Nilalaman

• Upang humakbang
• Bahagi 1 ng 3: Pagse-set up ng iyong SOP
• Bahagi 2 ng 3: Pagsulat ng iyong SOP
• Bahagi 3 ng 3: Pagtiyak sa tagumpay at katumpakan
• Mga Tip

Ang isang Pamantayang Pamamaraan sa Pamamaraan (SOP) ay naglalaman ng impormasyon sa kung paano magsagawa ng isang hakbang-hakbang na gawain. Ang isang mayroon nang SOP ay kailangan lamang mabago at ma-update, ngunit maaari mo ring makita ang iyong sarili sa isang sitwasyon kung saan kailangan mong i-set up ang isa nang buo.

Upang humakbang

Bahagi 1 ng 3: Pagse-set up ng iyong SOP

1. Piliin ang format. Walang tama at maling paraan upang magsulat ng isang SOP. Ngunit ang iyong kumpanya ay marahil mayroon nang isang bilang ng mga SOP na maaari mong tingnan upang makakuha ng isang ideya ng nais na set-up. Gumamit ng mga mayroon nang SOP - kung mayroon man - bilang halimbawa. Kung wala, mayroon kang ilang mga pagpipilian:
   • Ang pag-setup gamit ang mga simpleng hakbang. Mabuti ito para sa mga regular na pamamaraan, na kung saan ay maikli, makagawa ng ilang mga posibleng resulta, at makatuwirang kongkreto. Sa katunayan, lampas sa kinakailangang dokumentasyon at pag-iingat sa kaligtasan, ito ay hindi hihigit sa isang listahan ng mga puntos, na sinasabi sa mambabasa sa mga simpleng pangungusap kung ano ang dapat gawin.
   • Ang pag-setup sa mga hierarchical na hakbang. Gumagana ito nang maayos para sa mas mahahabang pamamaraan - na may higit sa sampung mga hakbang, na nangangailangan ng mga pagpapasyang magagawa, linilinaw at ipinaliwanag ang terminolohiya. Sa pangkalahatan ito ay isang listahan ng mga pangunahing hakbang at ang kanilang mga sub-hakbang sa isang tukoy na pagkakasunud-sunod.
   • Ang pag-setup kasama ang mga tsart ng daloy. Kung ang isang pamamaraan ay mas katulad ng isang mapa, na may maraming iba't ibang mga posibleng kinalabasan, ang isang flowchart ay ang pinakamahusay na solusyon. Dapat mong piliin ang setup na ito kapag ang mga kinalabasan ay hindi mahulaan nang maayos.
2. Isipin ang tungkol sa iyong madla. Mayroong tatlong mahahalagang bagay na dapat isaalang-alang bago magsulat ng isang SOP:
   • Ano na ang alam ng iyong tagapakinig? Pamilyar ba ang iyong publiko sa samahan at mga pamamaraan nito? Alam ba nila ang terminolohiya? Ang wikang ginagamit mo ay dapat na tumutugma sa kaalaman at kontribusyon ng mambabasa.
   • Ang mga kakayahan sa wika ng iyong madla. Posible bang may mga taong hindi nagsasalita ng iyong wika kung nabasa nila ang iyong SOP ""? Kung gayon, magandang ideya na magsama ng mga imahe na may mga caption at diagram.
   • Ang laki ng iyong madla. Kung ang iyong SOP ay nababasa ng maraming tao (sa iba't ibang mga tungkulin) nang sabay, kailangan mong i-set up ang dokumento bilang isang dayalogo sa isang dula: ang gumagamit 1 ay may ginagawa, pagkatapos ang gumagamit 2, at iba pa. Sa ganitong paraan, makikita ng bawat gumagamit kung paano siya isang cog sa isang maayos na tumatakbo na makina.
3. Isipin ang tungkol sa "iyong" kaalaman. Ang kahulihan ay ito: Ikaw ba ang tamang tao upang isulat ito? Naiintindihan mo ba ang tungkol dito? Paano ito magkamali? Paano ito dapat ligtas? Kung hindi, mas mabuti na ibigay mo ang trabaho sa iba. Isang mahinang nakasulat - o mas masahol, hindi wastong nakasulat - Ang SOP ay hindi lamang humahantong sa nabawasan na pagiging produktibo at pagkabigo sa organisasyon, ngunit maaari ding hindi ligtas at maapektuhan ang lahat mula sa iyong koponan patungo sa kapaligiran. Sa madaling salita, hindi ito isang peligro na nais mong gawin.
   • Kung ito ay isang proyekto na sa palagay mo obligadong kumpletuhin ka, huwag matakot na humingi ng tulong sa mga nakikipagtulungan sa pamamaraan araw-araw. Ang pagsasagawa ng mga panayam ay isang pangkaraniwang bahagi ng proseso ng paglikha ng SOP.
4. Pumili sa pagitan ng isang maikli o mahabang SOP. Kung nagsusulat ka o nag-a-update ng isang SOP para sa isang pangkat ng mga tao na pamilyar sa protocol, terminology, atbp at nais lamang ng isang maikli at maigsi na SOP, tulad ng isang checklist, mapapanatili mo itong maikli.
   • Bukod sa pangkalahatang layunin at iba pang nauugnay na impormasyon (petsa, may-akda, numero ng ID, atbp.), Naglalaman lamang ito ng isang listahan ng mga hakbang. Kung hindi kinakailangan ng karagdagang mga detalye o paglilinaw, sapat na ito.
5. Isaisip ang layunin ng SOP. Malinaw na nakikipag-usap ka sa isang pamamaraan na paulit-ulit na paulit-ulit sa iyong samahan. Ngunit mayroong anumang tiyak na kadahilanan na ang SOP na ito ay napakahalaga? Dapat bang bigyang diin ang kaligtasan dito? Mga hakbang sa pagsunod? Ginagamit ba ito para sa pagsasanay o sa araw-araw? Narito ang ilang mga kadahilanan kung bakit kinakailangan ang iyong SOP para sa tagumpay ng iyong koponan:
   • Upang matiyak na natutugunan ang mga pamantayan sa pagsunod
   • Upang ma-maximize ang mga kinakailangan sa paggawa
   • upang matiyak na ang pamamaraan ay hindi nakakaapekto sa kapaligiran
   • Upang matiyak ang kaligtasan
   • Upang matiyak na ang lahat ay umaayon sa iskedyul
   • Upang maiwasan ang mga depekto sa pagmamanupaktura
   • Upang magamit bilang isang dokumento ng pagsasanay
     • Ang pag-alam kung ano ang bigyang-diin sa iyong SOP ay magpapadali sa istruktura ng dokumento sa paligid ng mga puntong iyon. Mas madaling makita din kung gaano kahalaga ang iyong SOP.

