Nilalaman

• Mga hakbang
• Payo
• Babala

Kailangang magsulat ng isang propesyonal at magalang na liham sa trabaho? Karamihan sa mga mensahe sa trabaho ay nasa preformatted at madaling kopyahin, kailangan mo lamang baguhin ang nilalaman ng mensahe. Ang negosyo ay dapat palaging isama ang petsa, impormasyon tungkol sa nagpadala, ang tatanggap at ilang mga talata sa katawan ng mensahe. Nais mong magsulat ng isang larawan, mangyaring sundin ang mga hakbang sa ibaba at iwasto ang mga kinakailangang puntos upang tumugma sa mga pamantayan ng iyong kumpanya.

Mga hakbang

Bahagi 1 ng 4: Pambungad na Mensahe

1. 

   Maunawaan ang format. Hindi alintana kung ano ang tungkol sa iyong liham, mayroong ilang mga pamantayan para sa hitsura ng liham na kailangan mong sundin. Ang mga liham sa negosyo ay dapat na nai-type at isulat sa isang tanyag na font tulad ng Arial o Times New Roman. Kailangan mong i-highlight ang mga talata sa mga mensahe nang manu-mano. Nangangahulugan iyon na magsisimula ka ng isang bagong talata sa pamamagitan ng pag-type ng pindutang "bumalik" nang dalawang beses. Huwag gamitin ang indent command upang i-highlight ang mga talata.
   • Iwanan ang margin tungkol sa 2 cm sa lahat ng mga gilid.
   • Ang email ay dapat ding isulat sa mga tanyag na font. Huwag gumamit ng mga font na gumagaya sa sulat-kamay o makulay, maliban sa itim at puti sa mail na pang-trabaho.

2. 

   
   
   Piliin ang tamang uri ng papel. Ang liham sa pagtatrabaho ay dapat na naka-print sa 22cm x 28cm na laki ng papel ("laki ng sulat"). Kung wala ka sa US, maaari kang gumamit ng sukat ng papel na A4. Ang ilang mahahabang kontrata ay maaaring mai-print sa 22cm x 36cm ("ligal na laki") na papel.
   • Kung nag-print ka para sa pag-mail, dapat mong i-print ito sa letterhead ng kumpanya. Nagbibigay ito ng sulat sa isang mas propesyonal na hitsura at nagbibigay din ng logo ng iyong kumpanya at impormasyon sa pakikipag-ugnay.

3. 

   
   
   Magbigay ng impormasyon tungkol sa iyong kumpanya. Ibigay ang pangalan at address ng kumpanya, kung saan ang bawat bahagi ng address ay nakasulat sa ibang linya. Kung ikaw ay may-ari o nagtatrabaho sa sarili, palitan ang pangalan ng kumpanya ng iyong sariling pangalan o isulat ang iyong pangalan sa itaas nito.
   • Kung ang iyong kumpanya ay may paunang disenyo na liham, maaari mo itong gamitin sa halip na i-type ang pangalan at address ng kumpanya.
   • Kung ikaw mismo ang nagta-type ng address, dapat mong i-align o i-align sa kaliwa sa tuktok ng pahina, depende sa iyo at sa mga kagustuhan ng iyong kumpanya.
   • Kung nagpapadala ka ng mail sa buong mundo, i-type ang pangalan ng bansa sa mga malalaking titik.

4. 

   
   
   Idagdag ang petsa. Ang buong pagsulat ng petsa ay ang pinakapersonal na pagpipilian. Halimbawa, maaari mong isulat ang "Abril 1, 2012" o "Abril 1, 2012". Ang petsa ay dapat iwanang makatwiran, ilang mga linya sa ibaba ng address ng nagpadala.
   • Kung ang iyong liham ay nakasulat sa loob ng ilang araw, hayaan ang petsa na natapos mo ang liham.

5. 

   Magbigay ng impormasyon ng tatanggap. Isulat ang buong pangalan ng tatanggap, pamagat (kung mayroon man), pangalan ng kumpanya at mailing address, at hatiin ang impormasyong ito sa magkakahiwalay na linya. Kung kinakailangan, magdagdag ng isang numero ng sanggunian. Ang impormasyon ng tatanggap ay dapat iwanang makatuwiran ng ilang mga linya sa ibaba ng petsa.
   • Mahusay na magpadala ng isang sulat sa isang kinilalang tao. Sa ganitong paraan ang taong pinadalhan mo ng mensahe ay maaaring tumugon sa iyong mensahe. Kung hindi mo alam ang pangalan ng tao kung kanino ka dapat magpadala ng sulat, gumawa ng kaunting tseke. Maaari kang tumawag sa kanilang kumpanya upang tanungin ang eksaktong pangalan at pamagat ng tao.

