Nilalaman

• Upang humakbang
• Paraan 1 ng 2: Lumikha ng isang plano upang pamahalaan ang pagbabago ng organisasyon
• Paraan 2 ng 2: Subaybayan ang mga pagbabago sa isang proyekto
• Mga Tip

Mayroong dalawang uri ng mga plano sa pamamahala ng pagbabago. Ang isa ay nababahala sa epekto ng isang pagbabago sa isang samahan at paglambot ng paglipat. Ang iba ay gumagawa ng mga pagbabago sa isang proyekto at gumagawa ng isang malinaw na tala ng mga pagsasaayos o pagbabago na ginawa sa produkto sa antas ng proyekto. Ang parehong mga plano ay naglalayong makipag-usap nang malinaw tungkol sa kung ano ang kailangang gawin nang maayos at tumpak.

Upang humakbang

Paraan 1 ng 2: Lumikha ng isang plano upang pamahalaan ang pagbabago ng organisasyon

1. Ipakita ang mga dahilan para sa pagbabago. Maglista ng mga kadahilanan na humantong sa pagpapasyang magbago, tulad ng mga puwang sa pagganap, bagong teknolohiya, o pagbabago sa pahayag ng misyon ng samahan.
   • Ang isang posibleng diskarte ay upang ilarawan ang kasalukuyang sitwasyon ng samahan at ang hinaharap na sitwasyon na nais iparating ng planong ito.
2. Tukuyin kung anong pagbabago ang gagawin at ang lakas nito. Maikling ilarawan ang inaasahang kalikasan ng plano sa pamamahala ng pagbabago. Tukuyin kung makakaapekto ba ito sa mga paglalarawan sa trabaho, pamamaraan, patakaran at / o samahang istruktura. Ilista ang mga kagawaran, workgroup, system, o iba pang mga lugar na sasailalim sa mga pagbabago.
3. Ilista ang suporta ng mga stakeholder. Ilista ang lahat ng mga stakeholder na apektado ng plano, tulad ng, halimbawa, senior management, mga manager ng proyekto, mga sponsor ng proyekto, mga end user at / o mga empleyado. Sumulat sa bawat pangkat kung sinusuportahan ng stakeholder ang pagbabago.
   • Maaari kang magpakita ng isang grap upang maiparating ang data na ito nang maikli at malinaw. Maaari mong hatiin ang mga grapiko sa "Kamalayan", "Antas ng Suporta" at "Impluwensya" para sa bawat stakeholder, batay sa isang mataas / katamtaman / mababang rating.
   • Kung maaari, maaari kang magkaroon ng isa-isang pag-uusap upang humingi ng suporta.
4. Magtipon ng isang koponan sa pamamahala ng pagbabago. Ang koponan na ito ay responsable para sa pakikipag-usap nang maayos sa lahat ng mga stakeholder, na nakalista ang mga alalahanin at tinitiyak na ang proseso ng pagbabago ay masisinis hangga't maaari. Pumili ng mga taong nasisiyahan sa mahusay na kredibilidad sa kumpanya at may mahusay na mga kasanayan sa komunikasyon.
   • Ang pangkat na ito ay nagsasama ng isang nagpasimula ng proseso ng pagbabago mula sa pinakamataas na antas ng pamamahala. Bigyang-diin na nagsasangkot ito ng talagang aktibong gawain upang mahimok ang mga pagbabago at hindi lamang ito tungkol sa pag-apruba ng plano.
5. Bumuo ng isang diskarte upang makasakay ang mga tauhan ng ehekutibo ng samahan. Ito ay may pinakamahalagang kahalagahan upang makakuha ng suporta mula sa mga pinuno ng samahan upang maisagawa ang isang pagbabago ng tagumpay. Magkaloob sa bawat executive member ng staff na magbigay ng feedback tungkol sa pagbabago at makipagtulungan sa bawat tao na gumawa ng aktibong papel sa paglulunsad ng pagbabago.