Bahagi 2 ng 3: Pagsulat ng iyong SOP

1. Ilarawan ang kinakailangang materyal. Ang mga teknikal na SOP sa pangkalahatan, "bilang karagdagan sa" pamamaraan mismo, ay binubuo ng apat na elemento:
   • Pahina ng titulo. Kasama dito ang 1) ang pamagat ng pamamaraan, 2) isang numero ng pagkakakilanlan ng SOP, 3) ang petsa ng pag-isyu o pagbabago, 4) ang pangalan ng kumpanya, dibisyon o kagawaran kung saan nauugnay ang SOP, at 5) ang mga lagda sa mga naghanda at naaprubahan ang SOP. Maaari mong i-set up ang pahinang ito subalit nais mo, hangga't malinaw ang impormasyong iyon.
   • Index. Kailangan lamang ito kung mahaba ang iyong SOP, upang madali mo itong tingnan. Ang isang simpleng karaniwang pag-set up ang kailangan mo dito.
   • Kalidad at kontrol sa kalidad. Ang isang pamamaraan ay hindi maganda kung hindi ito masuri. Tiyaking mayroon kang kinakailangang materyal at mga detalye na magagamit upang ma-verify ng mambabasa na nakamit ang nais na resulta. Maaari itong maging sa anyo ng iba pang mga dokumento, tulad ng, halimbawa, mga halimbawa ng pagsusuri.
   • Sanggunian. Tiyaking mayroon kang isang listahan ng lahat ng mga nabanggit o binanggit na sanggunian na libro. Kapag tumutukoy sa iba pang mga SOP, siguraduhin na ang kinakailangang impormasyon ay kasama sa apendiks.
     • Maaaring ang iyong samahan ay gumagamit ng ibang mga protocol kaysa sa mga ito. Kung maaari kang mag-refer sa isang mayroon nang mga SOP, bitawan ang istrakturang ito at manatili sa mayroon na.
2. Sa mismong pamamaraan, tiyaking sumunod sa mga sumusunod:
   • Saklaw at kakayahang magamit. Sa madaling salita, ilarawan ang layunin ng proseso, ang mga hangganan nito, ngunit kung paano din ito gagamitin. Magdagdag ng mga pamantayan, regulasyon, tungkulin at responsibilidad, at input at output.
   • Pamamaraan at pamamaraan. Ito ang laman sa mga buto - ilista ang lahat ng mga hakbang, kasama ang mga kinakailangang detalye at kasama ang lahat ng kinakailangang kagamitan. Isama ang mga kasunod na pamamaraan at mga kadahilanan ng desisyon.Tukuyin ang mga "ano ... kung" mga puntos at anumang mga potensyal na paglabag o pag-aalala sa seguridad.
   • Paglilinaw ng Terminolohiya. Tukuyin ang mga pagpapaikli at parirala na wala sa karaniwang pagsasalita.
   • Mga Babala sa Kalusugan at Kaligtasan. Ilista ang mga ito sa isang hiwalay na kabanata, at ilista din ang mga ito sa tabi ng mga hakbang na nauugnay. Huwag maliitin ang mga bagay na ito.
   • Kagamitan at kagamitan. Ilista kung ano ang kinakailangan at kung anong mga pamantayan ng kagamitan o kagamitan ang maaari mong makita kung kailan at saan.
   • Mga Babala at Suliranin. Kaya ang departamento ng mga problema. Pag-usapan ang tungkol sa anumang maaaring maging mali, kung ano ang dapat abangan, at kung ano ang maaaring maging isang problema para sa pangwakas, perpektong produkto.
     • Bigyan ang bawat paksa ng sarili nitong kabanata (karaniwang may bilang) upang mapanatili ang iyong SOP mula sa pagiging masyadong lingguwistiko at nakalilito at panatilihing naa-access ang mga bagay.