6. 

   Pumili ng pagbati. Ang pagbati ay isang punto ng paggalang sa tatanggap ng liham at aling pagbati ang ginagamit ay nakasalalay sa kung kilala mo ang taong pinadalhan mo ng mensahe, kung gaano mo kakilala ang mga ito, at kung gaano solemne ang liham. . Maaari mong isaalang-alang ang mga sumusunod na pagpipilian:
   • "To Whom It May Concern" (Sa mga sangkot) kailan lang Hindi mo alam kung kanino, lalo na kung kanino mo nais magpadala ng mensahe.
   • Kung hindi mo alam ang tatanggap ng iyong mail, na nagsisimula sa "Mahal na Sir / Madam" (Mahal na Sir / Madam ") ay isang ligtas na pagpipilian.
   • Maaari mo ring gamitin ang pamagat at tatanggap ng tatanggap, halimbawa ng "Mahal na Dr. Smith" (Mahal na Propesor Smith).
   • Kung kilala mo nang mabuti ang tatanggap at may isang malakas na ugnayan sa kanila, maaari mo silang tawagan sa kanilang pangalan, tulad ng "Mahal na Susan".
   • Kung hindi ka sigurado sa kasarian ng tatanggap ng mensahe, i-type lamang ang buong pangalan, hal. "Mahal na Kris Smith" (Kamusta Kris Smith).
   • Huwag kalimutang mag-type ng kuwit pagkatapos ng pagbati o isang colon pagkatapos ng "To Whom It May Concern".
   anunsyo

Bahagi 2 ng 4: Pagsulat ng Nilalaman ng Mensahe

1. 

   Diretso sa problema. Ang oras ay pera, tulad ng sinabi ng pinakamataas na, karamihan sa mga negosyante ay ayaw ng pag-aaksaya ng oras. Samakatuwid, ang nilalaman ng liham ay dapat ipakita nang maikli at propesyonal. Sumulat ng isang liham kung saan maaaring mabilis itong basahin ng tatanggap sa pamamagitan ng pagdidiretso sa punto at pagbubuod ng iyong opinyon sa unang talata. Halimbawa, maaari kang palaging magsimula sa "Sinusulat kita tungkol sa ..." (Sumusulat ako sa kanya tungkol sa ...) at magsimula doon.
   • Huwag gumamit ng naka-text na wika, malalaking jabs, o mahaba, bilog na mga pangungusap - dapat mong iparating ang kailangan mong sabihin nang maikli at malinaw hangga't maaari.
   • Ipahayag ito ng kapani-paniwala. Tila ang karamihan sa mga layunin ng pagsulat ng isang liham ay upang akitin ang mambabasa na gumawa ng isang bagay: baguhin ang kanilang isip, iwasto ang isang pagkakamali, magpadala ng pera o gumawa ng isang aksyon. Subukang akitin ang tatanggap ng mensahe na gawin ang nais mo.

2. 

   Gamitin ang panghalip ng tao. Sa isip, dapat mong gamitin ang mga pronoun ng tao na "I" (I), "kami" (kami) at "ikaw" (ikaw) sa iyong liham. Inilarawan ito bilang "Ako" (ako) at tawagan ang mambabasa na "ikaw" (kaibigan / lolo / lola / kapatid / kapatid na babae).
   • Tandaan kung nagsusulat ka sa ngalan ng isang samahan. Kung bibigyan mo ang mga prospect ng paglago ng iyong kumpanya, dapat mong gamitin ang "kami" (sa amin) upang ipaalam sa mga mambabasa na nagsasalita ka sa ngalan ng kumpanya. Kung sumulat ka tungkol sa iyong personal na opinyon, gamitin ang "I" (ako).

3. 

   
   
   Sumulat nang malinaw, maikli at maigsi. Ipaalam sa iyong mga mambabasa nang eksakto kung ano ang nais mong sabihin. Mabilis lamang na tumugon ang mga mambabasa sa iyong mensahe kung malinaw ang nilalaman ng iyong mensahe. Sa partikular, kung nais mo ang mga mambabasa na gumawa ng mga konklusyon o gumawa ng pagkilos bilang tugon sa iyong liham, pagkatapos ay sabihin sa kanila. Ipaliwanag ang iyong thesis sa pinakamaikling posibleng paraan.

