taong lumikha nito.
4. Panatilihin ang isang log para sa buong panahon na pinag-uusapan. Mas madali itong napapanatili kung sinusubaybayan mo ang pag-unlad sa nangyayari.
   • Panatilihin ang isang talaarawan o folder kung saan sinusubaybayan mo ang iyong pagganap sa panahon ng pagsusuri. Gagawin nitong mas madali ang iyong buhay pagdating sa oras na magsulat ng ulat.
   • Ang kabiguang gawin ito ay maaaring magresulta sa pagkalimot sa mga mahahalagang nakamit na naganap sa simula ng panahon.

Bahagi 2 ng 3: Lumilikha ng makabuluhang nilalaman

1. Ipaalala sa mga tao ang iyong mga layunin sa pagganap at inaasahan. Kailangan mong ipaalala sa mga tao kung ano ang mga layunin sa simula ng panahon ng pagsusuri. Ano ang mga layunin? Ano ang mga inaasahan sa gawain? Kung hindi mo alam, ibigay sa iyong employer.
   • Pagkatapos ipaliwanag kung paano nakamit ang mga ito sa pamamagitan ng pagpapakita ng mga tunay na numero. Ang punto ay upang ihambing kung ano ang iyong mga aktibidad o resulta ay laban sa orihinal na mga proyekto.
   • Halimbawa: kung nakalikom ka ng mas maraming pera kaysa sa inaasahan, positibo itong makakasama sa mga namumuhunan o nakatataas. Gayunpaman, kung hindi ka nagbibigay ng isang benchmark, mas mahirap masuri kung at kung hanggang saan ito naging isang tagumpay.
2. Magbigay ng footage. Magsama ng ilang mga graph o tsart kung sa palagay mo nakakatulong ito sa mambabasa na suriin ang data na iyong ipinakita.
   • Tandaan, ang ilang mga mambabasa ay maiiwas lamang ang ulat dahil malamang na abala sila. Sa gayon ang mga visual aids ay madalas na makapaghatid ng iyong punto nang medyo mas epektibo.
   • Gayunpaman, huwag bombard ang mambabasa ng maraming mga graphic. Pumili ng isa o dalawang mga graph na nagbibigay diin sa mga pangunahing puntos.
3. Ituon ang pansin sa CAR. Tinutulungan ka ng pamamaraang ito na idokumento ang iyong pagganap. Ito ay nangangahulugang Hamon, Aksyon at Mga Resulta. Tutulungan ka nitong ayusin ang iyong pagganap.
   • Tingnan ang hamon ng takdang-aralin. Pagkatapos ay balangkas ang aksyon na iyong kinuha upang matugunan ang problema, pagkatapos ay idokumento ang iyong mga resulta. Halimbawa, sabihin nating ikaw ay isang tagapamahala sa isang restawran. Maaari mong isulat: Hamunin - Masyadong mahaba ang mga linya sa oras ng hapunan, na nagdaragdag ng mga reklamo ng customer ng 10 porsyento. Pagkilos - Nag-deploy ang isang waitress isang oras nang mas maaga upang madagdagan ang bilang ng mga empleyado sa abalang oras. Resulta - Ang mga reklamo mula sa mga customer tungkol sa mahabang oras ng paghihintay ay nabawasan sa dalawa, isang pagbaba ng 80 porsyento.
   • Ang pangunahing punto ay upang maging tiyak dito. Ang pangkalahatang mga nakamit tulad ng "Ako ay isang manlalaro ng koponan" ay walang katuturan sapagkat ang sinuman ay maaaring sabihin ang mga bagay na tulad nito. Ang susi ay i-link ang mga resulta sa mga pangunahing isyu at ipakita ang tagumpay sa pamamagitan ng data at mga pagtutukoy.
4. Ipahiwatig ang iyong pamamaraan. Kung ang iyong programa ay kasangkot sa ilang uri ng koleksyon ng data, magandang ideya na maikling ipaliwanag ang ginamit mong pamamaraan.
