Nilalaman

• Upang humakbang
• Bahagi 1 ng 2: Pagguhit ng isang liham sa negosyo
• Bahagi 2 ng 2: Pagsulat ng liham sa negosyo
• Mga Tip

Kapag nagpatakbo ka ng isang negosyo, marahil ay kailangang magsulat ka ng mga sulat sa iyong mga customer. Maaaring kailanganin mong sabihin sa kanila ang tungkol sa mga bagong kaganapan o mga espesyal na alok, o maaaring kailanganin mong tumugon sa isang customer na mayroong reklamo sa ngalan ng iyong negosyo. Anuman ang dahilan para sa iyong liham, palaging gumamit ng isang propesyonal na tono.

Upang humakbang

Bahagi 1 ng 2: Pagguhit ng isang liham sa negosyo

1. Gumamit ng isang propesyonal na headhead. Ang isang sulat sa negosyo ay kumakatawan sa iyong kumpanya. Kaya dapat itong magmukhang kakaiba at may mataas na kalidad. Dapat ding nandito ang logo o tatak ng kumpanya.
   • Maaari kang gumawa ng isang headhead kasama ang mga layout sa Microsoft Word. Tiyaking gagamitin ang iyong mayroon nang logo o tatak sa letterhead.
2. Magbukas ng isang programa sa pagpoproseso ng salita. Dapat kang laging lumikha ng isang liham pang-negosyo sa isang computer.
   • Lumikha ng isang bagong dokumento at itakda ang mga margin ng dokumento sa 1 pulgada.
   • Gumamit ng isang serif font tulad ng Times New Roman, Georgia, o Ariel. Siguraduhing gumamit ng isang laki ng font na hindi mas malaki sa 12, ngunit hindi mas maliit sa 10. Ang titik ay hindi dapat maging mahirap basahin dahil sa maling font o laki.
   • Siguraduhing gumamit ng isang solong spacing.
3. Gamitin ang hugis ng bloke. Ang form ng block ay ang pinaka-karaniwang format para sa mga liham sa negosyo. Ito rin ang pinakamadaling makatrabaho. Ang bawat heading ay dapat na laban sa kaliwang margin at magkakaroon ng puwang pagkatapos ng bawat heading. Simula sa itaas hanggang sa ibaba, ang iyong sulat sa negosyo ay dapat magkaroon ng mga sumusunod na heading:
   • Ang kasalukuyang petsa, o ang petsa kung saan mo ipinapadala ang liham. Ang petsa ay mahalaga dahil maaari itong magamit para sa iyong mga talaan at sa mga nasa addressee. Maaari rin itong magamit nang ligal. Kaya tiyaking tama ang petsa.
   • Ang address ng nagpadala. Ito ang iyong address, na nai-format sa isang karaniwang format ng address. Kung ang iyong address ay nasaheadhead na, maaari mong laktawan ang hakbang na ito.
   • Ang address ng addressee. Ito ay binubuo ng pangalan at address ng taong pinagtutuunan mo ng sulat. Ang paggamit kay G. / Gng ay opsyonal. Kaya't kung sumulat ka kay Nina de Vry, halimbawa, maaari mong alisin ang bahagi ng Mevrouw.
   • Ang paunang salita. Maaari itong maging "Mahal na Ginang de Vries" o "Minamahal na Nina de Vries". Kung hindi ka sigurado kung sino ang magbabasa ng liham, gamitin ang "Mahal na Sir o Madam". Maaari mo ring gamitin ang "L.S.," ngunit bilang isang huling paraan lamang kung wala kang ideya kung sino ang magbabasa ng iyong liham.
   • Ang katawan ng sulat. Magtutuon kami dito nang higit pa sa artikulong ito.
   • Ang pagsasara ng sulat, na may pirma. Maaari itong maging "Taos-puso" o "Taos-pusong".

