Nilalaman

• Mga hakbang
• Mga Tip
• Ano'ng kailangan mo

Mayroong maraming mga paraan upang lumikha ng isang file ng gabinete. Ang pagpipilian ay nakasalalay sa iyong mga pangangailangan at sa ginustong pamamaraan ng paghahanap.

Mga hakbang

1. 1 Isaalang-alang ang mga pakinabang ng imbakan ng alpabeto. Ang sistemang alpabetikong gumagana nang mahusay kung inuri mo ang mga pangalan ng mga tao, may-akda, pamagat ng pelikula at libro, atbp. Kung gagamit ka ng madaling mahanap na mga pangalan ng dokumento, ang sistemang alpabetikal ay marahil ang pinaka maginhawa at madaling gamitin para sa iyo.
2. 2 Gumamit ng paghati sa paksa. Kung nag-aaral ka o nagtatrabaho sa isang tukoy na hanay ng mga paksa, ang paghati ayon sa paksa ay maaaring maging madaling gamiting para sa paghahanap ng impormasyon. Halimbawa, kung nag-aaral ka ng batas, ang iyong mga dokumento ay maaaring hatiin ayon sa mga pamagat ng mga paksa: batas sa konstitusyon, batas sa pangangasiwa, batas sa internasyonal, atbp.
3. 3 Paghiwalayin ang mga item ayon sa dalas ng paggamit. Gumagana ito nang maayos sa mga papel na ginagamit mo palagi. Ang sistemang ito ay gumagana nang maayos kasama ng isa pa, halimbawa, sa alpabetikong. Itago ang impormasyong iyong ginagamit sa pinaka-compact sa isang lugar kung saan madali at mabilis itong mai-access, tulad ng sa harap ng isang drawer ng papel.
4. 4 Subukan ang isang sistema ng numero. Mahusay na gumagana ang sistemang ito sa mga numero o petsa. Halimbawa, kung nagtatrabaho ka sa mga invoice, tseke, kaganapan, tutulungan ka ng system ng numero na mabilis na kumuha ng impormasyon. Sa loob nito, maaari kang gumawa ng isang hiwalay na paghati sa buwan at taon. Para sa mga taong gumagamit ng mga numero bilang isang paraan upang makilala ang isang dokumento, halimbawa, pagtatrabaho sa mga medikal na papel, ligal na dokumento, tala ng korte, atbp. ang isang numero ng system ay magiging isang napaka praktikal na pamamaraan para sa paghahanap ng impormasyon sa isang filing cabinet.
5. 5 Gumamit ng mga kulay. Ang ganitong malikhaing diskarte ay magiging kapaki-pakinabang para sa mga taong may mahusay na memorya ng visual. Ang paggamit ng isang color code ay makakatulong sa iyong mag-cross-refer sa iba't ibang mga proyekto.

Mga Tip

• Ang mga prinsipyong ito ay kapaki-pakinabang din para sa mga system ng imbakan ng computer.
• Gumamit ng mga payo para sa hindi pang-alpabetikong data. Ang mga indeks ay dapat ayusin ayon sa alpabeto upang ang data ay mabilis na matagpuan. Ang pointer ay dapat ilagay sa harap ng imbakan ng dokumento.
• Magsimula sa pamamagitan ng pag-uuri at pag-uuri-uri ng iyong mga papel, pagmamarka ng mga papel para sa ikinategorya sa paglaon.
• Dapat ka ring magkaroon ng isang hiwalay na puwang para sa mga dokumento na hindi umaangkop sa alinman sa mga magagamit na kategorya.

Ano'ng kailangan mo

• Mga talahanayan ng kard
• Mga folder ng dokumento
• Mga kahon ng imbakan ng folder