Nilalaman

• Mga hakbang
• Paraan 1 ng 2: Paano Sumulat ng isang Organisational Change Plan na Pamamahala
• Paraan 2 ng 2: Paano masusubaybayan ang mga pagbabago sa anumang proyekto
• Mga Rekumendasyon

Mayroong dalawang uri ng mga plano sa pamamahala ng pagbabago. Isa sa mga ito ay isinasaalang-alang ang epekto ng pagbabago sa samahan at naglalayong suportahan ang panahon ng paglipat. Pinapayagan ka ng isa pang uri ng plano na subaybayan ang pag-usad ng isang solong proyekto, kumuha ng mga paglihis o pagbabago sa kurso at sukat ng proyekto. Ang layunin ng parehong plano ay upang malinaw at malinaw na maipahayag kung ano ang eksaktong kailangang gawin.

Mga hakbang

Paraan 1 ng 2: Paano Sumulat ng isang Organisational Change Plan na Pamamahala

1. 1 Sabihin ang mga dahilan para sa pagbabago. Ilista ang mga salik na naka-impluwensya sa desisyon na ipatupad ang pagbabago, tulad ng mababang produktibo, bagong teknolohiya, o isang pagbabago sa misyon ng samahan.
   • Ang isang diskarte ay upang ilarawan ang kasalukuyang sitwasyon sa samahan at kung anong estado ang hahantong sa hinaharap ang balangkas na plano.
2. 2 Tukuyin ang uri at sukat ng mga pagbabago. Maikling ilarawan ang katangian ng mga inaasahang pagbabago sa loob ng proyekto. Sabihin nang eksakto kung ano ang makakaapekto sa pagbabago: mga responsibilidad sa trabaho, proseso, patakaran at / o istrukturang pang-organisasyon. Ilista ang mga kagawaran, pangkat, system, at iba pang mga bahagi ng samahan na maaapektuhan ng mga paparating na pagbabago.
3. 3 Ipahiwatig kung aling stakeholder ang sumusuporta sa proyektong ito. Ilista ang lahat ng mga stakeholder na maaapektuhan ng pagpapatupad ng planong ito, tulad ng senior management, project manager, sponsor ng proyekto, mga end user at / o mga empleyado ng kumpanya. Para sa bawat kategorya, ipahiwatig kung sinusuportahan ng mga stakeholder na ito ang proyekto ng pagbabago.
   • Subukang ipakita ang impormasyong ito sa talahanayan para sa higit na kalinawan at kalinawan. Halimbawa, ang mga sukatan tulad ng kamalayan, suporta, at impluwensya ay maaaring makuha bilang isang kapaki-pakinabang na template at mairaranggo bilang mataas / katamtaman / mababa para sa bawat pangkat ng stakeholder.
   • Kung maaari, magsagawa ng mga pakikipanayam na harapan upang bumuo ng suporta ng stakeholder.
4. 4 Lumikha ng koponan sa pamamahala ng pagbabago. Ang koponan na ito ay responsable para sa pakikipag-usap ng impormasyon sa lahat ng mga stakeholder, pakikinig sa kanilang mga alalahanin, at pagtiyak na ang mga pagbabago ay ipinatupad nang maayos hangga't maaari. Pumili ng mga taong pinagkakatiwalaan at iginagalang ng samahan at may mahusay na kasanayan sa komunikasyon.
   • Nalalapat din ito sa antas ng pamamahala ng nakatatanda. Bigyang-diin ang pansin ng mga namumuno na kakailanganin silang hindi lamang sumang-ayon sa plano, ngunit aktibong isulong din ang pagbabago.
5. 5 Bumuo ng isang haka-haka na diskarte sa pamamahala ng samahan. Ang buong suporta ng mga nakaka-impluwensya sa samahan ay kritikal sa matagumpay na pagpapatupad ng pagbabago. Hayaan ang bawat pinuno na sabihin ang tungkol sa pagbabago at hikayatin ang lahat na gumanap ng isang aktibong papel sa pagkakaroon ng matagumpay na pagbabago.