6. Maghanda ng isang plano para sa bawat stakeholder. Para sa bawat stakeholder, kabilang ang mga sumusuporta sa pagbabago, suriin ang mga panganib at alalahanin. Gawain ang koponan ng pamamahala ng pagbabago upang malutas ang mga alalahanin na ito.
7. Gumuhit ng isang plano sa komunikasyon. Ang komunikasyon ang pinakamahalagang bahagi ng plano ng pamamahala ng pagbabago. Makipag-usap nang regular sa sinumang ang trabaho ay apektado ng mga pagbabago. Bigyang diin ang mga kadahilanan para sa paggawa ng mga pagbabago at mga pakinabang na kasama nito.
   • Ang mga stakeholder ay dapat bigyan ng pagpipilian ng harap-harapan na komunikasyon sa dalawang paraan. Napakahalaga ng mga pribadong pagpupulong.
   • Ang komunikasyon ay dapat magmula sa pangunahing tagapagpasimula ng pagbabago, mula sa agarang superbisor ng bawat empleyado, at mula sa anumang karagdagang tagapagsalita na pinagkakatiwalaan ng stakeholder. Lahat ng komunikasyon ay dapat maghatid ng isang pare-parehong mensahe.
8. Alamin kung saan nagmula ang oposisyon. Palaging humahantong sa oposisyon ang mga pagbabago. Nangyayari ito sa isang indibidwal na antas, kaya personal na makipag-usap sa mga stakeholder upang malaman kung bakit. Subaybayan ang mga reklamo upang malutas ng pangkat ng pamamahala ng pagbabago ang mga ito. Kabilang dito ang partikular:
   • ang mga tao ay walang pagganyak na magbago o walang pakiramdam ng pagka-madali
   • hindi nauunawaan ng mga tao ang mas malaking larawan o kung bakit kinakailangan ang mga pagbabago
   • may kakulangan ng pakikilahok sa proseso
   • ang mga tao ay hindi sigurado tungkol sa kanilang trabaho, posisyon sa hinaharap o mga kinakailangan at kasanayan
   • nabigo ang pamamahala upang matugunan ang mga inaasahan tungkol sa pagpapatupad o komunikasyon ng mga pagbabago
9. Makitungo sa mga pagbara. Maraming mga reklamo ay maaaring matugunan sa pamamagitan ng higit na masinsinang pakikipag-usap o sa pamamagitan ng pagbabago ng diskarte sa komunikasyon upang ang mga tukoy na problema ay tinalakay. Ang iba pang mga reklamo ay nangangailangan ng iba't ibang mga diskarte na maaaring isama sa iyong plano o itinalaga sa koponan ng pamamahala ng pagbabago upang maipatupad ang mga ito. Isipin kung alin sa mga pamamaraang ito ang nababagay sa sitwasyon sa iyong samahan:
   • Para sa mga pagbabago sa paglalarawan o pamamaraan ng trabaho, gawing priyoridad ang pagsasanay sa empleyado.
   • Kung inaasahan mong isang nakababahalang paglipat o isa na may kaunting pagganyak, mag-ayos ng isang kaganapan o magbigay ng mga benepisyo para sa mga empleyado.
   • Kung ang mga stakeholder ay hindi udyok na magbago, magbigay ng mga insentibo.
   • Kung sa tingin ng mga stakeholder na ibinukod, ayusin ang isang pagpupulong upang makalikom ng puna at isaalang-alang kung anong mga pagbabago ang maaari mong gawin sa plano.

