Nilalaman

• Mga hakbang
• Mga babala

Ang email, sa pangkalahatan, ay may kasamang simpleng teksto lamang (ASCII), habang ang mga dokumento ng Word ay maaaring maglaman ng maraming naka-format na teksto. Walang paraan upang ganap na mapanatili ang pag-format ng isang dokumento ng Word kapag kinopya mo ito sa katawan ng isang email. Gayunpaman, maraming mga pagpipilian, depende sa iyong mga layunin.

Mga hakbang

1. 1 Ikabit ang iyong dokumento sa Word sa iyong email bilang isang kalakip, wala sa katawan ng email. Gayunpaman, ang ilang mga tao na tumatanggap ng email ay maaaring walang isang Word editor at sa gayon ay maaaring hindi madaling mabasa ang dokumento. Bilang karagdagan, dahil sa mga pagkakaiba sa pagitan ng mga computer ng mga gumagamit, ang ilang mga dokumento ay maaaring bahagyang magkakaiba.
2. 2 I-save ang dokumento sa Rich Text Format (RTF) sa Word, at pagkatapos ay ilakip ang dokumento sa iyong email. Ang WordPad, isang piraso ng software na libre sa Windows, at halos lahat ng mga editor ng teksto ay maaaring mabasa ang mga file ng RTF. Pinapanatili ng mga file ng RTF ang karamihan (ngunit hindi lahat) ng pag-format sa mga dokumento ng Word.
3. 3 Kung pagmamay-ari mo ang buong bersyon ng Adobe Acrobat, o alam ang ibang paraan upang lumikha ng isang PDF file, maaari mong i-export ang dokumento ng Word bilang isang PDF file at pagkatapos ay i-attach ito sa halip. Ang software ng Adobe Acrobat Reader ay libre at karamihan sa mga gumagamit ay naka-install na sa kanilang mga computer. Ang PDF file ay magiging kapareho ng isang file ng Word, ngunit hindi ito madaling mai-edit.Maaari mo ring gamitin ang isang libreng produkto na tinatawag na PDF Creator (sa http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/) upang lumikha ng mga PDF.
4. 4 Pinapayagan ka ng maraming mga kliyente sa email na magdagdag ng ilang pag-format sa iyong email. Ang tampok na ito, na iba't ibang tinukoy bilang "rich text" o "html mail", ay magagamit sa iba't ibang paraan depende sa iyong email client. Nagpapadala talaga ito ng email sa format na HTML (tulad ng isang web page), na medyo mahigpit kaysa sa format na RTF na inilarawan sa itaas. Kadalasang mas maginhawa ang magkaroon ng teksto sa katawan ng isang mensahe sa email sa halip na isang kalakip. Ngunit hindi lahat ng mga taong tumatanggap ng email ay maaaring makatanggap ng HTML mail.
5. 5 Idikit ang iyong dokumento sa Word nang direkta sa iyong mail bilang teksto, ngunit gumawa muna ng ilang pag-iingat. Gumamit ng kaunting pag-format hangga't maaari. Baguhin ang "matalinong mga quote".

Mga babala

• Huwag maglakip ng mga dokumento bilang mga dokumento ng Word maliban kung talagang kinakailangan. Kadalasan ang napakahabang mga dokumento lamang ang kailangang ikabit. Lahat ng iba pa ay maaaring tukuyin sa payak na teksto sa katawan ng mensahe. Kung nais mo talagang makita ng tatanggap ang dokumento nang eksakto sa paglitaw nito sa screen, pagkatapos ay alamin kung paano lumikha ng isang PDF file. Kung kailangan niyang gumawa ng malawak na mga pagbabago, pagkatapos ay maglakip ng isang dokumento ng Word o file ng RTF.