Nilalaman

• Upang humakbang
• Bahagi 1 ng 3: Pagpaplano ng isang ulat sa trabaho
• Bahagi 2 ng 3: Pagbubuo ng isang ulat sa trabaho
• Bahagi 3 ng 3: Ginagawang mabisa ang ulat
• Mga Tip
• Mga babala

Ang pagsulat ng isang ulat sa trabaho ay maaaring maging kahanga-hanga, kahit na maaaring mas madali ito kaysa sa iniisip mo. Ang mga ulat sa trabaho ay karaniwang ginagamit upang ipaliwanag ang pag-usad ng isang proyekto sa trabaho o upang magbigay ng mga konklusyon at rekomendasyon tungkol sa mga isyu sa lugar ng trabaho. Upang madaling sumulat ng isang mabisang ulat sa trabaho, magsimula sa pamamagitan ng pagsasaalang-alang sa iyong layunin, iyong madla, pananaliksik, at ang mensahe. Pagkatapos ihanda ang iyong ulat gamit ang isang karaniwang format ng ulat sa negosyo. Panghuli, maaari mong baguhin ang ulat upang mabisa ito.

Upang humakbang

Bahagi 1 ng 3: Pagpaplano ng isang ulat sa trabaho

1. Tukuyin ang layunin at paksa ng ulat. Siguro may humiling sa iyo ng isang ulat. Ang layunin o paksa ay malamang na isama sa kahilingan. Kung hindi ka sigurado kung ano ang layunin o paksa, isaalang-alang kung ano ang iyong ipinaparating sa iyong madla. Maaari mo ring tanungin ang iyong boss o superbisor para sa paglilinaw.
   • Halimbawa, ang layunin ay maaaring pag-aralan ang isang problema sa negosyo, upang ipaliwanag ang mga resulta ng isang proyekto na iyong pinagtrabaho, o bigyan ang iyong superbisor ng isang pangkalahatang ideya ng iyong pag-unlad sa trabaho.
2. Tukuyin ang tono at wika na angkop para sa target na madla. Isaalang-alang kung ano ang alam na ng target na madla, pati na rin ang jargon na mauunawaan nila. Kapag sumusulat ng isang ulat sa trabaho, maaari mong madalas na gumamit ng higit pang propesyonal na wika at jargon kaysa sa pagsulat para sa pangkalahatang publiko.
   • Sino ang makakabasa ng ulat? Isama ang sinuman sa iyong madla na makatuwirang makakagamit ng ulat.
   • Kung nagsusulat ka para sa iba't ibang uri ng mga mambabasa, isama ang lahat ng kinakailangang impormasyon upang kahit na ang hindi gaanong may kaalamang mambabasa ay madaling maunawaan ito. Gayunpaman, gumamit ng mga heading para sa bawat seksyon upang ang mga may kaalamang mambabasa ay maaaring laktawan ang impormasyon na hindi kinakailangan sa kanila. Maaari mo ring isama ang mga seksyon para sa bawat madla upang matugunan ang kanilang mga indibidwal na pangangailangan.
3. Ipunin ang iyong mga pagsasaliksik at sumusuporta sa mga materyales, kung naaangkop. Isama ang mga materyal na ginamit mo upang makabuo ng mga konklusyon o bumuo ng mga rekomendasyon. Titingnan mo ito habang hinahanda mo ang ulat, at maaaring kailanganin mong isama ito sa mga annexes sa ulat. Ito ang mga uri ng mga bagay na isasama kapag naghahanda ng ulat:
   • Mga detalye sa pananalapi
   • Mga mesa
   • Mga graphic
   • Mga Istatistika
   • Mga survey
   • Mga talatanungan
   • Mga pag-uusap sa mga dalubhasa, kasamahan, customer, atbp.
4. Tingnan ang iyong pag-unlad kapag nagsulat ka ng isang ulat sa pag-usad. Ang isang mahusay na ulat sa pag-unlad ay nagbibigay ng isang mabilis na pangkalahatang ideya ng gawaing nagawa mo, kung ano ang iyong gagawin at kung ang proyekto ay nasa track. Mahusay na isipin ito bilang isang sagot sa mga katanungan ng mga tao tungkol sa iyong proyekto. Narito kung ano ang isasama sa iyong ulat:
   • Nagbago ba ang termino ng proyekto?
   • Anong mga gawain ang iyong ginagawa mula pa noong huling ulat sa pag-unlad?
   • Anong mga gawain ang susunod mong gagawin?
   • Nasa track ka ba upang makumpleto ang proyekto sa oras? Kung hindi, bakit
   • Aling mga bottlenecks ang nakasalamuha mo at paano mo malulutas ang mga ito?
   • May natutunan ka ba sa buwang ito?
5. Gumawa ng isang balangkas kasama ang impormasyon na isasama sa iyong ulat. Isulat ang iyong mga ideya sa isang balangkas at gamitin ito bilang tulong sa pagsulat. Habang ginagawa mo ito, bumuo ng mga headline para sa iyong ulat upang matulungan kang ayusin kung ano ang sasabihin. Ang pangkalahatang ideya ay hindi kailangang maging maayos o maayos, sapagkat ito ay para lamang sa iyong sariling paggamit.
   • Sa karamihan ng mga kaso, dapat mong simulan ang ulat sa pamamagitan ng pagpapaliwanag ng mga resulta at konklusyon o rekomendasyon. Pagkatapos ipaliwanag kung paano ka nakarating sa puntong ito at sa iyong pangangatuwiran, kung naaangkop.
   • Kung gagawa ka ng isang kontrobersyal na konklusyon o rekomendasyon, ipaliwanag muna ang proseso at pangangatuwiran upang maunawaan ng iyong target na madla kung bakit mo naisip ang ideyang ito.