6. 6 Gumawa ng isang plano para sa bawat pangkat ng stakeholder. Suriin ang mga panganib at alalahanin ng bawat pangkat ng stakeholder, kabilang ang mga sumusuporta sa pagbabago. Hatiin ang mga gawain sa pagitan ng mga miyembro ng koponan ng pamamahala ng pagbabago upang magtrabaho sa mga isyung ito.
7. 7 Gumawa ng isang plano sa komunikasyon. Ang komunikasyon ang pinakamahalagang sangkap ng pamamahala ng pagbabago. Makipag-usap nang madalas hangga't maaari sa lahat na kasangkot sa proseso ng pagbabago. Walang humpay na binibigyang diin ang mga dahilan para sa pagbabago at mga pakinabang na hatid nito.
   • Ang mga interesadong partido ay dapat na makipag-usap nang personal upang matiyak ang dalwang komunikasyon. Mahalaga ang mga pagpupulong nang harapan.
   • Ang mapagkukunan ng impormasyon ay dapat na ang senior sponsor ng pamamahala, linya manager ng bawat empleyado, at anumang karagdagang kinatawan ng kumpanya na pinagkakatiwalaan ng mga stakeholder. Ang lahat ng impormasyon ay dapat na isinasagawa sa isang pinag-isang pamamaraan.
8. 8 Subaybayan ang paglaban. Ang mga pagbabago ay laging natatanggap na may poot. Nangyayari ito sa isang indibidwal na antas, kaya makipag-usap nang personal sa mga stakeholder upang makilala ang pangunahing sanhi ng paglaban. Subaybayan ang mga hinaing at reklamo upang malutas ng koponan ng pamamahala ng pagbabago ang mga isyu sa isang napapanahong paraan. Ang pinakakaraniwang mga problema ng kalikasang ito ay kinabibilangan ng:
   • Kakulangan ng pagganyak na baguhin o kawalan ng pakiramdam ng pagka-madali.
   • Kakulangan sa pag-unawa sa malaking larawan o mga dahilan kung bakit kailangan ng mga pagbabago.
   • Kakulangan ng pag-input sa proseso.
   • Kawalang-katiyakan tungkol sa hinaharap, mga responsibilidad sa hinaharap, o mga kinakailangan para sa mga responsibilidad sa hinaharap.
   • Pagkabigo ng pamamahala upang matugunan ang mga inaasahan tungkol sa pagpapatupad ng mga pagbabago o komunikasyon.
9. 9 Tanggalin ang mga hadlang. Ang tugon sa karamihan ng mga hinaing ay dapat na karagdagang impormasyon o mga pagbabago sa diskarte sa komunikasyon tungkol sa mga partikular na isyu. Sa ibang mga kaso, maaaring mangailangan ng mga karagdagang hakbang na dapat isama sa iyong plano o iwan sa koponan ng pamamahala ng pagbabago upang maipatupad kung kinakailangan. Isaalang-alang kung alin sa mga sumusunod ang maaaring nauugnay sa iyong samahan:
   • Sa kaganapan ng mga pagbabago sa mga responsibilidad sa trabaho o proseso ng trabaho, kinakailangan na ituon ang pagsasanay sa tauhan.
   • Kung inaasahan mo ang isang pagbagsak sa moral ng koponan o isang labis na nakababahalang paglipat sa isang bagong kapaligiran, paganahin ang kapaligiran sa isang kaganapan sa korporasyon o gantimpala ng empleyado.
   • Kung ang mga stakeholder ay hindi na-uudyok na magbago, bumuo ng isang sistema ng insentibo.
   • Kung sa palagay ng mga stakeholder ay overboard, magsagawa ng pagpupulong upang makuha ang kanilang puna at ayusin ang iyong plano nang naaayon.

