Nilalaman

• Upang humakbang
• Paraan 1 ng 3: Pagpili ng tamang format
• Paraan 2 ng 3: Isulat ang iyong mensahe
• Paraan 3 ng 3: Ihanda ang iyong email upang maipadala

Maraming tao ang medyo nag-aatubili na sumulat ng isang pormal na email. Karaniwan kang gumagamit ng email upang magpadala ng personal at impormal na mga mensahe. Kung kailangan mong magpadala ng isang email sa isang guro, employer, kliyente, ahensya ng gobyerno, o iba pang pormal na patutunguhan, may ilang mga simpleng alituntunin na maaari mong sundin. Panatilihing malinaw at maikli ang iyong mensahe at sundin ang karaniwang tinatanggap na mga pamantayan ng estilo, tono at pag-format. At huwag kalimutang basahin at suriin ang iyong e-mail bago ipadala ito.

Upang humakbang

Paraan 1 ng 3: Pagpili ng tamang format

1. Gumamit ng isang neutral na email address. Mahusay na gumamit ng isang email address na isang pagkakaiba-iba ng iyong totoong pangalan at hindi isang username, palayaw, o palayaw. Upang lumikha ng isang email address na binubuo ng hindi hihigit sa iyong pangalan, nang walang labis na mga numero o titik, maaari kang gumamit ng mga tagal ng panahon at / o gitling o gitling.
   • Halimbawa, ang isang email address tulad ng [email protected] ay hindi gaanong propesyonal. Ang address na [email protected], sa kabilang banda, ay gumagawa ng isang mas seryosong impression.
2. Manatili sa isang propesyonal na font. Karamihan sa mga nagbibigay ng serbisyo ng e-mail ay hindi pinapayagan kang pumili mula sa isang malaking bilang ng iba't ibang mga font at mga istilo ng layout. Alinmang paraan, pinakamahusay na manatili sa isang tradisyunal na istilo sa isang pormal na email, na may isang font tulad ng Times New Roman o Arial. Huwag gumamit ng mga pandekorasyon na font tulad ng Comic Sans o Old English. Tandaan din ang sumusunod:
   • I-type ang iyong email sa isang nababasa na laki ng font, tulad ng laki ng font 12.
   • Iwasan ang mga espesyal na istilo tulad ng mga italic, naka-highlight o maraming kulay na mga font maliban kung ang kanilang paggamit ay nabigyang-katarungan na may kaugnayan sa nilalaman at layunin ng iyong email.
   • Huwag isulat ang lahat ng teksto sa mga malalaking titik. Kung nai-type mo ang lahat sa mga malalaking titik, mukhang sinisigawan mo ang tatanggap.
3. Pumili ng isang maikli at tumpak na paksa. Sa iyong paksa, gumamit ng mga keyword na naglalarawan nang eksakto tungkol sa email, sa hindi hihigit sa ilang mga salita. Sa ganoong paraan, makakatulong kang pigilan ang mambabasa na hindi mapansin ang iyong mensahe dahil ang email ay walang paksa, isang paksa na masyadong malabo, o isang paksa na nagbibigay ng impression na ang email ay hindi mahalaga.
   • Ang mga paksang tulad ng: "Tanong", "Mensahe mula sa akin" o "Email tungkol sa isang mahalagang paksa" ay masyadong malabo o kalabisan at samakatuwid ay ganap na walang silbi.
   • Sa kabilang banda, ang isang paksa tulad ng "Iskedyul, Listahan ng Bisita, Mga Kagustuhan sa Tanghalian, at Pangkalahatang-ideya ng Mga Pagpupulong Marso 12," ay masyadong mahaba upang mahawakan. Bukod dito, sumasaklaw sa pamagat na ito ang maraming mga paksa.
   • Ang isang pamagat tulad ng "Meeting Damage to Escalator March 12" ay maikli at malinaw. Itinuon niya ang tatanggap sa isang solong pangunahing paksa at ang kaukulang petsa.

