Paano sumulat ng liham pang-negosyo sa iyong mga kliyente

Video.: PAANO ANG PAG LISTA SA MGA COLUMNAR BOOKS FROM BIR?MAS MADALI NA|ESMIE’S BUSINESS VLOG

Nilalaman

Mga hakbang
Bahagi 1 ng 2: Format ng Liham ng Negosyo
Bahagi 2 ng 2: Paano magsulat ng liham pang-negosyo
Mga Tip

Kung mayroon kang sariling negosyo, malamang na magsulat ka ng mga liham pang negosyo sa iyong mga kliyente. Ang mga layunin ay maaaring magkakaiba: pag-abiso tungkol sa mga bagong kaganapan o kundisyon, pagtugon sa mga reklamo ng customer sa ngalan ng kumpanya. Anuman ang dahilan ng pagsulat, mahalagang mapanatili ang isang propesyonal na tono at istilo ng negosyo sa lahat ng oras.

Mga hakbang

Bahagi 1 ng 2: Format ng Liham ng Negosyo

1 Gumamit ng isang propesyonal na headhead. Ang sulat sa negosyo ay kumakatawan sa iyong kumpanya. Kaugnay nito, ang liham ay dapat magkaroon ng naaangkop na form. Gayundin, huwag kalimutang gamitin ang logo ng iyong kumpanya o tatak.
- Maaari kang lumikha ng isang header ng sulat gamit ang mga handa nang template ng kulay para sa Microsoft Word. Gumamit ng isang tunay na logo ng kumpanya o tatak.
2 Magbukas ng isang text editor. Ang lahat ng mga liham sa negosyo ng kumpanya ay dapat palaging nai-type sa isang computer.
- Lumikha ng isang bagong dokumento at itakda ang mga margin sa 2.54 sentimetro.
- Gumamit ng isang serif typeface tulad ng Times New Roman, Georgia, o Arial. Kaya, ang laki ng font ay dapat na hindi hihigit sa 12, ngunit hindi kukulangin sa 10. Ang uri o laki ng font ay hindi dapat maka-negatibong makaapekto sa kakayahang mabasa ng liham.
- Gumamit ng solong spacing ng linya.
3 Ipasadya ang hugis ng bloke. Ang form ng block ay ang pinaka-karaniwang format para sa mga liham sa negosyo. Ito rin ang pinakamadaling i-set up at sundin. Ang bawat item ay naiwan katwiran at pinaghihiwalay ng isang puwang. Sa pagkakasunud-sunod mula sa tuktok ng pahina hanggang sa ibaba, dapat isama sa isang liham sa negosyo ang mga sumusunod na item:
- Petsa ngayon o kung kailan ipinadala ang sulat. Huwag kalimutang isama ang petsa, dahil ginagamit ito para sa accounting ng nagpadala at tatanggap, pati na rin para sa mga layuning pang-ligal. Ibigay ang eksaktong petsa.
- Ang address ng nagpadala. Ito ang iyong address sa karaniwang format. Kung nakalista na ang iyong address sa header ng sulat, maaari mong laktawan ang hakbang na ito.
- Papalabas na address. Ipasok ang pangalan at address ng tatanggap ng liham. Maaari mong gamitin ang address na "Master" o "Mistress". Kaya, kung ang tatanggap ay si Nina Serova, maaari mong isulat ang parehong "Ginang Nina Serova" at "Nina Serova".
- Pagbati po. Maaari mong isulat ang "Mahal na Ginang Serova" o "Mahal na Nina Serova". Kung hindi ka sigurado kung sino ang magbabasa ng liham, isulat ang “Mahal na mga Sir”. Mayroon ding isang pagpipilian na "Para sa impormasyon ng lahat ng mga interesadong partido", ngunit dapat itong iwanang isang huling paraan kung ang addressee ay hindi kilala.
- Ang pangunahing katawan ng liham. Ang bahaging ito ay tatalakayin nang mas detalyado sa susunod na seksyon.
- Pangwakas na bahagi at pirma. Isulat: "Taos-puso," - o: "Mga mabuting pagbati."