Bahagi 2 ng 3: Pagbubuo ng isang ulat sa trabaho

1. Gumamit ng isang pahina ng pabalat o pahina ng pamagat. Dapat isama sa pahina ng pamagat ang pangalan ng ulat, na sinusundan ng petsa - sa isang hiwalay na linya - nang isumite mo ito. Sa isang pangatlong linya ay isinasaad mo ang mga pangalan ng lahat ng mga may-akda. Pagkatapos ay isulat ang pangalan ng iyong samahan sa ika-apat na linya.
   • Sa ilang mga kaso, maaari mo ring isama ang isang liham na pagganyak na nagpapaliwanag kung bakit mo isinulat ang ulat, kung ano ang kinakailangan nito, at kung ano sa palagay mo ang dapat mong gawin susunod. Mas karaniwan ito sa mga ulat na tumagal ng mahabang panahon upang maghanda o nangangailangan ng karagdagang paliwanag bago makita ng mambabasa ang mismong ulat.
   • Sa isang ulat sa pag-usad, isinasaad mo ang iyong pangalan, pangalan ng proyekto, petsa at panahon ng pag-uulat sa isang pahina ng pamagat. Ilagay ang bawat item sa isang hiwalay na linya. Maaari mong lagyan ng label ang bawat linya ng "pangalan", "pangalan ng proyekto", "petsa" at "panahon ng pag-uulat", o maaari mo lamang ilista ang impormasyon.
   • Tanungin ang iyong boss kung mayroong anumang mga tukoy na rekomendasyon para sa pag-format ng iyong ulat sa trabaho. Siya ang pinakamahusay na mapagkukunan para sa paghahanda ng iyong ulat.
2. Magbigay ng isang buod ng pinakamahalagang impormasyon. Isama ang iyong mga konklusyon, katuwiran at rekomendasyon. Pinapayagan nitong maunawaan ng isang pangunahing mga puntos ng iyong ulat nang hindi kinakailangang basahin ang ulat sa kabuuan nito. Hindi mo kailangang magsulat ng detalyadong mga paliwanag, ngunit dapat maunawaan ng mambabasa kung ano ang tungkol sa ulat. Ang buod ay dapat na isa hanggang limang pahina.
   • Hindi mo kailangang buodin ang kumpletong ulat. Ituon lamang ang mga pangunahing ideya sa ulat, tulad ng mga pangunahing rekomendasyon o konklusyong ipinakita mo.
   • Kung nagsusulat ka ng isang ulat sa pag-usad, maaari mong laktawan ang seksyong ito.
3. Magsama ng isang listahan ng mga nilalaman sa kung ano ang nasa ulat. Ipahiwatig ang mga heading ng seksyon sa talahanayan ng mga nilalaman at mga numero ng pahina kung saan nagsisimula ang seksyon na iyon. Pinapayagan nito ang mga mambabasa na madaling mag-navigate sa ulat upang mahanap ang kinakailangang impormasyon.
   • Gumamit ng mga pamagat at heading para sa bawat seksyon upang ang ulat ay madaling basahin.
   • Kapag nagsusulat ng isang ulat sa pag-usad, karaniwang hindi mo kailangang magsama ng isang listahan ng mga nilalaman maliban kung mas gusto ng iyong boss. Gayunpaman, magdagdag ng mga pamagat at header para sa bawat seksyon upang mas madali itong ma-navigate ang ulat.