   • Ipaalam sa mga mambabasa ang dahilan para sa napiling pamamaraan ng pagsasaliksik. Ipaliwanag ang mga pakinabang at resulta ng survey. Bakit ito kapani-paniwala na pamamaraan? Halimbawa, gamitin ang senaryo sa restawran upang ipaliwanag kung bakit makatuwiran na gumamit ng mga reklamo bilang isang pamamaraan.
   • Ipaliwanag kung ano ang ibig sabihin ng data ng pagsasaliksik at kung ano ang sinubukan mong makamit sa pagsasaliksik.
5. Pagtuunan mo ng pansin pagganap. Upang maiayos ang mga nagawa na nais mong ipakita, isipin kung ano ang ipinagmamalaki mo sa panahong iyon. Marahil ito ang iyong pagpapatahimik na epekto sa mga nag-aalala na bisita. Marahil ay ang pagturo sa iba. Huwag magtapon ng labis na detalye sa harap ng mga mambabasa.
   • Ang isa pang pamamaraan na maaari mong gamitin upang gawin ito ay ang pamamaraang STAR. Ang pamamaraang ito ay binubuo ng maikling paglalarawan sa isang sitwasyon at gawain, ang aksyon na iyong ginawa upang makamit ito, at ang mga resulta na nakamit. Tulad ng pamamaraan ng CAR, ang layunin dito ay maiugnay ang mga problema sa mga resulta at ipaliwanag kung paano mo nakamit ang mga ito.
   • Ituon ang mga bagay tulad ng kahirapan, pagiging natatangi, unang pagkakataon, mataas na kakayahang makita, mga deadline ng pagpupulong, pagbabago at saklaw at epekto ng iyong trabaho.
   • Ang isang halimbawa nito ay upang ipaliwanag na noong nagsimula ka bilang isang branch manager, ang taunang paglilipat ng empleyado ay 35 porsyento. Nagpatupad ka ng survey sa kasiyahan ng empleyado, nag-set up ng mentorship ng empleyado at nagsimula ng isang lingguhang pagpupulong ng tauhan. Bilang isang resulta, ang paglilipat ng mga kawani ay bumaba sa 15 porsyento. Tulad ng ipinapakita ng halimbawang ito, ang pagganap ay hindi dapat maging labis na pagsasalita hangga't nagbibigay ito ng mga tamang link.
6. Ipaliwanag ang iyong halaga. Huwag sabihin lamang kung ano ang iyong mga resulta, ngunit ipaliwanag din kung bakit ang mga pagganap na ito ay may halaga sa samahan.
   • Halimbawa, sabihin nating nagsimula kang magdaos ng mga pagpupulong ng tauhan. At pagkatapos? Anong halaga ang nilikha para sa samahan? Pag-isipan itong mabuti. Kung walang kongkretong halaga, maaaring mayroon kang bigyang-diin sa iba pa.
   • Kung ang mga pagpupulong ng tauhan ay nakatulong na mapalakas ang moral ng empleyado, bilang ebidensya ng pagbagsak ng mga sakit na araw (na nag-save ng pera ng employer), naipakita mo ang iyong halaga.
7. I-proofread ang ulat bago isumite ito. Natalo mo ang layunin ng isang ulat sa pagkumpleto kung gagawa ka ng isang bagay na naalis na hindi propesyonal.
   • I-proofread ang ulat para sa mga pagkakamali sa grammar, bantas, at pagbaybay. Iwanan ang ulat magdamag at basahin itong muli sa susunod na umaga. Huwag isulat ang ulat sa huling minuto.
   • I-print ang isang matigas na kopya at suriin ito para sa mga error sa panahon ng pag-edit. Minsan ang mga mata ng isang tao ay napakabit sa screen ng computer na ang halatang mga error ay hindi na napansin.

