Nilalaman

• Mga hakbang
• Paraan 1 ng 3: Paghahanda para sa Pagpupulong
• Paraan 2 ng 3: Sa panahon ng pagpupulong
• Paraan 3 ng 3: Pagkatapos ng pagpupulong
• Mga Tip
• Mga babala
• Ano'ng kailangan mo

Bilang isang kalihim ng korporasyon o kalihim ng lupon, o marahil isang maliit na may-ari ng negosyo, may posibilidad na maharap ka sa pangangailangan na panatilihin ang mga minuto ng mga pagpupulong ng korporasyon. Napakahalaga ng gawaing ito, sapagkat hindi lamang ito isang ligal na kinakailangan, lalo na para sa mga organisasyong hindi kumikita: ang mga protokol na ito ay bahagi ng mga opisyal na talaan ng kumpanya, ang kasaysayan nito. Madaling magawa ang mga protokol kung sinusunod ang ilang mga patakaran at format.

Mga hakbang

Paraan 1 ng 3: Paghahanda para sa Pagpupulong

1. 1 Magpadala ng abiso ng pagpupulong kasama ang petsa, oras, lokasyon at layunin ng pagpupulong nang maaga (maraming linggo nang maaga) sa sinumang inaasahang dadalo.
2. 2 Maghanda ng isang espesyal na pakete para sa bawat miyembro ng lupon, na kinabibilangan ng: abiso sa pagpupulong, minuto ng nakaraang pagpupulong, listahan ng parehong impormasyon sa pakikipag-ugnay at kung ano ang ipapakita sa pagpupulong (hal. mga pagsusuri at ulat sa badyet). Kung ang impormasyon ay lihim, pagkatapos ay ilipat lamang ito kung ito ay dumating, pagkatapos ng mga empleyado (sa ilang mga kaso) at mga bisita ay umalis sa lugar.
3. 3 Tiyaking nasa kamay mo ang kagamitan sa pagrekord na pinaka komportable kang gamitin, tulad ng: notepad, folder, laptop o recorder ng boses.
4. 4 Sa araw ng pagpupulong, tiyakin na ang lahat ng mga kalahok ay mayroong mga materyales sa pagsulat, mga badge (kung kinakailangan) at mga pampapresko.

Paraan 2 ng 3: Sa panahon ng pagpupulong

1. 1 Gumawa ng isang tala ng sumusunod na impormasyon:
   • Pangalan ng samahan at uri ng pagpupulong.
   • Ipinadala ba ang abiso sa pagpupulong, at kung gayon, kailan.
   • Petsa ng pagpupulong at ang lugar kung saan ito naganap.
   • Ang oras kung kailan nagsimula ang pagpupulong.
2. 2 Isulat ang dahilan ng pagpupulong, halimbawa: quarterly board meeting o taunang halalan ng mga opisyal.
3. 3 Dapat na nakalista:
   • Ang mga miyembro ng lupon, opisyal at empleyado na naroroon sa pagpupulong, at ang kanilang mga responsibilidad.
   • Yung mga absent.
   • Ang mga bisitang dumalo, kung kanino sila inimbitahan at ang mga dahilan kung bakit dumalo sila sa kaganapan.
   • Ang pangalan at pamagat ng chairman ng pagpupulong.
   • Ang taong kumukuha ng minuto ng pagpupulong.
4. 4 Ipahiwatig ang bilang ng mga miyembro na kinakailangan para sa isang korum, at kung naabot ang bilang na ito.
5. 5 Itala ang mga resulta ng pagboto upang tanggapin, baguhin, o bawiin mula sa mga minuto ng huling pagpupulong.
6. 6 Baguhin ang mga nakaraang protokol kung kinakailangan.
7. 7 I-boses ang aktwal na mga katanungan mula sa nakaraang protocol at itala ang kurso ng kanilang talakayan, ang mga resulta ng pagboto o ang pangkalahatang kinalabasan.
8. 8 Itala ang anumang iba pang mga boto, halalan ng mga opisyal halimbawa, at ang bilang ng mga boto na pabor, laban, o hindi pumipigil. Maliban sa mga nag-abstain, hindi kinakailangang isulat ang mga pangalan ng tao at kung paano sila bumoto. Sabihin ang dahilan para sa anumang pagtanggi na bumoto at kung may lumisan sa silid sa botong ito.
9. 9 Ilista ang iyong mga item sa agenda at mag-iwan ng ilang puwang sa pagitan nila upang magsulat ng mga tala.
10. 10 Gumawa ng mga tala ng talakayan sa mga item sa agenda at kung ano ang sinabi at kanino.
11. 11 Ilista ang lahat ng mga paksang isyu na tinalakay sa panahon ng pagpupulong, pati na rin ang mga tao na magsasalita sa susunod na pagpupulong.
12. 12 Tandaan ang anumang mga talakayan sa mga item na hindi agenda at kung sino ang nagtanong sa kanila, pati na rin ang kinalabasan ng mga talakayang iyon.
13. 13 Ipahiwatig ang kinalabasan ng mga pagpapasyang iyon na iminungkahi para sa muling pagsasaalang-alang, pag-update o pagboto. Ang opisyal na desisyon mismo ay ipapakita bilang isang magkakahiwalay na dokumento.
14. 14 Ipahiwatig ang petsa at oras ng susunod na pagpupulong.
15. 15 Tandaan na ang pagpupulong ay idineklara na sarado sa pamamagitan ng desisyon ng karamihan o unanimous decision. Ipahiwatig ang oras ng pagtatapos ng pagpupulong.

