Nilalaman

• Upang humakbang
• Bahagi 1 ng 3: Isinasaalang-alang ang tatanggap
• Bahagi 2 ng 3: Pagpili ng pagbati
• Bahagi 3 ng 3: I-format ang email at magsimula

Sa likas na katangian, ang mga email ay hindi pormal tulad ng pagsusulat ng liham. Gayunpaman, magkakaroon ka pa rin ng mga oras kung kailan kailangan mong maging mas pormal sa pagsulat ng iyong email. Isaalang-alang kung kanino ka nagpapadala at pumili ng isang pagbati na nababagay sa tatanggap. Kapag naisip mo na, maaari kang magpatuloy sa pag-format ng pagbati at pagsulat ng mga linya ng pagbubukas.

Upang humakbang

Bahagi 1 ng 3: Isinasaalang-alang ang tatanggap

1. Magpasya kung gaano ka dapat pormal. Kahit na nagsusulat ka ng isang "pormal" na email, nakasalalay sa tatanggap kung gaano ka dapat pormal. Halimbawa, hindi ka gumagamit ng parehong antas ng pormalidad kapag nagsusulat ng isang propesor tulad ng kapag nag-apply ka para sa isang trabaho.
   • Kapag una kang makipag-ugnay sa isang tao, mas mabuti na maging mas pormal kaysa kinakailangan na maging ligtas ka.
2. Hanapin ang pangalan ng tao. Magsaliksik ka upang malaman ang pangalan ng tao kung hindi mo pa kilala ang mga ito. Ang pagkaalam sa pangalan ng tao ay ginagawang mas personal ang pagbati, kahit na gumagamit ng pormal na mga diskarte sa email.
3. Sundin ang pormalidad ng tao. Kung nag-email na sa iyo ang tao, okay lang na gamitin ang kanilang istilo ng pagbati. Halimbawa, kung gumagamit siya ng "Hello" at iyong unang pangalan, katanggap-tanggap na sumagot sa parehong istilo, gamit ang "Hello" at ang unang pangalan ng tao.

Bahagi 2 ng 3: Pagpili ng pagbati

1. Bumalik sa "Mahal". Ang "Mahal" (sinusundan ng pangalan ng tao) ay isang lumang pamantayan sa isang kadahilanan. Pormal ito nang walang pagiging malayo at dahil madalas itong ginagamit, madalas itong hindi nakikita sa isang pagbati, na mabuti. Hindi mo nais na maging bantog ang iyong pagbati dahil hindi naaangkop.
2. Kung hindi mo alam ang pangalan ng tao, subukan ang "Magandang araw." Ito ay isang medyo pormal na pagbati na gagamitin sa mga email ng negosyo, lalo na kung hindi mo alam ang pangalan ng tao. Gayunpaman, palaging mas mahusay na alamin ang pangalan ng tao kung maaari.
   • Maaari mo ring gamitin ang "Mahal na Reader" kung ang email ay pormal at hindi mo alam ang pangalan ng tao. Gayunpaman, ang pagbati na ito ay maaaring maging hindi kasiya-siya para sa ilang mga tao.
3. Isaalang-alang ang "Kamusta" o "Paalam" sa bahagyang hindi gaanong pormal na mga email. Ang mga email sa pangkalahatan ay hindi gaanong pormal kaysa sa mga titik, kaya madalas kang makawala sa isang bagay tulad ng "Kamusta" sa isang medyo pormal na email. Halimbawa, kung magpapadala ka ng isang email sa iyong guro, ang isang tao na talagang nakikipag-usap sa iyo, "Kamusta" o "Paalam" ay dapat na maging maayos.
4. Iwasan ang "Hi". Habang ang "Kamusta" ay maaaring katanggap-tanggap sa isang semi-pormal na email, ang "Kumusta" marahil ay hindi. Ito ay isang napaka-kaswal na pagbati, kahit na sa mga pag-uusap, kaya dapat mong iwasan ito sa anumang uri ng pormal na email. Halimbawa, kahit na alam mo nang maayos ang iyong boss, marahil pinakamahusay na iwasan ang "Kumusta" kapag nag-email sa kanya.
5. Kung kinakailangan, gumamit ng isang pamagat sa halip ng isang pangalan. Minsan kapag sumulat ka sa isang tao alam mo lamang ang pamagat sa loob ng kumpanya o samahan. Sa kasong iyon, maaari mo lamang magamit ang pamagat ng tao bilang kapalit ng pangalan ng tao, tulad ng "Dear Hiring Manager", "Dear Hiring Committee" o "Dear Professor".
6. Idagdag ang pamagat ng tao upang gawing mas pormal ito. Kung maaari, idagdag ang "Mr. "," Gng. "," Dr. Idagdag "o" Propesor "bago ang pangalan ng tao upang gawing mas pormal ito. Gayundin, gamitin ang apelyido o buong pangalan ng tao upang maging mas pormal, kaysa sa unang pangalan lamang ng tao.