4. Sumulat ng isang panimula upang magbigay ng isang pangkalahatang ideya ng ulat. Sabihin sa mambabasa kung bakit mo isinulat ang ulat sa trabaho na ito. Ibuod ang konteksto na pumapalibot sa ulat at ipaliwanag ang iyong layunin. Sabihin ang mga katanungang sasagutin mo o ang problemang malulutas mo. Ipahiwatig ang termino ng ulat at isang plano ng pagkilos kasama ang mga nilalaman nito.
   • Ang pagpapakilala ay hindi kailangang maging mahaba. Maging direkta at tiyak upang maunawaan ng mambabasa ang konteksto at layunin nang walang mahabang paliwanag.
   • Sumulat ng dalawa hanggang apat na talata para sa pagpapakilala.
   • Sa isang ulat sa pag-usad, ang pagpapakilala ay maaaring maglaman ng hindi hihigit sa isa o dalawang talata. Dapat itong buod ng proyekto at kung ano ang inaasahan mong makamit. Maaari mo ring ipahiwatig kung ano ang natapos mo na at kung ano ang susunod mong gagawin.
5. Ipaliwanag ang mga resulta o konklusyong iyong ipinakita. Magbigay ng isang pangunahing pangkalahatang ideya ng pagsasaliksik o mga pagsusuri na nakumpleto mo na kaugnay sa proyektong ito. Pagkatapos talakayin at bigyang kahulugan ang iyong mga obserbasyon at kung paano ito nauugnay sa paksa ng ulat.
   • Sa karamihan ng mga kaso, ang seksyon na ito ay naglalaman ng isang pambungad na talata at isang listahan ng mga konklusyong naabot mo.
   • Ito ang hitsura ng isang konklusyon: "1. Ang aming populasyon ay tumatanda, na hahantong sa mas maraming mga panganib sa kalusugan para sa aming mga customer. "
   • Kapag nagsulat ka ng isang ulat sa pag-usad, wala kang mga resulta o konklusyon na maipakita. Sa halip, ilista ang iyong mga nakamit o nakumpleto na mga gawain sa seksyon na sumusunod sa iyong induction. Maaari ka ring sumulat ng isang maikling talata ng 2- hanggang 4 na pangungusap sa seksyong ito. Gayunpaman, ang isang listahan ay karaniwang sapat. Maaari mong ilista ang: "€ 200 na itinaas upang magbayad para sa tent tent," "Nakakontrata sa plano ng partido upang pamahalaan ang pagpaplano ng pagdiriwang" at "sinuri ang 1,500 na residente upang tipunin ang input ng publiko."
6. Bigyan ka ng mga rekomendasyon para sa hinaharap. Dapat ipaliwanag ng iyong mga rekomendasyon kung ano ang mangyayari sa hinaharap. Ipaliwanag kung ano ang malilikha ng mga solusyon at kung paano ito nauugnay sa iyong mga konklusyon. Matapos isulat ang iyong paliwanag, ibigay ang iyong mga rekomendasyon sa anyo ng mga puntos ng pagkilos sa isang listahan na may bilang. Ilista ang iyong mga rekomendasyon mula sa pinakamahalaga hanggang sa hindi gaanong mahalaga.
   • Halimbawa, maaari kang sumulat ng: "1. Sanayin ang lahat ng mga empleyado na magsagawa ng CPR. "
   • Kung nagsusulat ka ng isang ulat sa pag-usad, sa halip, sabihin ang mga gawain o layunin na nais mong makamit sa susunod na panahon ng trabaho. Halimbawa, maaari mong ilista ang "Maghanap ng mga tagapagtustos para sa pagdiriwang", "Aprubahan ang mga disenyo ng pagdiriwang" at "Mag-order ng mga pampromosyong poster".