4. 

   
   
   Gumamit ng mga aktibong pangungusap. Kapag naglalarawan ng isang sitwasyon o humihiling, gumamit ng aktibo kaysa sa pasibo. Ang mga passive na pangungusap ay maaaring gawing nakakubli ang iyong sulat o hindi tinukoy ang kasangkot na tao. Bilang karagdagan, ang aktibong pangungusap ay streamline at mas prangka. Halimbawa:
   • Passive pangungusap: Ang mga sunglass ay hindi dinisenyo o ginawa patungkol sa kanilang tibay.
   • Maagap na pahayag: Ang iyong kumpanya ay nagdidisenyo at gumagawa ng mga salaming pang-araw nang hindi isinasaalang-alang ang kanilang tibay.

5. 

   
   
   Maging wastong bukas ang pag-iisip. Ang mga titik ay isinulat ng mga tao at nakatuon sa mga tao, kaya iwasan ang mahigpit na pagsulat kung maaari. Hindi ka maaaring bumuo ng isang bagong relasyon sa isang hindi personal na liham at kawalan ng pagiging bukas. Gayunpaman, iwasang gumamit ng kolokyal na wika o slang tulad ng mga pariralang "alam mo" (alam mo), "Ibig kong sabihin" (ibig kong sabihin) o "nais na gawin" - nais paikliin ang 'gusto'). malaki '). Panatilihing seryoso ang iyong tono ngunit magiliw at masigasig.
   • Kung kilala mo nang mabuti ang tatanggap, dapat kang magkaroon ng isang linya ng magagandang pagbati sa kanila ng impormal.
   • Gumamit ng iyong sariling paghuhusga kapag nagpapasya kung hanggang saan mo maipapakita ang iyong sarili. Minsan ang isang maliit na katatawanan ay makakatulong sa iyo na gumawa ng isang matagumpay na deal, ngunit mag-ingat kapag ang panunukso nito ay maaaring isang pagkakamali.

6. 

   Magalang at magalang. Kahit na sumulat ka ng isang liham upang magreklamo o ipahayag ang mga alalahanin, maaari ka pa ring magalang. Ilagay ang iyong sarili sa sapatos ng tatanggap at magkaroon ng anumang mga ideya na iyong naiisip, sa isang makatuwirang paraan para makita ng mga mambabasa na palagi kang masigasig at handang tumulong.
   • Halimbawa, maaari kang gumawa ng isang malupit na reklamo tulad nito: "Sa palagay ko ang iyong salaming pang-araw ay masyadong masama at hindi ko na bibilhin muli." Gayunpaman, maaari kang magsulat sa isang mas magalang na paraan: " Nabigo ako sa produkto ng salaming pang-araw ng iyong kumpanya at balak kong bumili ng baso sa ibang lugar sa hinaharap.

7. 

   Gamitin ang template ng header na "pangalawang pahina" para sa mga karagdagang pahina. Karamihan sa mga liham sa negosyo ay dapat na maikli sa isang pahina. Ngunit kung ang isyu na iyong pinag-uusapan ay mas mahaba, tulad ng isang kontrata o isang ligal na isyu, maaaring kailanganin mo ng ilang higit pang mga pahina. Gamitin ang template ng headhead na "pangalawang pahina," na karaniwang may isang pinaikling address at ang parehong uri ng papel sa letterhead ng unang pahina.
   • Pagnunumero ng pahina sa tuktok ng pahina na may pangalawa at kasunod na mga pahina. Maaari ka ring magdagdag ng mga pangalan at petsa ng tatanggap.

8. 

   Buod ng nilalaman. Sa huling talata, ibuod ang pangunahing mga puntos at malinaw na sabihin ang mga hakbang sa iyong plano sa pagkilos o kung ano ang aasahan mula sa tatanggap ng mensahe. Tandaan na ang tatanggap ay maaaring makipag-ugnay sa iyo upang magtanong o makipag-usap, pasalamatan sila para sa kanilang interes sa liham at sa iyong isyu. anunsyo

Bahagi 3 ng 4: Nagtatapos ng Mga Sulat

1. 