Bahagi 2 ng 2: Paano magsulat ng liham pang-negosyo

1 Tukuyin ang iyong target na madla. Ang tono ng liham ay dapat palaging mananatiling propesyonal anuman ang madla, ngunit ang pagpili ng mga salita at wika ay nangangahulugang nakasalalay sa addressee ng sulat. Kung ang sulat ay para sa kagawaran ng HR ng ibang kumpanya, kung gayon dapat gamitin ang isang mas pormal na wika. Kapag tinutugunan ang isang tukoy na kliyente, maaari kang gumamit ng impormal at simpleng wika.
- Tutulungan ka din nitong maiwasan ang hindi pagkakaunawaan. Huwag gumamit ng mga term na hindi maintindihan ng mambabasa. Halimbawa, maaaring hindi alam ng mga customer ang mga pagpapaikli na ginamit para sa space program sa iyong kumpanya, kaya huwag gamitin ang mga ito sa iyong liham.
- Ang pinakamahalagang tuntunin ng pagsusulat ng negosyo ay ang teksto ay dapat na malinaw, maigsi at magalang.
2 Sabihin ang layunin ng liham sa unang linya. Isaalang-alang ang layunin ng liham. Nais mo bang magbigay ng isang bagong address sa opisina? Ipaalala sa kliyente ang tungkol sa utang? Tumugon sa reklamo? Isaisip ito kapag kailangan mong isulat ang unang pangungusap ng liham. Huwag gumamit ng hindi malinaw na mga salita at dumiretso sa punto.
- Sumulat sa unang tao kung ipahayag mo ang iyong opinyon bilang isang may-ari ng kumpanya. Sumulat sa pangalawang tao kung tumutugon ka sa ngalan ng isang kumpanya o samahan.
- Gumamit ng isang hindi malinaw na pahayag tulad ng: "Sa pamamagitan nito ipaalam namin sa iyo" - o: "Sa pamamagitan nito nais naming malaman ang mga sumusunod." Sumulat sa unang tao kung tumutukoy ka bilang may-ari ng kumpanya tulad ng: "Gusto kong makipag-ugnay sa iyo", - o: "Kamakailan lamang natutunan ko ..., kaya nais kong ...".
- Halimbawa, nais mong (ang may-ari ng kumpanya) na ipaalam kay Nina Serova ang tungkol sa isang buwan na utang. Simulan ang iyong liham na tulad nito: "Gusto kong ipagbigay-alam sa iyo na hanggang Marso 2015 ay may utang sa iyong account."
- Kung ikaw ay isang empleyado ng isang kumpanya at tumutugon sa isang reklamo ng customer tungkol sa programa sa puwang ng iyong kumpanya, magsimula ng ganito: "Natanggap namin ang iyong mga puna tungkol sa aming programa sa kolonisasyon ng Mars."
- Minsan kailangan mong sabihin sa mambabasa na nanalo siya ng isang kumpetisyon o nakakuha ng isang lugar sa isang institusyong pang-edukasyon. Magsimula ng ganito: "Masaya akong ipaalam ...", - o: "Masaya kaming ipaalam ...".
- Kung kailangan mong mag-ulat ng masamang balita, magsimula sa pariralang ito: "Sa pagsisisi ipinaalam namin sa iyo ...", - o: "Pagkatapos ng maingat na pagsasaalang-alang, napagpasyahan ...".
3 Gumamit ng wastong boses. Sa opisyal na pagsasalita, madalas na ginagamit ang passive voice, ngunit maaari nitong gawing monotonous o hindi maintindihan ang teksto ng titik. Pinapayagan ng isang wastong boses ang impormasyon na maiparating sa isang mapagpasyang tono.
- Isang halimbawa ng isang passive voice: "Anong mga hakbang ang maaaring gawin?" Sa kasong ito, ang paksang "mga hakbang" ay hindi ang tagapagpatupad ng pagkilos, ngunit nakakaranas ng pagkilos nang mag-isa.
- Halimbawa ng isang wastong boses: "Anong mga hakbang ang maaari nating gawin?" Sa bersyon na ito, ginagamit ang isang aktibong boses, na nagbibigay-daan sa iyo upang malinaw at malinaw na maiparating ang ideya.
