Nilalaman

• Mga hakbang
• Paraan 1 ng 9: Bumuo ng isang Agenda
• Paraan 2 ng 9: Magpadala ng mga paanyaya
• Paraan 3 ng 9: Ihanda ang Lokasyon ng Pagpupulong
• Paraan 4 ng 9: Magbigay ng mga kinakailangang tool para sa pagpupulong
• Paraan 5 ng 9: Maghanda ng isang palatanungan o talatanungan
• Paraan 6 ng 9: Magpadala ng isang paalala sa pagpupulong
• Paraan 7 ng 9: Simulan ang Pagpupulong sa Kanan sa Iskedyul
• Paraan 8 ng 9: Manatili sa paksa ng pagpupulong
• Paraan 9 ng 9: Sagutin ang maraming mga katanungan hangga't maaari

Ang sinumang namagitan o nag-aayos ng isang pagpupulong ay makikinabang sa mga tip na ito. Kasama sa mga responsibilidad ng organisador ang pag-anyaya sa mga kalahok at pagbibigay sa kanila ng lahat ng kailangan nila upang gumana nang mahusay hangga't maaari.Responsable din ang host para sa kurso ng pagpupulong mismo. Dapat niyang tiyakin ang maximum na pagtuon sa paksa ng pagpupulong, pinipigilan ang mga kalahok na maging personal at talakayin ang mga patakaran ng pagpupulong. Ang materyal na ito ay magpapadali sa samahan at pagpapatakbo ng pagpupulong upang ito ay maging isang tagumpay.

Mga hakbang

Paraan 1 ng 9: Bumuo ng isang Agenda

1. 1 Tukuyin ang mga oras ng pagsisimula at pagtatapos ng pagpupulong, at ang mga limitasyon sa oras para sa talakayan ng bawat isyu. Ang mga kalahok sa pagpupulong ay kukuha nito bilang isang kagandahang-loob sa iyo.
2. 2 Tanungin ang mga tao sa iyong samahan o ang taong nagtatawag ng pagpupulong kung anong mga paksa ang kailangang isama sa agenda, at humingi din ng isang maikling paglalarawan ng bawat isyu.

Paraan 2 ng 9: Magpadala ng mga paanyaya

1. 1 Ang pinakamahusay na paraan upang magpadala ng mga paanyaya ay sa pamamagitan ng email, lalo na kung ang iyong mga empleyado ay mayroong isang programa na pinagsasama ang mga pagpapaandar ng email sa isang kalendaryo at mga paalala.
2. 2 Tumukoy ng isang deadline para sa pagreserba ng mga puwesto. Papayagan ka nitong ihanda ang kinakailangang halaga ng mga mapagkukunan upang hindi mo magambala ang pagpupulong upang maghanda ng mga nawawalang materyales.

Paraan 3 ng 9: Ihanda ang Lokasyon ng Pagpupulong

1. 1 Para sa isang maayos na pagpupulong, kailangan mong ihanda nang maayos ang silid. Kapag nagrenta ng isang puwang na madalas na ginagamit para sa mga pagpupulong (halimbawa, sa isang silid sa hotel o nakatuon na serbisyo), maaari kang umasa sa lokal na kawani na may kaalaman at pamilyar sa mga nuances ng paghahanda ng puwang.
   • Paglalagay ng lektura - ang mga upuan ay nakahanay sa isang paraan na ang lektor ay nasa sentro ng pansin. Ang nasabing pagkakalagay ay lalong epektibo kung ang pangunahing layunin ay upang makipag-usap ng ilang impormasyon.
   • Pag-aayos ng dula-dulaan - isang presidium ay naka-install sa harap ng silid (isang mesa kung saan nakaupo ang mga nagsasalita at eksperto). Ang pag-aayos ng mga upuan ng iba pang mga kalahok ay kahawig ng isang hall ng lektura.
   • Layout ng Paaralan - Ang mga mesa ay itinakda sa harap ng mga hanay ng mga upuan upang payagan ang mga kalahok sa pagpupulong na kumuha ng mga tala habang nagsasalita sila. Ang pokus ay sa nagsasalita.
   • Round table. Piliin ang pag-aayos na ito kung ang mga kalahok ay kumilos bilang magkahiwalay na mga koponan at upang pasiglahin ang pagpapalitan ng mga ideya sa pagitan ng mga pangkat o indibidwal na kalahok.
   • Mag-set up ng isang hugis na mesa. Ito ay isang istilo ng boardroom na nagbibigay-daan sa mga kalahok na makita ang bawat isa at makipag-ugnay kung kinakailangan.
   • Kung nagpaplano ka ng isang bukas na pagpupulong na nagsasangkot ng komunikasyon sa madla, ilagay ang mga upuan sa isang bilog kasama ang nagsasalita sa gitna.