   Piliin ang pangwakas na pangungusap. Ang pangwakas na pangungusap, tulad ng isang pagbati, ay nagpapakita ng respeto ng tatanggap at ang antas ng solemne ng liham. Ang "Iyong taos-puso" o "Taos-puso" ay karaniwang isang ligtas na pagpipilian; Maaari mong isaalang-alang ang iba pang mga pagpipilian tulad ng "Cordally", "Magalang" (Pinakamahusay na regards), "Regards" at "Yours Truly" (Taos-puso). Maaari ka ring pumili ng isang bahagyang hindi gaanong pormal ngunit propesyonal na nagtatapos tulad ng "Lahat ng pinakamahusay", "Pinakamahusay na mga pagbati". , "Warm regards" at "Salamat" at "Salamat". Gumamit ng mga kuwit pagkatapos ng pangungusap.

2. 

   Tanda. Iwanan ang tungkol sa apat na linya na blangko, pagkatapos ay lagdaan ito. Lagdaan ang iyong lagda pagkatapos i-print ang liham o kung i-email mo ito, i-scan ang iyong imahe ng lagda at i-paste ito sa bahaging ito ng mensahe. Dapat kang pumili ng asul o itim na tinta para sa lagda.
   • Kung pumipirma ka ng isang liham sa ngalan ng isang tao, isulat ang “pp:” sa harap ng iyong lagda. Ang "Pp" ay nangangahulugang "bawat pangangalap" (tulad ng "ayon sa ahensya" o "sa ngalan ng").

3. 

   I-type ang iyong pangalan at impormasyon sa pakikipag-ugnay. Sa ilalim ng iyong lagda, i-type ang iyong buong pangalan, pamagat, numero ng telepono, email address at anumang posibleng pamamaraan sa pakikipag-ugnay. Ang bawat impormasyon ay nakasulat sa isang magkakahiwalay na linya.

4. 

   Idagdag ang pagpapaikli ng typist. Kung may iba sa iyo na na-type ang liham, dapat mong idagdag ang mga inisyal ng taong ito sa ilalim ng lagda. Minsan, kasama ang mga inisyal ng taong sumulat ng liham. Samakatuwid, mahalagang makilala sa pagitan ng taong sumulat ng liham at kung sino ang nag-type ng liham.
   • Halimbawa, kung naidagdag mo lamang ang mga inisyal ng typist, isulat ang mga ito sa mga maliliit na titik: mj
   • Kung idinagdag mo ang mga pagdadaglat ng manunulat, isulat ang mga ito sa malalaking titik at ang pagpapaikli ng typist sa maliit na titik: RW: mj. Maaari mo ring gamitin ang isang slash sa pagitan ng dalawang daglat: RW / mj.

5. 

   Tandaan ang mga nakalakip na dokumento. Kung naglalakip ka ng isang dokumento upang makita ng tatanggap, i-annotate ito ng ilang mga linya sa ibaba ng iyong impormasyon sa pakikipag-ugnay, sa pamamagitan ng pag-nota sa numero at uri ng dokumento. Halimbawa, maaari mong isulat ang: "Enclosure (2): resume, brochure" ("Attachment (2): resume, brochure").
   • Maaari mo ring daglatin ang "Mga Enclosure" bilang "Mga Enclosure". o "Enc.".

6. 

   Magdagdag ng mga tatanggap. Kung magpapadala ka ng isang kopya ng liham sa ibang tao, dapat mong isama ang pangalan ng taong ito sa liham. Maaari kang mag-anotate sa pamamagitan ng pag-type ng "cc:" sa ilalim ng linya na "Enclosures", ang "cc" ay nangangahulugang "courtesy copy", na may pangalan at pamagat ng tao ("cc" para sa "Carbon copy" (carbon copy) kapag ang titik ay nai-type sa carbon paper).
   • Halimbawa, isulat ang: "cc: Mary Smith, Pangalawang Pangulo ng Marketing" ("Mahal: Mary Smith, Deputy Marketing Manager").
   • Kung nais mong magdagdag ng isa pang tatanggap, mag-type ng pangalan ng pangalawang tao nang direkta sa ibaba ng pangalan ng unang tao at hindi kailangan ng "cc:".
   anunsyo

Bahagi 4 ng 4: Tapos Na

1. 

