Nilalaman

• Upang humakbang
• Paraan 1 ng 2: Awtomatikong pangkalahatang ideya
• Paraan 2 ng 2: Manu-manong pangkat ng data
• Mga Tip
• Mga babala

Ang Excel ay may ilang talagang kapaki-pakinabang na pag-andar, kung alam mo kung saan hanapin ang mga ito. Ang pinakamadaling matutunan ang mga paggamit ay pagpapangkat at pangkalahatang-ideya, na maaaring mabawasan ang malaking halaga ng data at gawing mas madaling makitungo sa mga kumplikadong spreadsheet. Gawin ang mga sumusunod na hakbang upang samantalahin ang pagpapangkat ng data sa parehong mga bago at lumang bersyon ng Excel.

Upang humakbang

1. Buksan ang file na nais mong gumana. Napaka-kapaki-pakinabang ang pagpapangkat para sa paggawa ng mas maraming pamamahala ng mga talahanayan sa mga tuntunin ng laki at pagtatanghal, ngunit para sa pagiging simple, gumagamit kami ng isang maliit na spreadsheet para sa demonstrasyong ito.
2. Pumunta sa data. Sa mas bagong mga bersyon ng Excel bahagi ito ng laso. Kung mayroon kang isang mas lumang bersyon, mag-click dito Data drop-down na menu.

Paraan 1 ng 2: Awtomatikong pangkalahatang ideya

1. Pumunta sa data > Pagpapangkat > Auto pangkalahatang ideya. Sa mga mas lumang bersyon ng Excel, pumunta sa Data> Pangkalahatang-ideya> AutoOverview.
   • Naghahanap ang Excel ng data na nasa mga lohikal na yunit kapag nagpapangkat (hal. ang mga heading sa simula at ang kabuuan ng formula sa dulo), pipiliin ang mga ito at bibigyan ka ng pagpipilian na i-minimize ang mga ito. Kapag ipinahiwatig ng Excel na ang isang awtomatikong pangkalahatang-ideya ay hindi maaaring likhain, ito ay dahil walang mga formula sa spreadsheet. Sa kasong iyon, kailangan mong i-grupo nang manu-mano ang data (tingnan ang Manu-manong pagpapangkat ng data).
2. Tingnan ang awtomatikong pangkalahatang-ideya ng iyong spreadsheet. Nakasalalay sa pagiging kumplikado at layout ng iyong spreadsheet, malalaman mo na ang mga indibidwal na bahagi ng iyong data ay nahahati sa mga pangkat, na ipinahiwatig ng mga square bracket sa itaas at kaliwa ng iyong saklaw ng mga cell. Ang sample na worksheet ay napaka-simple at naka-grupo sa isang lugar lamang.
   • Sa pangkalahatang-ideya ng halimbawa, ang data sa pagitan ng unang hilera (ang header) at ang huling dalawang hilera (na naglalaman ng parehong mga formula) ay awtomatikong naka-grupo. Ang cell B7, halimbawa, ay naglalaman ng isang SUM formula.
     
     
     
     
   • I-click ang pindutang [-] upang i-minimize ang isang pangkat ng data .
     
     
     
     
   • Tingnan ang data na nananatili. Ito ay karaniwang mahalagang impormasyon na nagbibigay sa gumagamit ng spreadsheet ng pagpipilian ng kung o hindi pa lalalim na pupunta sa mga detalye, na ginagawang mas madaling pangasiwaan ang spreadsheet.
     
     
     
     
3. Alisin ang awtomatikong pangkalahatang-ideya kung nais mo. Kung nagkamali ng interpretasyon ng Excel ng ilang data at hindi ka nasisiyahan sa mga resulta, maaari mong muling tanggalin ang pangkalahatang ideya sa pamamagitan ng pagpunta sa data > Ungroup (o Pangkalahatang-ideya) at pagkatapos Malinaw na pangkalahatang ideya upang pumili; mula sa puntong ito maaari kang manu-manong magpangkat at mag-unroup ng data (tingnan ang pamamaraan sa ibaba). Kung ang awtomatikong pangkalahatang-ideya ay nangangailangan lamang ng kaunting mga pagbabago sa gayon ay makakatipid ka sa iyong sarili ng oras sa pamamagitan ng paggawa ng maliliit na pagsasaayos.

Paraan 2 ng 2: Manu-manong pangkat ng data

1. Piliin ang mga cell na nais mong i-minimize. Sa kasong ito, nais lamang naming ipakita ang mga header at grand total pagkatapos na mai-minimize ang data, kaya pinili namin ang lahat sa pagitan.
2. Pumunta sa data > Pagpapangkat > Pagpapangkat . Para sa mga mas lumang bersyon ng Excel, pumunta sa Data > Pangkalahatang-ideya > Pagpapangkat.
3. Kapag na-prompt, pumili Mga hilera o Mga Haligi. Sa halimbawang ito nais naming ibagsak ang data nang patayo nang sa gayon pipiliin namin Mga hilera.
4. Tingnan ang bahagi ng data na na-grupo. Minarkahan ito ngayon ng isang parisukat na bracket kasama ang kaliwang bahagi o sa tuktok ng mga cell.
5. I-click ang [-] button upang i-minimize.
6. Piliin at pangkatin ang iba pang mga seksyon ayon sa ninanais. Palawakin ang kasalukuyang pagpipilian kung kinakailangan (sa pamamagitan ng pagpindot sa [+]), pagkatapos ay ulitin ang Hakbang 1 hanggang 4 upang lumikha ng mga bagong pangkat. Sa halimbawang ito, lilikha kami ng isang bagong subgroup sa loob ng unang pangkat, nang walang mga subtotal, kaya pinili namin ang lahat ng mga cell sa pagitan ng mga heading at mga subtotal.
   • Tingnan ang bahagi ng data na naka-grupo.
     
     
     
     
   • I-minimize ang bagong pangkat at pansinin ang pagkakaiba sa hitsura.
     
     
7. Upang i-unroup ang isang seksyon: piliin ang seksyong ito gamit ang Shift key at pumunta sa data > Ungroup > Ungroup. Sa mga mas lumang bersyon ng Excel, pumunta sa Data > Pangkalahatang-ideya > Ungroup
8. Upang ma-pangkat ang lahat, pumunta sa data > Ungroup (o Pangkalahatang-ideya) > Ungroup.

Mga Tip

• Kadalasan, ang tampok na AutoOverview ay hindi gumagana nang eksakto sa nais mo. Manu-manong pangkalahatang ideya - iyon ay, paglikha ng isang serye ng mga pangkat - kung minsan ay mas simple at mas nakatuon sa data sa iyong spreadsheet.
• Hindi mo magagamit ang pagpapaandar na ito kung ibabahagi ang worksheet.

Mga babala

• Gumamit ng Pagpapangkat hindi kung nais mong i-save ang file ng Excel bilang isang pahina ng html.
• Gumamit ng Pagpapangkat hindi kung nais mong i-secure ang worksheet; hindi mapapalawak o mabagsak ng gumagamit ang mga hilera!