7. Talakayin ang proseso at pangangatuwiran na humantong sa iyong mga konklusyon. Ipaliwanag kung paano mo hinarap ang paksa, problema, o isyu. Suriin ang iyong mga obserbasyon at pagkatapos ay ipaliwanag kung paano ito hahantong sa iyong mga rekomendasyon. Paghiwalayin ang talakayan sa iba't ibang mga seksyon sa mga heading na nagsasabi sa mambabasa kung ano ang nasa seksyon na iyon.
   • Kasama dito ang mas mahabang talakayan ng pagsasaliksik at mga pagsusuri.
   • Ang seksyon na ito ay dapat na ang pinakamahabang sa talaan.
   • Kung nagsusulat ka ng isang ulat sa pag-usad, maaari mong laktawan ang seksyong ito. Sa halip, isama ang isang seksyon sa mga hadlang na nakasalamuha mo habang nagtatrabaho sa proyekto at kung paano mo ito hinarap. Maaari mong isulat, "Maraming mga residente ang hindi nagbalik ng survey dahil hindi ito selyo. Sa hinaharap, isasama namin ang mga paunang bayad na mail sa aming mga survey o papayagan ang mga residente na kumpletuhin ang kanilang survey sa digital. "
8. Ilista ang lahat ng ginamit mong sanggunian sa paghahanda ng ulat. Ang mga sanggunian ay maaaring magsama ng mga artikulo sa magazine, artikulo ng balita, panayam, survey, talatanungan, istatistika at iba pang kaugnay na impormasyon. Sipiin ang mga sanggunian na ito sa dulo ng ulat at lagyan ng label ang pahina bilang "Mga Sanggunian".
   • Maliban kung tinukoy, gamitin ang format na APA para sa mga ulat sa negosyo.
   • Maaari mong laktawan ang seksyong ito kung naghahanda ka ng isang ulat sa pag-usad.
9. Magbigay ng mga kalakip na materyales tulad ng mga survey, questionnaire o email. Hindi lahat ng ulat sa trabaho ay nangangailangan ng mga kalakip. Gayunpaman, maaari mong isama ang mga ito kung nais mong magbigay sa mga mambabasa ng materyal na iyong tinukoy o kung nais mong magbigay ng karagdagang impormasyon na makakatulong sa kanila na mas maunawaan ang paksa o iyong mga obserbasyon. Lagyan ng label ang bawat kalakip na may magkakahiwalay na titik.
   • Halimbawa: "Appendix A", "Appendix B" at "Appendix C."
   • Kung nagsusulat ka ng isang ulat sa pag-usad, hindi mo kailangang isama ang seksyong ito.
10. Magsara ng isang maikling konklusyon kasama ang isang buod ng iyong mga obserbasyon o pag-usad. Maaaring hindi mo kailangang gumawa ng isang konklusyon, ngunit ang pagsulat nito ay maaaring maging isang magandang buod ng iyong mga pagsisikap. Panatilihin ang iyong konklusyon sa tatlo hanggang apat na pangungusap na nagbubuod ng impormasyong iyong ipinakita sa iyong ulat.
    • Maaari mong isulat: "Ang proyekto sa pagpaplano para sa arts festival ay nasa track at makukumpleto sa iskedyul. Nakumpleto na namin ang 90% ng aming mga aktibidad sa paunang pagpaplano at binabago ngayon ang pokus sa pagbili ng mga kinakailangang kagamitan. Ang proyekto ay walang natitirang mga hadlang, ngunit dahan-dahan naming tutugunan ang anumang mga hadlang sa hinaharap. "