Bahagi 3 ng 3: Paggamit ng mabisang wika

1. Sabihin ang mga negatibong bagay sa isang positibong paraan. Kung mayroong isang bagay kung saan hindi mo natutugunan ang mga inaasahan, mas mabuti na huwag iwasan ito. Huwag gawin itong gitnang pokus ng ulat, ngunit ituon ito.
   • Tratuhin ang mga lugar kung saan hindi ka pa nakakapagpasyahan nang may positibong wika. Halimbawa, ituon ang pansin sa mga kongkretong hakbang na iyong ginagawa upang matugunan ang problema, sa halip na ituon ang pansin sa sisihin o paghingi ng tawad.
   • Huwag sisihin ang iba sa isang ulat sa pagganap. Manatiling nakatuon sa iyong ginawa. Manatiling positibo Ituon ang mga bagay na nagawa mong mabuti o ng iyong pangkat. Tukuyin ang mga lugar na maaari mong bigyang-diin.
2. Gumamit ng mga numero at istatistika. Kung maaari kang maging napaka tukoy, ang iyong mga sagot ay tila mas kapani-paniwala. Kung saan posible, patunayan ang iyong sasabihin sa isang bagay na masusukat.
   • Ang mga pangkalahatang superlatibo tulad ng "mahusay" o "maaasahang" ay walang katuturan. Ang pagsasabi sa isang tao na mayroon kang "isang mahusay na taon" ay isang bagay na masasabi ng sinuman.
   • Tandaan ang pariralang ito: Huwag sabihin, ipakita ito. Sa halip na sabihin sa mga tao na mayroon kang isang mahusay na taon, ipakita sa kanila ang iyong mga nakamit sa pamamagitan ng mga detalye at data. Sa halip na sabihin na mahusay ka sa mga ugnayan ng customer, quote ang mga resulta ng mga survey sa kasiyahan ng customer, mga liham na natanggap mo, at pagbawas sa mga reklamo ng customer.
   • Mga numero ng paggamit. Ang pagsasabing namamahala ka ng isang malaking bilang ng mga empleyado ay hindi nangangahulugang marami kung hindi malinaw kung gaano kalaki ang bilang na iyon. Gumamit ng mga numero upang ipahayag ang laki ng isang badyet at ibalangkas ang laki ng mga gawain.
3. Palaging sabihin ang totoo. Wag masyadong palakihin. Huwag magsinungaling. Kung nahuhuli ka sa isang kasinungalingan, maaari kang magkaroon ng malaking problema.
   • Ang iba pang problema sa pagsisinungaling, kahit na sa pamamagitan ng isang halatang pagkukulang, ay sa kalaunan ay mawawalan ka ng kumpiyansa at hindi mo mapagbuti ang iyong sarili.
   • Sa halip ay ipakita ang isang matapat na pagtatasa ng panahon ng pagsusuri, na may parehong mga kahinaan at positibong puntos. Tugunan ang mga kahinaan. Humanap lamang ng isang positibong paraan upang magawa iyon.
4. Bigyan ang iba ng pagkilala na karapat-dapat sa kanila. Maraming mga kurso sa pagsulat ng negosyo at panteknikal ang inirerekumenda na huwag gamitin ang panghalip na "I". Sa ilang mga kaso magagawa mo ito sa isang ulat sa pagganap.
   • Halimbawa, maaari mong sabihin na, "Kumuha ako ng 100 katao." Gayunpaman, huwag kalimutan ang iba pang mga tao na nag-ambag sa mga tagumpay. Kumunsulta sa koponan (kung naaangkop).
   • Makakakuha ka ng mga dagdag na puntos kung hindi ka mukhang mayabang. Iiba-iba ang istraktura ng pangungusap upang ang bawat pangungusap ay hindi magsimula sa salitang "I".

Mga Tip

• Huwag kailanman gumawa ng isang galit na tala sa isang ulat sa pagganap. Halos palaging nagbabayad upang manatiling positibo.
• Gumamit ng propesyonal, pormal na wika.