   I-edit ang iyong mensahe. Ang hitsura ay ang pangunahing elemento sa isang propesyonal na manunulat ng sulat. Tiyak na makikita ng mambabasa na ikaw ay may kakayahan at responsable sa pamamagitan ng pagwawasto ng pinakamaliit na mga bahid sa liham. Maaari mong patakbuhin ang utos ng spelling upang suriin ang pagbaybay sa salita ngunit maaari mo ring suriin sa pamamagitan ng pagbabasa nang mabuti sa liham bago ipadala.
   • Nagtataka kung ang sulat ay malinaw at maigsi. Mayroon bang isang talata na may higit sa tatlo o apat na pangungusap ang haba? Kung gayon, maaari mo bang burahin ang mga hindi kinakailangang talata.
   • Kung talagang mahalaga ang liham, maaari mong hilingin sa kaibigan o kasamahan na suriin ito nang mabilis. Minsan ang pagkuha lamang ng ilang segundo upang mabasa ay makakatulong sa iyo na makita ang mga pagkakamali o malamya na paggamit ng salita na maaaring hindi mo nakita.

2. 

   Huwag staple mail. Kung ang mensahe ay mayroong maraming mga pahina, iwasang itakda ang mensahe. Kung nais mong tiyakin na ang mga pahina ay nakapila nang tama, gamitin ang paperclip sa kaliwang itaas.

3. 

   Pag-mail. Kung magpapadala ka ng mail, gumamit ng isang sobre ng negosyo. Kung ang isang sobre na may logo ng iyong kumpanya ay magagamit, gamitin ito. Malinaw na nai-print ang return address at tatanggap na address. Tiklupin ang titik sa tatlong bahagi, upang kapag binuksan ng tatanggap ang mensahe, ang unang bahagi ng mensahe ay natitiklop sa itaas at pagkatapos ay bubukas sa ibabang kulungan. Siguraduhing mayroon kang sapat na mga selyo pagkatapos ay ipadala ito.
   • Kung sa tingin mo ay nakasulat ang nakasulat na address at hindi tumutugma sa iyong propesyonal na istilo, i-type ang address sa salita, ilagay ang sobre sa printer at i-print ang address sa sobre.
   • Kung ang sulat ay lubhang mahalaga at / o kagyat, dapat mo itong ipadala sa pamamagitan ng courier.
   • Kung nais mong ipadala ang mensahe sa pamamagitan ng email, i-convert ito sa format na HTML o i-save ang mensahe bilang PDF upang mapanatili ang format. Ang pag-mail sa papel ay mas mahusay, bagaman.
   anunsyo

Payo

• Gumamit ng isang mahusay na panulat upang lagdaan ang mga titik.
• Mabilis. Kung hindi ka maaaring tumugon sa kahilingan ng nagpadala sa loob ng isang linggo, sabihin sa kanya ang tungkol dito at ipaalam sa kanila kung kailan sila makakakuha ng isang tugon mula sa iyo.
• Ituon ang pansin sa mga positibo. Pag-usapan ang mga bagay na magagawa mo, hindi ang mga bagay na hindi mo magawa. Halimbawa, kung wala kang isang item sa stock, huwag sabihin sa customer na hindi mo matutupad ang kanilang order, sa halip, sabihin na ang produkto ay popular kaya't wala sa stock ang iyong panig. . Pagkatapos sabihin sa kanila kung kailan mo maalok sa kanila ang produkto.
• Kung sumulat ka ng isang liham na may maraming nilalaman, dapat mo munang ilista ang mga bagay na iyon.
  • Ilista ang lahat ng mga bagay na nais mong sakupin. Huwag mag-alala tungkol sa order.
  • Para sa bawat nilalaman, ilista ang mga pangunahing salita, halimbawa, argumento at katotohanan.
  • Suriin ang nilalaman sa iyong balangkas upang ang mga ito ay naaangkop para sa iyong layunin at iyong madla.
  • Gupitin ang anumang mga hindi kaugnay na problema.
  • Ayusin ang impormasyon sa pagkakasunud-sunod na pinakamahusay para sa mambabasa.

Babala

• Huwag magsulat ng mga letra na may nakakabulok na mga pangungusap. Ang isang tunay na papuri ay katanggap-tanggap, ngunit kung gagawin mo ito nang labis, madarama ng mambabasa na nagtatrabaho ka sa pamamagitan ng pambobola, hindi ng iyong kakayahan.
• Huwag gumamit ng masyadong mabagsik at nakaka-impos na tono. Tandaan, sinusubukan mong palakasin o pasimulan ang isang propesyonal na ugnayan sa isang liham sa negosyo.