Bahagi 3 ng 3: Ginagawang mabisa ang ulat

1. Gumamit ng mga malinaw na ulo ng balita upang matulungan ang iyong madla na mag-navigate sa ulat. Lumikha ng mga headline na direkta at dumiretso sa punto. Dapat malaman ng mambabasa nang eksakto kung ano ang nilalaman ng ulat.
   • Ang mga headline ay maaaring may kasamang pagpapakilala, mga gawain na nakumpleto, mga layunin para sa susunod na quarter, mga hadlang at solusyon, at pagtatapos.
   • Itugma ang mga heading sa impormasyon sa ulat.
   • Sa isang ulat sa pag-unlad, ang mga mambabasa ay malamang na maging iyong superbisor, koponan, o mga customer.
2. Gumamit ng simple at direktang wika upang maipaabot ang iyong mga ideya. Ang isang ulat sa trabaho ay hindi kailangang maglaman ng mga mahihirap na salita at malikhaing pangungusap. Kailangan mo lamang iparating ang iyong punto sa mambabasa. Ipahayag ang iyong mga ideya sa pinakasimpleng salitang posible at sa puntong.
   • Maaari mong isulat, "Ang mga Kita ay mas mataas sa 50% para sa ika-apat na kwarter," sa halip na "Ang mga Kita ay mas mataas ng 50% upang makabuo ng mahusay na mga kita sa ikaapat na bahagi.
3. Sumulat ng maikli upang mapanatili ang ulat na maikli hangga't maaari. Sinasayang ng kalabisan na pagsusulat ang iyong oras at ng mga mambabasa. Huwag maging mababaw at dumeretso sa negosyo.
   • Tandaan na ang ilang mga ulat sa trabaho ay maaaring maging masyadong mahaba, dahil maaari silang maglaman ng maraming impormasyon. Gayunpaman, ang iyong pagsusulat ay dapat palaging maigsi.
   • Okay lang na magsulat, "Ang pagtaas ng benta sa huling kwarter pagkatapos mag-apply ang puwersa sa benta ng cold-calling," sa halip na, "Nakita namin ang isang exponential na pagtaas ng kita sa nakaraang quarter habang ang aming may talento at dedikadong salespeople ay mga potensyal na customer na nagsimula tumatawag upang hilingin sa kanila na bumili ng maraming mga produkto. '
4. Ipahayag ang iyong mga ideya sa layunin at hindi pang-emosyonal na wika. Dumikit sa mga katotohanan at hayaan ang mambabasa na gumuhit ng kanilang sariling mga konklusyon batay sa isang layunin na pagtingin sa paksa. Habang maaari kang gumawa ng mga rekomendasyon para sa isang problema, huwag subukang pukawin ang emosyon ng mga mambabasa upang kumbinsihin sila. Hayaan ang mambabasa na bumuo ng kanyang sariling mga ideya at paghatol batay sa isang layunin na pagtingin sa mga katotohanan.
   • Sa halip na magsulat, "Ang mga nawawalang empleyado ay may mababang moral, na ginagawang machine na walang kaluluwa ang opisina," maaari mong isulat, "Ang mga empleyado na ang mga rating ng pagiging produktibo ay may marka na mas mababa kaysa sa iba na iniulat na pakiramdam ay hindi kasali."
5. Iwasang gumamit ng slang, pati na rin ang salitang "I" sa karamihan ng mga ulat. Maaaring angkop na gamitin ang "ako" sa isang ulat sa pag-unlad kapag nagsusulat ka tungkol sa isang proyekto na iyong pinagtatrabahuhan nang nag-iisa. Kung hindi, huwag gamitin ang salitang "I" o ibang slang sa iyong ulat sa trabaho. Gayunpaman, okay na gamitin ang "ikaw" kapag nagdidirekta ng isang pangungusap sa inilaan na mambabasa.
   • Panatilihing propesyonal ang iyong wika sa buong ulat.
6. Suriin ang iyong ulat upang matiyak na ito ay walang mga error. Ang mga pagkakamali sa grammar at spelling ay nagpapahina sa propesyonalismo ng iyong ulat sa trabaho. Mahalagang suriin mo ang ulat upang matiyak na hindi ka gumamit ng mga typo, maling salita, o maling paggamit ng mga salita. Mahusay na suriin ang ulat nang hindi bababa sa dalawang beses.
   • Kung maaari, suriin ng ibang tao ang ulat para sa iyo, dahil mahirap makita ang iyong sariling mga pagkakamali.
   • Pinapayagan ang oras, dapat mong itabi ang ulat nang hindi bababa sa 24 na oras bago suriin ito.

Mga Tip

• Matapos mong isulat ang iyong unang ulat sa trabaho, maaari mo itong gamitin bilang isang template para sa mga ulat sa hinaharap.
• Marahil ay mayroon ka ng isang template para sa mga ulat sa trabaho sa iyong lugar ng trabaho. Makipag-ugnay sa iyong superbisor upang makita kung maaari kang gumamit ng isang template para sa iyong ulat.
• Kung maaari, ibase ang format ng iyong ulat sa isang mayroon nang ulat sa trabaho mula sa iyong kumpanya o samahan. Suriin ang mga file sa iyong tanggapan o tanungin ang isang kasamahan o iyong superbisor para sa isang kopya ng isang mayroon nang ulat.

Mga babala

• Kung gumagamit ka ng isang mayroon nang ulat bilang isang halimbawa, huwag kopyahin ang mga salita dito. Ito ay pamamlahiyo at malamang na humantong sa propesyonal na kahihinatnan.