Paraan 2 ng 3: Isulat ang iyong mensahe

1. Pumili ng angkop na pagbati. Palaging magsimula ng isang pormal na email na may naaangkop na pagbati. Mahusay na tawagan ang addressee sa kanyang pangalan (kung kilala mo sila). Sa prinsipyo, ang pagbati ng isang pormal na e-mail ay laging nagsisimula sa "Mahal na ...", na sinusundan ng pamagat (ginoo / madam), ang apelyido ng tao at isang kuwit. Kung alam mo na ang taong pinagtutuunan ng e-mail, maaari mong simulan ang pagbati sa "Mahal na ..." na sinusundan ng unang pangalan.
   • Kung hindi mo alam ang pangalan ng taong pinagtutuunan ng iyong email, gumamit ng pagbati tulad ng "Mahal na Sir / Madam", "Minamahal na Tagapangulo / Minamahal na Lupon", o kung kinakailangan, "Kung kanino ito nauugnay".
   • Huwag simulan ang iyong email sa "Kamusta", "Kumusta", "Paalam" o iba pang mga kaswal na pagbati.
2. Ipakilala ang iyong sarili sa unang talata, kung kinakailangan. Kung ang iyong mensahe ay nakatuon sa isang tao kung kanino ka kasalukuyang walang umiiral na relasyon, tulad ng isang bagong kliyente, ang pinuno ng departamento ng Recruitment & Selection ng kumpanya na nais mong mag-apply, o isang opisyal sa munisipalidad, sabihin muna sino ka at ano ang dahilan para sa iyong mensahe. Gawin ito sa isang pangungusap o dalawa sa simula ng iyong email.
   • Halimbawa, kung nais mong magpadala ng isang email sa isang potensyal na employer, maaari mong sabihin, "Ang pangalan ko ay Erik van Raam. Ang dahilan para sa e-mail na ito ay nais kong mag-apply para sa posisyon ng administratibong katulong na nabanggit sa website ng CarrièreXYZ.nl. "
3. Magsimula sa pinakamahalagang impormasyon. Matapos ipakilala ang iyong sarili at ibuod ang dahilan ng iyong mensahe, maaari kang magpatuloy sa pangunahing katawan ng iyong email. Ilagay ang pinakamahalagang impormasyon halos sa itaas. Sa ganitong paraan ipinakita mo ang paggalang sa mahalagang oras ng tatanggap at mabilis mong linilinaw ang layunin ng iyong e-mail.
   • Halimbawa, kung nagsusulat ka sa isang lingkod sibil sa isang ahensya ng gobyerno, ang unang bagay na masasabi mo ay, "Ang pangalan ko ay Aletta van Raam. Natagpuan ko ang iyong email address sa website ng Public Prosecuting Service. Sumusulat ako sa iyo upang tanungin ang natanggap kong subpoena noong Disyembre 31, 2009 na may kaugnayan sa isang paglabag sa trapiko. "
4. Direktang sabihin kung ano ito. Sa isang pormal na email, ganap na walang problema na maging direkta, hangga't mananatili kang magalang. Sa pamamagitan ng pag-ikot sa bush, nakakamit mo lamang na ang pansin ng iyong mambabasa ay humihimok, na ginagawang mas mahirap para sa kanya na matukoy nang eksakto kung ano ang gusto mo o kailangan.
   • Halimbawa, kung nag-email ka sa isang guro, huwag sayangin ang puwang na may hindi kinakailangang mga pagpuno tulad ng, "Ako si Diana Franssen. Kilala mo ba ako? Ang Chemistry 221 ang aking paboritong paksa sa ngayon. Gusto ko ang paraan ng pag-oayos ng mga lektura. Palagi kong masusunod ang lahat nang perpekto at palaging alam ko nang eksakto kung ano ang aasahan sa isang pagsusulit. Nagsasalita tungkol sa mga pagsusulit, nais kong magtanong tungkol sa susunod na linggo ng pagsusulit. "
   • Sa halip, mas malinaw na magsulat ng isang bagay tulad ng: "Ang pangalan ko ay Diana Franssen at dumadalo ako sa iyo ng Chemistry 221. Sumusulat ako sa iyo ng isang katanungan tungkol sa isang posibleng salungatan sa darating na mga oras ng pagsusulit."
5. Panatilihin itong maikli. Walang pamantayang panuntunan para sa iniresetang haba ng isang e-mail. Gayunpaman, pinakamahusay na panatilihin ang isang maximum na haba ng ibabaw ng isang screen (ng isang laptop o PC) para sa isang e-mail.
   • Kung ang iyong email ay medyo mahaba, hatiin ito sa maraming mga maikling talata. Magpasok ng isang blangko na linya sa pagitan ng dalawang talata, sa halip na i-indent sa simula ng bawat talata.
6. Panatilihing pormal ang iyong wika. Sumusulat ka ng isang pormal na e-mail sa isang propesyonal na konteksto, na kung saan ay kung bakit natural mong nais na gumawa ng isang mahusay na impression. Gumamit ng kumpletong mga pangungusap at magagalang na parirala. Iwasan ang mga bagay tulad ng:
   • Slang
   • Hindi kinakailangang mga pagpapaikli o pag-ikli
   • Mga emoticon at smiley
   • Bulgar na wika
   • Mga biro
7. Isara nang maayos ang iyong email. Ang nalalapat sa pagbati ay nalalapat din sa pagsasara. Maaari mong isara ang isang pormal na email sa maraming mga katanggap-tanggap na paraan. Palaging isama ang iyong buong pangalan at posisyon sa ibaba ng pagsasara. Nakasalalay sa nilalaman ng iyong email, maaari mong gamitin ang isa o higit pa sa mga sumusunod na pagsasara:
   • "Naghihintay ng iyong tugon, mananatili ako,"
   • 'Iyong taos-puso,'
   • 'Taos-puso,'
   • 'Maraming salamat nang maaga,'
   • 'Friendly thanks,'

Paraan 3 ng 3: Ihanda ang iyong email upang maipadala

1. Magdagdag ng anumang mga kalakip na nais mong isama. Kung kailangan mong isama ang ilang mga kalakip sa iyong email, mangyaring ilista ang mga ito sa katawan ng iyong email upang ipaalam sa tatanggap na may mga kalakip sa email. Maging masarap na panatilihing maliit ang bilang at laki ng mga kalakip, at mag-opt para sa tradisyunal at malawak na katugmang mga uri ng file.
   • Halimbawa, magdagdag ng isang puna tulad ng: "Nakalakip ay magpapadala ako sa iyo ng isang kopya ng aking resume at portfolio sa format na PDF."
2. Maingat na suriin ang iyong email para sa mga error sa spelling at grammar. Huwag bulag na umasa sa spell checker ng iyong email service provider o word processing program. Ang pagbabasa ng iyong email nang malakas o pagtatanong sa iba na suriin ito para sa iyo ay isang mahusay na paraan upang pumili ng mga typo, maling pagbaybay o hindi malinaw na mga pangungusap.
3. Tiyaking walang lihim na impormasyon sa iyong e-mail. Palaging tandaan na ang email ay hindi isang 100% ligtas na sistema ng komunikasyon. Tandaan na ang mga e-mail server ay maaaring ma-hack, o na ang tatanggap ay maaaring, sadya o hindi, magbahagi ng impormasyon na hindi mo nais na isapubliko sa iba.
   • Iwasang isama ang mga password, numero ng account o iba pang kumpidensyal na impormasyon sa isang email.