Nilalaman

• Mga hakbang
• Bahagi 1 ng 3: Pagpili ng Estilo at Wika ng Memorandum
• Bahagi 2 ng 3: Paghahanda na magsulat ng isang memo
• Bahagi 3 ng 3: Pagsulat ng isang memo

Ang memo ay isang tinatanggap sa buong mundo na paraan ng pakikipag-usap ng impormasyon sa loob ng isang kumpanya. Ang mga tala ng serbisyo ay maaari ding gamitin sa pagsusulatan sa pagitan ng dalawang kumpanya. Ang memo ay dapat na propesyonal at malinaw na ihatid ang impormasyon. Huwag magalala kung hindi ka pa nakasulat ng mga memo - tuturuan ka ng artikulong ito kung paano.

Mga hakbang

Bahagi 1 ng 3: Pagpili ng Estilo at Wika ng Memorandum

1. 1 Huwag gumamit ng impormal na wika. Ang wika ng memo ay dapat na simple ngunit pormal.
   • Huwag magsulat ng tala tulad ng “Hello! Sa wakas Byernes na! Nais kong sabihin sa iyo ang tungkol sa isang mahalagang bagay. "
   • Sa halip, isulat ito: "Ang tala na ito ay magbibigay sa iyo ng update sa pag-usad ng Project 319."
2. 2 Sa iyong memo, manatili sa isang walang kinikilingan na tono - huwag maging labis na emosyonal at paksa. Gawin ang iyong makakaya upang umasa sa mga katotohanan at ebidensya kapag humihabol.
   • Halimbawa, hindi ka dapat sumulat ng ganito: "Sa palagay ko lahat tayo ay magiging mas masaya kung pupunta tayo sa trabaho sa Biyernes sa anumang nais natin."
   • Sa halip, saliksikin kung nais ng lahat ng mga empleyado na magbihis ng kaswal na mga damit tuwing Biyernes at kung paano ito nakakaapekto sa etika ng kumpanya.
3. 3 Gumamit ng mga parirala sa signal. Kapag magbibigay ka ng katibayan o magbanggit ng isang mapagkukunan, tiyaking gumamit ng naaangkop na mga parirala.
   • Halimbawa: "Ayon sa aming data, ..." o "Ang mga isinagawang pag-aaral ay ipinapakita na ...".
4. 4 Pumili ng angkop na font at laki. Ang memo ay dapat na madaling basahin, kaya iwasan ang paggamit ng labis na maliit na pag-print; Ang 11 o 12 ay ang karaniwang laki ng font.
   • Dapat mo ring pumili ng isang simpleng istilo ng font tulad ng Times New Roman. Huwag isulat ang iyong tala sa isang nakakatawa o magarbong font tulad ng Comic Sans (tatawanan ka nila kung gagawin mo iyon!).
5. 5 Gumamit ng karaniwang mga patlang. Ang 2.5 cm na margin ay ang pamantayan para sa mga memo, bagaman ang ilang mga editor ng teksto ay maaaring magsama ng mga template ng memo na may malalaking margin (halimbawa, 3 cm).
6. 6 Ang mga tala ng serbisyo ay nakasulat sa solong spacing ng linya. Mag-iwan ng blangko na linya sa pagitan ng mga talata at seksyon.
   • Huwag mag-indent ng mga talata.