Paraan 3 ng 3: Pagkatapos ng pagpupulong

1. 1 Kumpletuhin ang protokol nang ganap hangga't maaari at gawin ito nang maaga hangga't maaari.
2. 2 I-highlight nang naka-bold ang anumang mga resulta sa pagboto, mga item sa agenda at mga desisyon na kinuha.
3. 3 Ipamahagi ang mga kopya ng minuto sa lahat ng mga kasali sa pagpupulong hangga't maaari upang makuha ang kanilang puna sa mga nilalaman nito. Kung walang ipinanukalang mga pagbabago, gawing pormal ang mga minuto at pagkatapos ay ilagay ang mga ito sa isang espesyal na folder para sa mga pagpupulong ng korporasyon. Ipamahagi ang mga kopya ng pangwakas na bersyon ng mga minuto sa lahat ng mga kalahok sa pagpupulong at sa mga wala dito.

Mga Tip

• Kung hindi mo naiintindihan ang isang bagay, agad na magtanong ng mga naaangkop na katanungan upang ang talakayan ay maitatala nang tama. Upang humiling ng anumang paglilinaw, hindi mo kailangang maghintay hanggang sa ganap mong ma-draft ang protokol.
• Ang mga desisyon na kinuha at ang mga resulta ng pagboto ay dapat ipahiwatig sa mga minuto, ngunit ang kanilang mga kopya ay dapat ding itago sa isang hiwalay na folder sa isang lugar na protektado mula sa sunog, tubig at iba pang mga kadahilanan. Dapat ding itago ang mga elektronikong kopya sa folder na ito.
• Huwag subukang itala ang bawat salita sa panahon ng pagpupulong: isulat sa pangkalahatang mga termino tungkol sa sinabi. Maaari mong lubos na ibunyag ang kurso ng talakayan pagkatapos mong matapos ang pagpunan ng mga minuto.
• Maaaring pagbawalan ng mga patakaran ng iyong kumpanya ang paggamit ng mga elektronikong komunikasyon. Ngayon ito ay medyo bihirang - ang lahat ay nakasalalay sa oras kung kailan nakasulat ang mga patakaran, at kung nabago ba ito sa mga nakaraang taon. Samakatuwid, bago ka makipag-usap sa mga kalahok sa pagpupulong sa ganitong paraan, siguraduhing wala kang nasisira. Maaari ka ring magmungkahi ng mga pag-amyenda sa mga ganitong uri ng mga patakaran kung wala nang pag-asa ang mga ito.

Mga babala

• Mag-ingat sa pagsumite ng isang draft ng mga minuto sa mga dumalo sa pulong para sa pagsusuri at rebisyon, dahil nagbibigay ito sa kanila ng pagkakataong baguhin ang sinabi nila. Kapag ang protokol ay kumpletong natapos, siguraduhing may kamalayan ang bawat isa sa anumang mga pagbabagong ginawa dito: sa ganitong paraan ang interpretasyon ay tama ang kahulugan at walang sinuman ang maililigaw.

Ano'ng kailangan mo

• Mga folder
• Pagrekord ng mga supply (notepad, lapis o pen, laptop o recorder ng boses)
• Mga badge, kung kinakailangan
• Mga pakete na naglalaman ng lahat ng impormasyong kinakailangan para sa pagpupulong
• Mga notepad at bolpen / lapis para sa mga kalahok sa pagpupulong
• Malamig na inumin