- Sa mga oras, pinapayagan ka ng passive voice na iparating ang iyong mensahe at huwag gumuhit ng labis na pansin sa isang error o hindi magandang tingnan na katotohanan. Gamitin lamang ito sa kasong ito. Karaniwan, ginustong isang wastong boses.
4 Mag-link sa mga nakaraang kaganapan o komunikasyon sa mambabasa. Maaaring dati mo nang napabatid kay Nina Serova ang tungkol sa utang. Maaaring ipahayag ng mambabasa ang kanyang hindi nasisiyahan sa iyong programang puwang sa huling pagpupulong. Kung nakapag-usap ka na, pagkatapos ay ipaalala ang tungkol sa katotohanang ito. Maaalala ng mambabasa ang mahahalagang detalye, at ang iyong liham ay magiging mas mahalaga at kagyat.
- Gumamit ng mga parirala tulad ng: "Alinsunod sa naunang liham mula sa…", "Salamat sa iyong napapanahong pagbabayad noong nakaraang buwan," - o: "Kami ay nasisiyahan na marinig ang iyong nakabubuo na mga puna sa kumperensya noong Mayo."
5 Humiling o mag-alok ng tulong. Magtakda ng isang positibong tono sa isang magalang na kahilingan o mag-alok ng kooperasyon sa anyo ng tulong.
- Sabihin nating nagmamay-ari ka ng isang kumpanya at nais mong kumbinsihin ang isang kliyente na magbayad ng isang utang. Gamitin ang parirala: "Nagpapasalamat ako para sa iyong tulong at agarang pagbabayad."
- Kung nagsusulat ka sa ngalan ng isang kumpanya, gamitin ang parirala: "Gusto naming mag-ayos ng isang personal na pagpupulong para sa iyo kasama ang aming tagapamahala ng HR."
- Mag-alok din upang sagutin ang lahat ng mga posibleng katanungan at alisin ang mga pagdududa ng mambabasa. Halimbawa: "Masisiyahan kaming sagutin ang anuman sa iyong mga katanungan o upang maalis ang anumang pagdududa tungkol sa pagbabayad", - o: "Nais mo bang malaman ang higit pang mga detalye tungkol sa aming programa?"
6 Kumpletuhin ang liham. Gumamit ng isang call-to-action mula sa iyong panig o sa panig ng customer. Maaaring ito ay isang kahilingan upang bayaran ang utang sa loob ng isang tinukoy na time frame o isang alok upang ayusin ang isang pagpupulong sa isang kliyente.
- Sumulat ng isang panukala na may pag-asang makipag-usap sa hinaharap: "Inaasahan na makilala ka sa pulong ng badyet sa susunod na linggo," - o: "Masisiyahan kaming talakayin ang lahat ng mga aspeto na ito sa iyo nang mas detalyado kapag nagkita kami sa aming tanggapan . "
- Ipahiwatig kung ang mga dokumento ay nakakabit sa liham. Magdagdag ng isang parirala tulad ng: "Nagpapadala kami sa iyo ng isang invoice para sa nakaraang buwan," - o: "Isang kopya ng programang puwang ang nakakabit sa liham."
- Gumamit ng isang pangwakas na parirala sa dulo. Mahusay para sa mga kliyente na magsulat ng: "Taos-puso", - o: "Mga mabuting pagbati."
- Gumamit ng salitang "Regards" sa pormal na liham sa mga hindi kilalang tao.
- Isulat: "Lahat ng pinakamahusay" kung alam mo o nakikipagtulungan sa isang tao.
7 Itama ang mali. Ang papel na wastong pag-format at mga salita ay hindi gaganap kung may mga pagkakamali sa gramatika sa liham!
- Subukang hanapin ang lahat ng mga kaso ng passive voice at gawin ang mga naaangkop na pagsasaayos.
- Magbayad ng pansin sa mahaba at nakalilito na mga pangungusap. Sa isang liham pang-negosyo, nalalapat ang panuntunang "Mas mabuti ang mas mabuti," kaya't dapat itapon ang mga mahahabang pangungusap.