Paraan 4 ng 9: Magbigay ng mga kinakailangang tool para sa pagpupulong

1. 1 Ang isang kumpletong paghahanda sa pagpupulong ay may kasamang isang hanay ng mga panulat, kuwaderno, pantulong sa trabaho, mga handout, at anumang bagay na maaaring kailanganin mo sa panahon ng pagpupulong.
2. 2 Magtabi ng puwang para sa mga katanungan. Maaari itong maging isang poster o board kung saan maaaring isulat ng mga kalahok ang kanilang mga katanungan o ilakip ang mga ito gamit ang malagkit na mga sticker ng papel. Malalaman ng mga kalahok sa pagpupulong na sa isang tiyak na oras makakatanggap sila ng isang sagot sa kanilang mga katanungan, at ang pulong ay tatakbo nang mas maayos.
3. 3 Maghanda ng mga inumin at meryenda para sa matagal na mga kasali sa pagpupulong. Para sa mga maikling pagpupulong, sapat na upang maglagay ng mga bote ng tubig at isang mangkok ng Matamis sa bawat mesa.

Paraan 5 ng 9: Maghanda ng isang palatanungan o talatanungan

1. 1 Maaaring masuri ng mga kalahok sa pagpupulong ang kalidad nito kaagad pagkatapos ng pagpupulong, o punan ang isang palatanungan at ipadala ito sa pamamagitan ng e-mail sa loob ng 1-2 araw.
2. 2 Pinapayagan ka ng mga sheet ng pagsusuri at mga palatanungan upang matukoy kung paano napansin ang pagpupulong ng mga kalahok nito.

Paraan 6 ng 9: Magpadala ng isang paalala sa pagpupulong

1. 1 Ang mga paalala ay ipinapadala sa huling araw ng pagpaparehistro ng mga kalahok o 1-2 araw bago iyon.
2. 2 Hilinging mag-ulat kung may nagbago ng mga plano at pinipilit silang umalis mula sa pakikilahok.

Paraan 7 ng 9: Simulan ang Pagpupulong sa Kanan sa Iskedyul

1. 1 Ang mga Latecomer sa isang pagpupulong ay may kakayahang "makahabol", ngunit ang paghihintay sa iba ay itinuturing na bastos.
2. 2 Sa pagsisimula ng pagpupulong, gumawa ng mga anunsyo sa samahan kabilang ang mga oras ng pahinga at tanghalian, mga lokasyon sa banyo, at kung saan at paano maaaring magtanong ang mga kalahok sa pagpupulong.

Paraan 8 ng 9: Manatili sa paksa ng pagpupulong

1. 1 Dapat ay gabayan ng tagapag-ayos ng pulong ang mga kalahok sa paksa ng pagpupulong. Pinapayagan kang lumabas sa mga nauugnay na paksa na panganib na makagambala sa iyong iskedyul ng trabaho.
2. 2 Dumikit sa itinalagang oras ng pahinga at tanghalian.

Paraan 9 ng 9: Sagutin ang maraming mga katanungan hangga't maaari

1. 1 Mangolekta ng mga katanungan mula sa pagpupulong ng mga kalahok. Payagan ang sapat na oras para sa mga tugon upang masiyahan ang interes ng maraming tao hangga't maaari.
2. 2 Matapos ang pagpupulong, manatiling maaabot upang malapitan ka ng mga kasali sa pagpupulong na nahihiya na magsalita sa harap ng ibang mga tao, o sa mga may tukoy na isyu na nangangailangan ng talakayang harap-harapan.
3. 3 Ipaalala ang mga kalahok sa pagpupulong upang makumpleto ang palatanungan o checklist, at pasalamatan sila sa pagdalo sa pagpupulong.