     • Hindi ito isang kumpletong listahan; ito lamang ang dulo ng prosedural iceberg. Maaaring ipahiwatig ng iyong samahan kung aling iba pang mga aspeto ang nangangailangan ng pansin.
3. Panatilihing maikli at madaling basahin ang iyong mga sinulat. Malamang, hindi binabasa ng iyong madla ang mga ito para masaya. Panatilihing itong maikli at kaibig-ibig kung hindi mawawala ang atensyon o mahahanap nila ang dokumento na mahirap malusutan at mahirap maintindihan. Panatilihing maikli ang iyong mga pangungusap hangga't maaari.
   • Narito ang isa masama halimbawa: Siguraduhing alisin ang lahat ng alikabok mula sa mga papasok na hangin bago gamitin ang mga ito.
   • Narito ang isa mabuti halimbawa ": Bago gamitin, i-vacuum ang lahat ng alikabok mula sa mga papasok na hangin.
   • Sa pangkalahatan, huwag pag-usapan ang tungkol sa "ikaw". Nagsasalita ito para sa sarili. Aktibo na magsalita at simulan ang iyong mga pangungusap sa pautos.
4. Kung kinakailangan, kapanayamin ang mga empleyado na kasangkot sa proseso tungkol sa kung paano nila ginagawa ang gawain. Ang huling bagay na nais mo ay magsulat ng isang SOP na walang katuturan. Pinanganib mo ang kaligtasan, pagiging epektibo at oras ng iyong koponan at hindi mo isinasaalang-alang ang mga pamamaraan na ginagamit na - isang bagay na hindi pasasalamatan ng iyong mga kasamahan. Magtanong kung kinakailangan! Dapat itong gawin nang tama!
   • Kung hindi malinaw ang mga bagay, tanungin ang iba't ibang mga tao na dalhin ang lahat ng mga tungkulin at responsibilidad. Ang isang miyembro ng koponan ay maaaring hindi sumunod sa SOP at ang isa pa ay maaaring kasangkot lamang sa ilan sa mga pagkilos.
5. Hatiin ang malalaking tipak ng teksto sa mga piraso na may mga diagram at flow chart. Kung nakikipag-usap ka sa isa o dalawang mga hakbang na lalong nakakalito, maaari mong gawing madali para sa iyong mga mambabasa gamit ang isang tsart o tsart. Nagiging mas madaling basahin at binibigyan nito ang pag-iisip ng pahinga mula sa lahat ng pagsisikap na maunawaan ang lahat. At sa iyo mukhang mas kumpleto at mahusay ang pagkakasulat.
   • Huwag lamang gamitin ang mga ito upang pagandahin o gawing mas kahanga-hanga ang iyong SOP; gawin lamang ito kung may katuturan o kung sinusubukan mong mapagtagumpayan ang isang hadlang sa wika.
6. Tiyaking ang bawat pahina ay may tamang pag-coding. Ang iyong SOP ay walang alinlangan na isa sa maraming mga SOP. Para sa kadahilanang iyon, dapat panatilihin ng iyong samahan ang isang uri ng database kung saan ang lahat ay itinatago batay sa isang tiyak na sistema ng pag-index. Ang iyong SOP ay bahagi ng pag-index na iyon at samakatuwid ay nangangailangan ng ilang uri ng pag-coding upang makuha. Iyon ang dahilan kung bakit dapat itong malinaw na nakasaad.
   • Ang bawat pahina ay dapat magkaroon ng isang maikling pamagat o numero ng ID, petsa at numero ng pahina. Maaaring kailanganin mo ang mga talababa; depende iyon sa patakaran ng iyong samahan sa puntong ito.