Paraan 2 ng 2: Subaybayan ang mga pagbabago sa isang proyekto

1. Tukuyin ang mga pagpapaandar sa pamamahala ng pagbabago. Ilista ang mga pagpapaandar na itatalaga para sa proyektong ito. Ilarawan ang mga responsibilidad at kasanayan para sa bawat posisyon. Dapat kang magbigay ng hindi bababa sa isang manager ng proyekto upang ipatupad ang pagbabago sa isang pang-araw-araw na antas, at isang sponsor ng proyekto upang subaybayan ang pangkalahatang pag-unlad at gumawa ng mga pagpapasya sa pamamahala ng pagbabago ng mataas na antas.
   • Para sa malalaking proyekto sa isang malaking samahan, maaari mong hatiin ang papel na ginagampanan ng tagapamahala ng proyekto sa iba't ibang mga tao, bawat isa ay may tukoy na mga kasanayan.
2. Mag-isip tungkol sa pagse-set up ng isang komite sa pagkontrol sa pagbabago. Ang mga proyekto ng software sa pangkalahatan ay mayroong komite sa pagkontrol sa pagbabago na binubuo ng mga kinatawan mula sa bawat pangkat ng stakeholder. Inaprubahan ng komite na ito ang mga kahilingan sa pagbabago bilang kapalit ng manager ng proyekto at ipinaparating ang mga desisyon sa mga stakeholder. Ang diskarte na ito ay gumagana nang maayos para sa mga proyekto na kinasasangkutan ng iba't ibang mga stakeholder at proyekto na ang saklaw at mga layunin ay kailangang suriin muli.
3. Magtatag ng isang pamamaraan upang mag-isyu ng mga kahilingan para sa pagbabago. Kapag ang isang tao sa pangkat ng proyekto ay nakakita ng isang paraan upang sumulong, paano mo gagawin ang ideyang ito na isang katotohanan? Sa planong ito, ilarawan ang pamamaraang inaprubahan ng koponan. Narito ang isang halimbawa:
   • Ang isang miyembro ng koponan ay pinunan ang isang form upang humiling ng pagbabago at ipadala ito sa manager ng proyekto.
   • Ang proyekto manager ay ipinasok ang form sa pagbabago ng kahilingan sa pag-log at ina-update ang log na ito dahil ang mga kahilingan ay naisakatuparan o tinanggihan.
   • Itinalaga ng manager ang mga miyembro ng koponan na bumuo ng isang mas detalyadong plano at tantyahin ang kinakailangang pagsisikap.
   • Ipinapadala ng manager ng proyekto ang plano sa sponsor ng proyekto para sa pagtanggap o pagtanggi.
   • Ang pagbabago ay ipinatupad. Regular na alam ang mga stakeholder tungkol sa pag-unlad.
4. Lumikha ng isang form upang humiling ng pagbabago. Ang sumusunod na impormasyon ay dapat na isama sa bawat kahilingan at idagdag sa log:
   • petsa ng pagbabago ng aplikasyon
   • bilang ng kahilingan sa pagbabago, na ibinibigay ng manager ng proyekto
   • pamagat at paglalarawan
   • pangalan, e-mail at numero ng telepono ng nagsumite
   • prayoridad (mataas, katamtaman o mababa). Ang mga plano sa pamamahala ng agarang pagbabago ay may iba't ibang mga deadline.
   • numero ng produkto at bersyon (para sa mga proyekto sa software)
5. Magdagdag ng karagdagang impormasyon sa log ng pagbabago. Ang tala na ito ay dapat ding magtala ng mga desisyon at pagpapatupad nito. Bilang karagdagan sa impormasyong ibinigay sa form ng application ng pagbabago, dapat kang magbigay ng puwang para sa sumusunod na impormasyon:
   • pag-apruba o pagtanggi
   • lagda ng taong umaapruba o tumatanggi sa aplikasyon
   • deadline para sa pagpapatupad ng pagbabago
   • petsa ng pagwawakas ng pagbabago
6. Subaybayan ang malalaking desisyon. Bilang karagdagan sa log ng pagbabago na sumusubaybay sa pang-araw-araw na mga pagbabago, maaari mo ring itago ang isang tala ng lahat ng mga pangunahing desisyon na nagagawa. Salamat sa ulat na ito, mas madaling makahanap ng mga pangmatagalang proyekto o proyekto na sumasailalim ng mga pagbabago sa kanilang pamamahala. Ang ulat na ito ay maaari ring magsilbing batayan sa pakikipag-usap sa mga customer o nangungunang tauhan ng pamamahala. Para sa anumang pagbabago sa term, laki ng proyekto o mga kinakailangan sa proyekto, mga antas ng priyoridad o diskarte, subaybayan ang sumusunod na impormasyon:
   • sino ang nagpasya
   • nang napagpasyahan
   • isang buod ng mga kadahilanan sa likod ng desisyon at ang pamamaraan para sa pagpapatupad nito. Magdagdag ng mga dokumento na nauugnay sa pamamaraang ito.

Mga Tip

• Bumuo ng tiwala at katapatan sa kapwa iyong kawani at iyong mga customer. Ang mga tao ay madalas na hindi komportable sa pagbabago. Sa pamamagitan ng paghahatid ng mensahe na inuuna mo ang interes ng iyong mga empleyado, nanalo ka sa kanilang suporta.