Bahagi 2 ng 3: Paghahanda na magsulat ng isang memo

1. 1 Kung kailangan mong ipaalam sa maraming tao ang tungkol sa isang bagay na mahalaga (sa trabaho), pagkatapos ay padalhan sila ng isang memo. Maaari mo ring ipadala ito sa isang tao kung ang katotohanan na naihatid mo ang impormasyon ay kailangang maitala.
   • Gayunpaman, sa ilang mga kaso mas mahusay na makipag-usap lamang sa mga taong nais mo.
   • Bilang karagdagan, ang ilang impormasyon ay hindi maipapadala sa pamamagitan ng pagsulat.
2. 2 Nakasalalay sa nailipat na impormasyon, ang nilalaman at format ng tala ay maaaring magkakaiba. Karamihan sa mga memo ay naglalaman ng sumusunod na impormasyon:
   • Isang bagong ideya o solusyon sa isang problema.Halimbawa, kung alam mo kung paano lutasin ang isang problema sa pagpaplano ng mga gastos sa obertaym, isulat ito sa isang memo at ipadala ito sa iyong boss.
   • Mga order. Halimbawa, ang pagpapadala ng isang memo ay isang mabisang paraan upang maipamahagi ang mga responsibilidad sa paparating na kumperensya na hinahatid ng iyong kagawaran.
   • Iulat. Maaari ka ring magpadala ng isang tala upang ipaalam sa mga kasamahan ang isang kamakailang kaganapan, o upang ipaalam sa kanila ang bagong impormasyon tungkol sa proyekto, o upang magsumite ng isang ulat sa mga resulta ng isang pag-aaral.
3. 3 Marahil ay nagtatrabaho ka sa maraming mga proyekto at nais mong ibahagi ang mga ito sa isang memo. Hindi dapat ginagawa iyon. Naglalaman ang mga tala ng serbisyo ng impormasyon sa isang tukoy na isyu (paksa, proyekto, at iba pa).
   • Ang memo ay dapat na maikli, nagbibigay kaalaman at madaling basahin. Sa gayon, sa pamamagitan ng pagtuon sa isang paksa lamang, tinitiyak mo na ang impormasyon ay nabasa at isinasaalang-alang.
4. 4 Ang nilalaman at istilo ng iyong tala ay nakasalalay sa target na madla, kaya pag-isipan kung sino ang magbabasa ng iyong tala.
   • Halimbawa, ang estilo ng memo para sa iyong mga katrabaho tungkol sa pagpaplano ng isang mahalagang petsa at ang istilo ng tala para sa iyong boss na may ulat ng pag-unlad ay magiging ibang-iba.