Bahagi 2 ng 2: Pagsulat ng liham sa negosyo

1. Tukuyin kung sino ang iyong target na madla. Ang tono ng liham ay dapat palaging maging propesyonal, hindi alintana ang iyong target na madla. Ngunit maaaring kailanganin mong baguhin ang iyong wika o pagpili ng mga salita depende sa tatanggap. Kung nagsusulat ka sa kagawaran ng mapagkukunan ng tao ng ibang kumpanya, dapat kang maging mas pormal sa iyong wika. Ngunit kung nagsusulat ka sa isang tukoy na kliyente, maaari kang gumamit ng medyo mas kaswal o kaswal na wika.
   • Ang pagtukoy ng iyong target na pangkat ay nangangahulugan din na maaari kang maging malinaw sa iyong target na pangkat. Iwasang gumamit ng mga terminolohiya na hindi nauunawaan ng iyong mambabasa. Halimbawa, marahil ay hindi alam ng isang customer ang mga daglat na ginamit para sa programang puwang ng iyong kumpanya, kaya huwag gamitin ang mga nasa sulat.
   • Ang ginintuang tuntunin ng pagsulat ng isang mahusay na liham sa negosyo ay dapat na malinaw, maigsi, at magalang.
2. Ipahiwatig ang layunin ng liham sa unang pangungusap. Isaalang-alang ang layunin ng liham. Ito ay upang ipaalam sa iyong mga customer ang tungkol sa iyong bagong lokasyon? Ito ba ay upang paalalahanan ang isang customer tungkol sa isang hindi nabayarang bayarin o natitirang balanse? O upang tumugon sa reklamo ng isang customer? Sa iniisip na layunin na ito, lumikha ng isang draft para sa unang pangungusap na agad na ipaalam sa iyong mambabasa kung ano ang tungkol sa liham. Huwag maging malabo tungkol sa layunin ng iyong liham. Maging prangka.
   • Magsimula sa "Ako" kung nais mong ipahayag ang iyong opinyon bilang isang may-ari ng negosyo. Gumamit ng "Kami" kapag sumusulat sa ngalan ng isang kumpanya o samahan.
   • Tumutok sa isang direktang pahayag tulad ng: "Sa liham na ito nais naming ipagbigay-alam sa iyo" o "Sa liham na ito nais naming hilingin sa iyo". Maaari mo ring gamitin ang isang pahayag na "I" kung nagsusulat ka ng liham bilang may-ari ng negosyo. Tulad ng: "Nakikipag-ugnay ako sa iyo dahil sa" o "Ngayon ko lang narinig iyon ... at nais kong malaman ang tungkol sa ..."
   • Halimbawa, kung ikaw (bilang may-ari ng negosyo) ay sumulat ng isang liham kay Nina de Vry tungkol sa isang hindi nabayarang account mula noong nakaraang buwan, maaari kang magsimula sa: "Nakikipag-ugnay ako sa iyo sa pamamagitan ng liham na ito dahil sa isang natitirang balanse sa iyong account mula Marso 2015 . "
   • O, bilang isang empleyado ng isang kumpanya, kung tumugon ka sa reklamo ng isang customer tungkol sa programa sa puwang ng kumpanya, maaari mong simulan ang liham na, "Natanggap namin ang iyong reklamo tungkol sa aming programang puwang sa Mars."
   • Maaaring isulat mo ang liham upang ipaalam sa isang customer na nanalo sila ng isang kumpetisyon o isang lugar sa isang kurso sa pagsasanay. Magsimula sa isang pangungusap tulad ng: "Masaya akong ipaalam sa iyo ..." o "Gusto naming ipaalam sa iyo na ..."
   • Kung kailangan mong maghatid ng masamang balita, magsimula sa isang pangungusap tulad ng, "Humihingi kami ng paumanhin na ipaalam sa iyo na ..." o "Pagkatapos ng maingat na pagsasaalang-alang, nagpasya akong huwag ..."
3. Gamitin ang aktibong boses sa halip na ang passive na boses. Sa pangkalahatang wika madalas naming ginagamit ang passive form. Ngunit ang passive form ay ginagawang nakakainip at nakalilito ang iyong isinulat. Ang aktibong form ay mas epektibo sa isang liham sa negosyo sapagkat nagtatakda ito ng isang mas assertive na tono.
   • Ang isang halimbawa ng isang passive form ay, halimbawa: "Anong mga tukoy na reklamo ang maaari kong malutas para sa iyo?" Ang paksa ng pangungusap, ang customer ('ikaw') ay nasa dulo ng pangungusap, sa halip na sa simula ng pangungusap.
   • Ang isang halimbawa ng aktibong form ay, halimbawa, "Ano ang maaari kong gawin upang malutas ang iyong mga reklamo?" Ang bersyon na ito ng pangungusap, sa aktibong form, ay mas malinaw at madali para maunawaan ng mambabasa.