Bahagi 3 ng 3: I-format ang email at magsimula

1. Ilagay ang pagbati sa unang linya. Ang unang linya ay dapat ang pagbati na iyong pinili, na sinusundan ng pangalan ng tao. Kung maaari, gumamit ng pamagat para sa tao, tulad ng G., Gng, o Dr., na sinusundan ng kanilang una at apelyido.
2. Maglagay ng kuwit. Sa pangkalahatan, naglalagay ka ng isang kuwit pagkatapos ng pagbati. Maaari kang gumamit ng isang colon sa mga pormal na titik, ngunit kadalasan ito ay masyadong pormal para sa isang email, kahit na isang pormal. Sa karamihan ng mga kaso, ang isang kuwit ay sapat na, ngunit maaari mong gamitin ang isang colon kung nagsusulat ka ng isang cover letter sa isang email.
3. Pumunta sa susunod na linya. Ang pagbati ay nasa isang hiwalay na linya sa tuktok, kaya't kapag isinulat mo ito, pindutin ang Enter key upang lumipat sa susunod na linya. Kung gagamit ka ng mga line break sa halip na mga indent upang lumikha ng mga talata, maglagay ng isang blangko na linya sa pagitan ng pagbati at ng unang talata.
4. Ipakilala ang iyong sarili sa unang pangungusap kung kinakailangan. Kapag sumusulat sa isang tao sa kauna-unahang pagkakataon dapat kang magbigay ng isang pagpapakilala, kahit na kilala mo ang tao sa totoong buhay. Ang pagbibigay sa tao ng isang pakiramdam ng kung sino ka ay hikayatin silang patuloy na basahin.
   • Halimbawa, maaari mong isulat, "Ang pangalan ko ay Jessica Hills at ako ang Marketing Director para sa XYZ Company." Maaari mo ring isama kung paano mo kilala ang tao: "Ang pangalan ko ay Robert Smith, at nasa klase ako sa marketing (Marketing 101 na natutugunan sa tanghali ng Martes at Huwebes)."
   • Kung alam mo na ang tao at nakasulat na dati, maaari mong gamitin ang unang pangungusap bilang pagbati. Halimbawa, maaari mong sabihin na, "Maraming salamat sa pakikipag-ugnay sa akin nang napakabilis" o "Sana ay mabuti ang iyong kalagayan."
5. Dumiretso sa punto. Karamihan sa mga pormal na email ay kailangang makapunta sa puntong mabilis. Nangangahulugan iyon na ang iyong una o pangalawang pangungusap ay dapat na sabihin ang dahilan kung bakit ka sumusulat sa tatanggap. Huwag kalimutan na maging kasing maikling hangga't maaari kapag naglalarawan ng iyong layunin.
   • Halimbawa, maaari kang sumulat, "Sumusulat ako upang humingi ng tulong sa isang problema sa marketing" o "Sumusulat ako sa iyo dahil mayroon akong mga problema sa klase at inaasahan kong mayroon kang mga mungkahi para sa karagdagang materyal na babasahin. "