Paraan 2 ng 2: Paano masusubaybayan ang mga pagbabago sa anumang proyekto

1. 1 Tukuyin ang mga tungkulin sa pamamahala ng pagbabago. Ilista ang lahat ng mga tungkulin na kinakailangan para sa proyektong ito. Ilarawan ang mga responsibilidad at kasanayang kinakailangan para sa bawat tungkulin. Sa isang minimum, isama ang isang manager ng proyekto, na dapat magpatupad ng mga pagbabago sa araw-araw, at isang sponsor ng proyekto, na dapat subaybayan ang pangkalahatang pag-unlad at gumawa ng mga desisyon tungkol sa pamamahala ng pagbabago sa antas ng pamamahala.
   • Para sa mas malalaking proyekto sa isang malaking samahan, kakailanganin mong hatiin ang tungkulin sa pamamahala ng proyekto sa maraming tao na may iba't ibang pinagmulan.
2. 2 Gamitin ang control control panel. Ang mga proyekto sa software ay karaniwang may dashboard ng control control na maaaring ma-access ng mga miyembro ng bawat pangkat ng stakeholder. Pinapayagan ng naturang software ang awtomatikong pagsasaayos ng mga kahilingan sa pagbabago, inaalis ang responsibilidad na ito ng manager ng proyekto, pati na rin ang pagpapaalam sa mga stakeholder tungkol sa mga desisyon. Ang diskarte na ito ay gumagana nang maayos sa mga proyekto na may maraming mga stakeholder, pati na rin sa mga proyekto na nangangailangan ng regular na pagbabago ng saklaw at mga layunin ng proyekto.
3. 3 Bumuo ng isang proseso para sa pagpapatupad ng mga kahilingan sa pagbabago. Isaalang-alang kung paano isinalin ang ideya sa katotohanan kapag kinilala ng isang tao sa koponan ang susunod na hakbang na kinakailangan. Ilarawan ang prosesong ito at iugnay ito sa buong koponan nang maaga. Narito ang isang halimbawa:
   • Pinunan ng isang miyembro ng koponan ang isang form ng kahilingan para sa pagbabago at ipasa ang kahilingang ito sa manager ng proyekto.
   • Inirehistro ng manager ng proyekto ang kahilingang ito sa pangkalahatang listahan ng mga kahilingan at itinatala ang katayuan ng kahilingan kapag nagpasya na ipatupad ang isang ideya o talikuran ito.
   • Naglalabas ang manager ng gawain ng isang miyembro ng koponan na gumuhit ng isang mas tiyak na plano, isinasaalang-alang ang kinakailangang mga mapagkukunan.
   • Ipinapadala ng manager ng proyekto ang plano para sa pag-apruba sa sponsor ng proyekto.
   • Ang pagbabago ay ipinatutupad. Ang mga interesadong partido ay regular na napapaalam tungkol sa kasalukuyang sitwasyon.
4. 4 Lumikha ng form sa paghiling ng pagbabago. Ang bawat kahilingan sa pagbabago ay dapat na nakarehistro sa pangkalahatang listahan ng mga kahilingan at isama ang mga sumusunod:
   • ang petsa ng kahilingan sa pagbabago;
   • Baguhin ang numero ng kahilingan na itinalaga ng manager ng proyekto
   • pangalan at paglalarawan;
   • pangalan ng humihiling, email address at numero ng telepono;
   • prayoridad (mataas, katamtaman, mababa). Ang mga plano sa pamamahala ng agarang pagbabago ay nangangailangan ng isang malinaw na timeline;
   • numero ng produkto at bersyon (para sa mga proyekto sa pag-unlad ng software).
5. 5 Itala ang karagdagang impormasyon sa log ng kahilingan. Dapat ding ipakita ng log ng kahilingan ang kasalukuyang mga hakbang sa pagpapasya at pagpapatupad. Bilang karagdagan sa impormasyon na tinukoy sa form ng kahilingan, ang sumusunod na data ay dapat ding nilalaman dito:
   • isang marka sa mga resulta ng pag-apruba (naaprubahan o nakansela);
   • ang lagda ng taong nag-apruba ng kahilingan;
   • ang termino ng pagpapatupad ng pagbabago;
   • ang petsa ng pagkumpleto ng proyekto ng pagbabago.
6. 6 Subaybayan ang mga pangunahing pagbabago. Bilang karagdagan sa pagsubaybay sa katayuan ng proyekto sa araw-araw, makakatulong na subaybayan ang lahat ng mga pangunahing desisyon para sa isang naibigay na proyekto. Ang mga rekord tulad ng mga ito ay ginagawang mas madali upang subaybayan ang mga pangmatagalang proyekto o proyekto sa kurso kung saan nagaganap ang mga pagbabago sa pamumuno. Ginagamit din ang impormasyong ito upang maipaalam sa mga kliyente at senior management. Para sa anumang mga pagbabago sa tiyempo, saklaw o mga kinakailangan ng isang proyekto, mga priyoridad o diskarte, mangyaring tandaan ang sumusunod na impormasyon:
   • Sino ang nagpasya.
   • Nang napagpasyahan.
   • Isang maikling paglalarawan ng mga dahilan para sa desisyon at proseso ng pagpapatupad. Ikabit ang lahat ng mga dokumento na nauugnay sa prosesong ito.

Mga Rekumendasyon

• Bumuo ng tiwala at pangako sa parehong mga empleyado at kliyente. Ang mga pagbabago ay may posibilidad na maging komportable ang mga tao. Ang pagpapakita sa mga tao na ikaw ay nakatuon sa pag-arte para sa kanilang pinakamainam na interes ay maaaring makatulong sa iyo na makuha ang kanilang suporta.