Bahagi 3 ng 3: Pagsulat ng isang memo

1. 1 Pamagat ng tala. Karaniwang pagsasanay sa pagsusulatan ng negosyo sa mga dokumento ng pamagat.
   • Halimbawa, sa tuktok ng pahina, isulat ang "Memo" o "Memo".
   • Maaari mong ilagay ang pamagat sa gitna o pindutin ito sa kaliwa ng pahina. Mahusay na tingnan ang mga memo na natanggap mo kanina at kopyahin ang kanilang format.
2. 2 Sumulat ng isang pamagat para sa iyong tala. Dapat itong isama ang sumusunod na impormasyon:
   • SA: Isulat ang mga pangalan at pamagat ng mga taong pinadalhan mo ng tala.
   • OT: isulat ang iyong pangalan at pamagat.
   • PETSA: Isulat ang eksaktong petsa kasama ang taon.
   • PAKSA: Magbigay ng isang maikling ngunit tumpak na paglalarawan kung ano ang tungkol sa tala.
   • Mangyaring tandaan na sa halip na "Paksa" maaari kang magsulat ng "Ref."
3. 3 Sa listahan ng mga tatanggap ng tala, tiyaking isama ang lahat ng mga tao kung kanino mo ito ipapadala. Limitahan ang mga tatanggap ng tala sa mga taong apektado ng impormasyon dito.
   • Huwag magpadala ng isang tala sa lahat sa iyong kagawaran o kumpanya kung ang isyu dito ay may kinalaman lamang sa ilang tao.
   • Kung magpapadala ka ng mga tala sa lahat ng mga empleyado ng kumpanya nang sabay-sabay, pagkatapos ay bombahin sila ng mga tala at alinman ay hindi ito basahin nang mabuti, o hindi nila babasahin ang lahat.
4. 4 Sa listahan ng mga tatanggap ng tala, isama ang buong pangalan at pamagat. Kahit na nasa isang maikling binti ka sa iyong boss, mas mahusay na manatili sa isang pormal na tono sa pagsusulat ng negosyo. Halimbawa, maaari mo siyang tawaging "Vladimir" kapag pumunta ka sa kanyang tanggapan, ngunit sa iyong memo, sumangguni sa kanya bilang "G. Dmitriev" o "Vladimir Nikolaevich".
   • Isaisip ito kapag naglilista ng mga tatanggap ng tala - isama ang buong pangalan at pamagat.
5. 5 Kung nagpapadala ka ng isang tala sa isang tao mula sa ibang kumpanya, napakahalaga na matukoy ang tamang form ng pakikipag-ugnay sa kanila. Maglaan ng oras upang maghanap ng impormasyon tungkol sa taong ito; malamang, magagawa ito sa website ng kanyang kumpanya.
   • Halimbawa, kung ang isang tao ay may titulo ng doktor, tiyaking isama ito.
   • Gayundin, tiyaking hanapin ang posisyon na hinahawakan ng taong ito at isama ito sa iyong tala.
6. 6 Isipin ang paksa ng iyong tala. Dapat itong maging maigsi at prangka.
   • Halimbawa, ang "Mga Bagong Customer" ay isang malabo na paksa, at kung may nais na makita ang iyong tala sa loob ng ilang araw o linggo, mahihirapan siyang gawin ito.
   • Ang pinakamahusay na paksa ay: "Ulat sa Pagpapalawak ng Customer".
7. 7 Bilang isang patakaran, ang mga pagbati ay hindi nakasulat sa mga memo ng serbisyo. Ngunit, kung nais mo, maaari mong simulan ang teksto ng tala sa "Mahal na G. Dmitriev" o "Minamahal na mga kasamahan".
   • Ang tala ay dapat na maikli at nagbibigay-kaalaman, kaya't ang pagbati ay maaaring alisin.
8. 8 Isulat ang panimulang seksyon ng tala. Sa loob nito, malinaw na sabihin ang layunin ng pagsulat at pagpapadala ng memo.
   • Halimbawa, "Sumusulat ako sa ...". Ang panimulang bahagi ng tala ay dapat maglaman ng isang maikling pangkalahatang ideya ng impormasyong ipinakita dito.
9. 9 Ang seksyon ng pagpapakilala ay dapat na maikli. Hindi na kailangang magbigay ng mga detalye at iba pang mga detalye dito.
   • Gawin ang panimulang seksyon ng maraming mga maikling pangungusap (maikling talata).
10. 10 Magpasya sa istilo ng pagtatanghal ng pangunahing impormasyon. Dapat itong nakapaloob sa 2-4 talata. Ang istilo ng pagtatanghal ay nakasalalay sa impormasyon mismo.
    • Halimbawa, maaari kang magpakita ng impormasyon sa pagkakasunud-sunod ng kahalagahan o ayon sa mga proseso kung saan nasira ang iyong proyekto.