Bahagi 3 ng 3: Pagtiyak sa tagumpay at katumpakan

1. Subukan ang pamamaraan. Kung hindi mo nais na subukan ang iyong pamamaraan, marahil ay hindi mo ito nasulat nang maayos. Tanungin ang isang tao na may "limitadong pag-unawa" sa proseso (o isang kinatawan ng karaniwang mambabasa) na gamitin ang iyong SOP at gabayan ka nito. Ano ang mga problemang nasagasaan nila? Kung mayroon man, kailangan mong tugunan ang mga ito at gawin ang mga kinakailangang pagsasaayos.
   • Mahusay na subukan ang iyong SOP ng ilang mga tao. Ang iba't ibang mga tao ay tatakbo sa iba't ibang mga bagay, na magbibigay sa iyo ng maraming (sana kapaki-pakinabang) na mga sagot.
   • Siguraduhin na ang pamamaraan ay nasubok ng isang taong hindi pa nagagawa ito. Ang isang taong may kaalaman sa kaalaman ay umaasa sa na upang magpatuloy at hindi sa unang lugar sa iyong trabaho, upang makaligtaan ang marka.
2. Suriin ang SOP ng mga talagang gumaganap ng pamamaraan. Hindi na mahalaga sa huli totoo kung ano ang iniisip ng iyong mga boss tungkol sa SOP. Ito ay tungkol sa mga nasa labas talaga kailangang makipagtulungan. Kaya bago ipadala ito sa mga boss sa itaas, ipakita ang bunga ng iyong panulat sa mga gagawa o gumagawa na ng trabaho. Hanapin ang ano siya ng ito
   • Sa pamamagitan ng paglahok sa kanila at gawing bahagi sila ng proseso, mas malamang na tanggapin nila ang SOP na ito. At walang alinlangan na mayroon silang ilang magagandang ideya!
3. Suriin ang iyong SOP ng iyong mga tagapayo at ang kagawaran ng kontrol sa kalidad. Kapag ang koponan ay OK, maaari mo itong ipasa sa iyong mga tagapayo. Maaari silang magkaroon ng mas kaunti pang sasabihin tungkol sa trabaho mismo, ngunit ipapaalam nila sa iyo kung okay ang pag-set up, kung may nakalimutan ka, at ipapaalam nila sa iyo kung paano gawing opisyal at bahagi ng system ang lahat.
   • Gamitin ang opisyal na mga sistema ng pagruruta upang makakuha ng pag-apruba ng dokumento, upang makatiyak ka na ang proseso upang magbigay ng pag-apruba ay maayos na na-sign off. Naiiba ito sa samahan hanggang sa samahan. Nais mo lamang tiyakin na ang bawat isa ay may nasabi at na ang lahat ng mga patakaran ay sinusunod.
   • Dapat mayroong mga lagda sa ilalim. Karamihan sa mga kumpanya ay wala nang problema sa mga elektronikong lagda.
4. Simulang gamitin ang iyong SOP sa sandaling maaprubahan ito. Maaaring kailangan mo munang ayusin ang pagsasanay para sa mga empleyado na kasangkot, ngunit maaaring nangangahulugan din ito na ang iyong papel ay nabitin sa banyo. Maging ganoon, siguraduhing ginagamit ang iyong trabaho! Nagawa mo. Oras para sa kaunting pagkilala!
   • Tiyaking mananatiling napapanahon ang iyong SOP. Kung hindi na ito ang kaso, mag-ayos kaagad para sa isang pag-update, siguraduhin na ang mga pag-update ay naaprubahan at dokumentado at ipadala muli ang SOP. Nakasalalay dito ang kaligtasan, pagiging produktibo at tagumpay ng iyong koponan.

Mga Tip

• Gumamit lamang ng Dutch upang ipaliwanag ang mga hakbang.
• Tandaan na isangkot ang mga stakeholder kung posible upang ang nakasulat na proseso ay naaayon sa aktwal na proseso.
• Suriin kung mayroong isang mas lumang bersyon ng SOP. Marahil maaari mong limitahan ang iyong sarili sa ilang mabilis na pag-aayos. Tiyaking idokumento mo rin ang mga ito nang maayos!
• Magkaroon ng isang kasaysayan ng dokumento sa bawat bagong bersyon.
• Gumamit ng mga tsart na dumadaloy at mga imahe upang masundan ng mambabasa ang proseso nang maayos.
• Magbayad ng pansin sa kalinawan. Tiyaking hindi posible ang maraming interpretasyon. Ipakita ang pamamaraan sa isang taong hindi pamilyar dito at tanungin sila kung ano ang palagay nila: mahaharap ka pa rin sa mga sorpresa.
• Suriin ang iyong dokumento bago mo ito aprubahan.