   • Ang paggamit ng passive form ay maaaring maging isang mahusay na paraan upang maiparating ang iyong mensahe nang hindi binibigyang pansin ang isang pagkakamali o kaduda-dudang point. Ngunit gamitin lamang ito noon. Sa pangkalahatan, ang aktibong form ay mas epektibo sa mga liham sa negosyo.
4. Ituro ang isang nakaraang kaganapan o pag-uusap sa mambabasa, kung naaangkop. Maaaring nakipag-ugnay ka kay Nina de Vries nang mas maaga sa buwang ito na may babala tungkol sa kanyang hindi nabayarang bayarin. O marahil ang isang kliyente ay nagpahayag ng pagkabigo sa programang puwang sa isang pagpupulong noong nakaraang buwan. Kung nakipag-ugnay na kayo sa mambabasa, kilalanin ito. Pinapaalala nito sa mambabasa ang iyong dating pakikipag-ugnay at ginagawang mas kagyat at mahalaga ang liham sa negosyo.
   • Gumamit ng isang parirala tulad ng: "Pagpapatuloy mula sa aking liham tungkol sa iyong hindi nabayarang bayarin" o "Salamat sa iyong pagbabayad noong Marso". O "Napakalaking tulong na marinig ang tungkol sa iyong posisyon sa space program sa Mayo conference."
5. Humiling o mag-alok ng tulong. Magtakda ng isang positibong tono sa mambabasa sa pamamagitan ng paggawa ng isang magalang na kahilingan o pag-alok sa kanila ng tulong sa anyo ng isang pakikipagtulungan.
   • Sabihin na ikaw ay may-ari ng negosyo na humihiling sa isang customer na magbayad ng isang bayarin. Gumamit ng isang parirala tulad ng, "Pinahahalagahan ko kung naayos mo ang iyong hindi nabayarang bayarin sa lalong madaling panahon."
   • Sabihin na nagsusulat ka sa ngalan ng iyong kumpanya. Gumamit ng isang pangungusap tulad ng: "Masisiyahan kaming mag-ayos ng isang harapan na pagpupulong sa pagitan mo at ng aming Human Resources Officer."
   • Maaari ka ring mag-alok upang sagutin ang anumang mga katanungan o alalahanin na maaaring mayroon ang iyong mga mambabasa. Gumamit ng isang parirala tulad ng: "Masisiyahan akong sagutin ang anumang mga katanungan o alalahanin mayroon ka tungkol sa iyong account." O, "Nais mo bang bigyan ka namin ng higit pang mga detalye tungkol sa programa?"
6. Isara ang liham. Magdagdag ng isang call to action, para sa iyong sarili at para sa mambabasa. Maaari itong maging isang kahilingan para sa pagbabayad bago ang isang tukoy na petsa o isang tala tungkol sa paggawa ng isang pormal na appointment sa mambabasa.
   • Magdagdag ng isang pangungusap kung saan mo address ang addressee sa hinaharap. "Inaasahan kong makita ka sa pulong ng badyet sa susunod na linggo." O "Inaasahan ko ang pagtalakay nito sa iyo sa pagbisita namin sa punong tanggapan."
   • Magbayad ng pansin sa anumang mga dokumento na nais mong idagdag sa iyong liham. Magdagdag ng isang pangungusap tulad ng "Sa mga attachment makikita mo ang natitirang invoice" o "Nakalakip makakakita ka ng isang kopya ng aming programang puwang."
   • Tapusin ang titik sa isang pangwakas na pangungusap. Gumamit ng "Taos-pusong" para sa mga customer o kliyente.
   • Gumamit ng "Taos-pusong" sa mga pormal na liham sa mga taong hindi mo kakilala.
   • Gumamit lamang ng "Mga Pinakamahusay na Pagbati" o "Pinakamahusay na Mga Regards" kapag sumusulat sa isang taong kakilala mo o nakatrabaho mo.
7. Basahin ulit ang sulat. Ang lahat ng iyong tumpak na pag-format at mga salita ay magiging walang kabuluhan kung ang liham ay puno ng mga pagkakamali sa pagbaybay!
   • Tandaan ang anumang paggamit ng passive form, at subukang baguhin ang pangungusap sa aktibong form.
   • Magbayad ng pansin sa anumang mahaba, hindi malinaw, at kumplikadong mga pangungusap. Sa isang liham pang-negosyo, mas kaunti ang kadalasang higit pa, kaya paikliin ang haba ng iyong mga pangungusap kung maaari.

Mga Tip

• Kapag na-print mo ang sulat, gumamit ng isang blangkong A4. Kapag naipadala mo ang liham, tiklupin ito sa pangatlo at ipadala ito sa isang karaniwang sobre.