11. 11 Ang tala ng serbisyo ay dapat na nahahati sa mga seksyon (talata) upang ang mga mambabasa nito ay madaling mai-assimilate ang impormasyon; bilang karagdagan, ang mga seksyon ay makakatulong sa kanila na makilala ang mahahalagang puntos sa tala.
12. 12 Pamagat ng bawat seksyon; ang pamagat ng talata ay dapat na malinaw na ipahiwatig ang impormasyon na nilalaman nito.
    • Halimbawa, maaari mong hatiin ang iyong paparating na tala ng paglipat ng tanggapan sa mga sumusunod na seksyon: Bagong Lokasyon ng Opisina, Mga Tagubilin para sa Pag-iimpake ng Kagamitan at Mga Dokumento, at Iskedyul ng Relocation.
13. 13 Ang unang pangungusap ng bawat seksyon ay dapat sabihin sa mga mambabasa kung ano ang tungkol sa talatang ito.
    • Ang mga indibidwal na talata o seksyon ng iyong tala ay dapat na nakatuon sa isang tukoy na punto sa paksang isinasaalang-alang.
14. 14 Upang mai-highlight ang mahahalagang puntos, lumikha ng isang listahan o listahan. Matutulungan nito ang mga mambabasa na ituon ang pansin sa mga pangunahing punto at mabasa at mas mabilis na makuha ang impormasyon.
15. 15 Ang laki ng isang memo ay hindi dapat lumagpas sa 1-2 mga pahina.
    • Ito ay isang karaniwang laki ng mga memo na may solong spacing ng linya at isang blangko na linya sa pagitan ng mga talata.
16. 16 Isaalang-alang ang pagsasama ng isang talata na nagbubuod sa ipinakitang impormasyon. Sa karamihan ng mga kaso, hindi ito kinakailangan, lalo na kung sumulat ka ng isang maikling tala.
    • Ngunit kung ang ipinakita na impormasyon ay napaka-kumplikado o kung ang laki ng memo ay higit sa pamantayan, mas mabuti na isama ang isang maliit na talata na nagbubuod sa ipinakita na impormasyon (katulad, ang mga pangunahing punto).
17. 17 Siguraduhing magsama ng isang parara ng pagsasara, kahit na sa palagay mo hindi mo kailangan ito. Isaalang-alang ang mga sumusunod:
    • Ano ang mga layunin ng memo? Hikayatin ang mga mambabasa na gumawa ng isang bagay? Kailangan bang mag-ulat ng oras ang mga empleyado? Kung gayon, malinaw na sabihin ito sa huling talata.
    • Kung walang kinakailangang karagdagang aksyon, isulat ang sumusunod na konklusyon: "Masaya akong talakayin ang isyung ito" o "Kung mayroon kang mga katanungan o puna sa paksang ito, masaya akong sagutin sila."
18. 18 Kung nais mo, ilagay ang iyong pangalan o lagda sa dulo ng tala (ngunit hindi ito kinakailangan). Kung ito ang kaso, tingnan ang mga memo na iyong natanggap mula sa ibang mga empleyado.
    • Kung pumirma sila ng mga tala (halimbawa, "Taos-puso, Ivanov AA), gawin ang pareho.
    • Kung hindi mo nais na pirmahan ang tala, maaari mong ilagay ang iyong mga inisyal sa dulo ng dokumento.
19. 19 Gumawa ng isang paalala tungkol sa anumang mga kalakip kung ang mga talahanayan, grap o ulat ay nakakabit sa tala. Upang magawa ito, sa dulo ng dokumento isulat, halimbawa, "Apendiks: Talahanayan 1".
    • Ang mga kalakip ay dapat na nabanggit sa pangunahing teksto ng tala.
    • Halimbawa, kung nagsusulat ka tungkol sa paparating na paglipat sa isang bagong tanggapan, maaari kang sumulat ng isang bagay tulad ng, "Nilalayon naming kumpletuhin ang paglipat sa pagtatapos ng quarter. Tingnan ang nakalakip na talahanayan 1 para sa isang detalyadong iskedyul ng paglipat. "
20. 20 Tiyaking suriin ito bago isumite ang iyong tala. Siguraduhin na ang mga pangungusap ay tama sa gramatika, na walang mga error sa spelling o syntax sa tala, at ang impormasyon ay makabuluhan.
    • Huwag ipadala ang tala matapos itong unang suriin (maliban kung, syempre, ito ay isang kagyat na tala). Itabi ang dokumento at suriin itong muli sa isang oras. Marahil ay makakahanap ka ng mga bagong error at kamalian na napalampas mo kanina.
    • Kung ang tala ay naglalaman ng lihim na impormasyon, suriin ang patakaran sa privacy ng iyong kumpanya at alamin ang pangalan ng taong susuriin ang iyong tala at ibibigay ang opinyon nito tungkol sa pagsunod nito sa mga itinakdang panuntunan.