Nilalaman
Mayroong maraming iba't ibang mga sitwasyon kung saan ang isang kliyente ay kailangang makipag-ugnay sa mga kumpanya o tagagawa para sa iba't ibang mga isyu sa negosyo. Ngunit pagdating ng oras upang magpadala ng isang email sa serbisyo sa customer, ang ilang mga tao ay maaaring makaramdam ng stumped. Ang mga katanungan ay madalas na lumilitaw tungkol sa kung paano isulat ang mga naturang titik sa elektronikong anyo, dahil kadalasan ay nakasulat ito sa form na papel, at kung anong karaniwang tinatanggap na mga pamantayan ang madalas na inilalapat sa mga titik ng ganitong uri. Habang ang mga pamantayang ito ay nag-iiba ayon sa industriya, rehiyon, at kultura, mayroong ilang mga pangkalahatang alituntunin upang matiyak na ang email na ipinadala sa helpdesk ay epektibo. Narito ang mga nangungunang rekomendasyon mula sa mga natagpuan ang ganitong uri ng email dati.
Mga hakbang
Paraan 1 ng 1: Sumulat ng isang email sa serbisyo sa customer
1 Suriin ang website. Tiyaking hindi pa nalulutas ng kumpanya ang iyong problema bago isumite ang iyong email. Makakatipid ito sa lahat ng oras at pagsisikap, kasama ka, at lubos na pahalagahan. - Habang sinusuri mo ang site, hanapin ang pinakamahusay na mga channel sa komunikasyon. Ang email ay hindi palaging ang pinakamahusay na channel, at kailangan mong igalang ang mga patakaran ng kumpanya at makipag-ugnay sa kanila sa ibang paraan. Maraming mga kumpanya ang nag-aalok ng suporta sa telepono at mga karagdagang serbisyo sa suporta tulad ng isang post office box.
2 Maghanap para sa nakalaang mga mapagkukunang online sa Internet. Maraming mga kumpanya ang nag-aalok ng na-customize na mga email address para sa mga espesyal na isyu tulad ng pagsubaybay sa pagpapadala, mga pagbalik ng produkto, o suportang panteknikal. Posibleng ang paggamit ng mga ibinigay na mga channel ng komunikasyon ay magiging mas epektibo kaysa sa isang pamantayang sulat sa pangkalahatang e-mail ng kumpanya. Bilang karagdagan, kung hindi mo pinapansin ang ibinigay na mga komunikasyon, ang proseso ng pag-link sa kumpanya ay maaaring tumagal nang mas matagal. 
3 Isama ang personal na makikilalang impormasyon sa iyong sulat ng suporta. Kailangang malaman ng kumpanya kung anong mga produkto o serbisyo ang iyong binili, pati na rin ang petsa ng pagbili at ang inaasahang mga petsa ng paghahatid para sa produkto o serbisyo. Maaaring kailanganin ding malaman ng kumpanya ang iyong address sa bahay at ang bilang ng mga item na binili. Siguraduhin na ang lahat ng ito ay nakasaad sa iyong email. 
4 Gumamit ng angkop na tono. Itinuro ng ilang eksperto na ang mga liham sa serbisyo sa kostumer na isinulat nang hindi isinasaalang-alang ang pag-uugali ay maaaring balewalain o ang kanilang pagiging epektibo ay magiging mas mababa.Subukang sumunod sa isang tiyak na istilo ng pagsulat na magpapakita ng iyong antas ng edukasyon at kaalaman, nang hindi gumagamit ng sobrang nakakapukaw na mga pahayag. 
5 Humingi ng direkta kung ano ang gusto mo. Maraming karanasan sa mga manunulat ng email sa serbisyo sa customer ang pinakamahusay na maging prangko tungkol sa iyong mga inaasahan. Maaaring sumang-ayon ang kumpanya o hindi sa iyong mga kinakailangan, ngunit sa pamamagitan ng pagbibigay ng malinaw na impormasyon, tutulungan mo ang kinatawan ng kumpanya na hindi lamang maunawaan ang iyong pananaw, ngunit ipakita mo rin ang iyong opinyon sa lahat ng mga umuusbong na isyu, produkto o iba pang mga problema sa serbisyo sa customer. - Matuto nang higit pa tungkol sa patakaran ng kumpanya. Kapag sinusulat ang iyong kahilingan, maaari mo munang gawin ang iyong pagsasaliksik upang maunawaan kung anong mga kinakailangan ang malamang na matugunan. Nasa iyo ang paraan upang malutas ang problemang lumitaw, ngunit ang pag-unawa sa posisyon ng kumpanya ay makakatulong sa iyong gawing mas epektibo ang iyong mga mensahe.
