Paano makipag-usap nang propesyonal sa telepono (may mga larawan) - Tip

Nilalaman

Mga hakbang
Payo
Babala

Ang email, online chat, web at social media ay nagiging mas tanyag, ngunit ang telepono ay nananatiling isang hindi mapapalitan na opsyon sa komunikasyon sa trabaho. Nakapag-usap na ba kayo ng isang tao sa telepono at naisip na siya ay hindi propesyonal? Tiyaking hindi iniisip ng iba ang tungkol sa iyo sa pamamagitan ng pag-check sa artikulo sa ibaba. Itinuturo sa iyo ng wikiHow na ito kung paano hawakan ang mga tawag nang propesyonal.

Mga hakbang

Bahagi 1 ng 3: Pagsagot sa telepono

Panatilihing maabot ang papel at panulat. Subaybayan ang tawag sa pamamagitan ng pagtatala ng pangalan ng tumatawag, kung kailan ito dumating at bakit. Mainam na dapat mong itala ang impormasyon sa tawag sa isang kuwaderno. Sistematikong ilalagay nito ang mga tawag sa isang lugar upang kung sakaling kailanganin, maipasa mo ang impormasyon sa wastong tatanggap.
Kunin ang telepono nang mas mabilis hangga't maaari. Walang gustong maghintay. Ang mabilis na pagtugon sa tawag ay magpapakita sa mga tumatawag (karamihan sa mga customer) na ang iyong kumpanya ay produktibo. Ipinapakita rin nito na iginagalang mo ang tumatawag.
Ipakilala ang iyong sarili at ang kumpanya. Halimbawa, maaari mong sabihin: "Salamat sa pagtawag sa kumpanya ng real estate na Nha Xinh. Ang pangalan ko ay Ngan - ang front desk ng gusali".Gayundin, tanungin ang iba pang mga dulo ng linya kung sino sila, o kung anong samahan / tao kung hindi nila aktibong ibibigay ang impormasyong ito sa iyo, lalo na kung ang kumpanya ay may mahigpit na regulasyon. protektahan ang mga hindi ginustong tawag.
Magtanong ng mga tamang katanungan. Kumuha ng maraming impormasyon hangga't maaari. Tutulungan ka nitong makilala ang mga hindi ginustong tawag. Gayunpaman, kapag nagtatanong, dapat mong iwasan ang pagmamadali tulad ng pagsisiyasat, lalo na kung may ilang impormasyon na makokolekta. Kailangan mong magtanong nang matalino, kaya kumilos ng dahan-dahan sa isang kalmado at katamtamang tono.
- Tumatawag: "Hayaan mong makilala ko si Ms. Diem"
- Kaibigan: "Ano ang pangalan mo?"
- Tumatawag: "Khai"
- Kaibigan: "Saan ka tumawag?"
- Tumatawag: "Hanoi"
- Kaibigan: "Aling kumpanya ang kinakatawan ni Khai?"
- Tumatawag: "Hindi, personal ito."
- Kaibigan: "Mayroon ka bang appointment sa Diem at tatawag ka?"
- Tumatawag: "Walang sanggol."
- Kaibigan: "Oo, hinihintay kong mag-ulat ka kay Diem."
Ipagpalagay ang iyong sarili na ang isang tao sa kumpanya ay nakikinig sa pag-uusap. Kadalasang sinusubaybayan ng mga samahan ang mga tawag sa pamamagitan ng pagtatala. Kahit na ang kumpanya ay hindi gumagamit ng pamamaraang ito, sa pag-aakalang ang iyong boss ay nasa tawag ay makakatulong sa iyo na magsalita sa pinakapropesyonal na boses. Kung ang kumpanya ay may mga regulasyon sa pagrekord ng tawag, magkakaroon ka ng pagkakataon na makinig muli at pagbutihin ang iyong istilo sa pagsasalita kung kinakailangan. anunsyo

Bahagi 2 ng 3: Ilipat ang mga tawag

Kailangan mong kumuha ng pahintulot at maghintay para sa tugon ng tumatawag bago hayaan silang mag-hang. Ang malaking problema sa maraming mga kumpanya ay hinayaan ang mga tumatawag na maghintay ng masyadong mahaba. Walang sinuman ang may pasensya o oras upang maghintay. Ang mga tao ay may posibilidad na isipin na naghihintay sila ng dalawang beses hangga't sila talaga. Subukang ilipat ang telepono nang mas mabilis hangga't maaari upang maiwasan na marinig ang nakakainis na boses sa kabilang dulo kapag bumalik ka!
Kailangan mong tiyakin na nais ng tatanggap na sagutin ang tawag. Kung nais ng taong tumawag na makilala ang isang tukoy, maaari mong sabihin na "aabisuhan mo ang taong iyon" bago hayaang mag-hang ang kabilang dulo ng linya. Pagkatapos suriin kung ang tatanggap ay abala at handa nang kunin ang telepono. Kung hindi pagkatapos ay kailangan mong mag-record ng isang detalyadong mensahe.
Pagtawag ng maayos. Kung ang tumatawag ay maaaring lalaki o babae, bata o matanda, dapat kang laging magsalita ng maayos. Sa Vietnam, ang pagtawag sa ibang tao na "kapatid / kapatid" at pagtawag sa "ikaw" ang pinaka tama. Kung ang kabilang dulo ng linya ay lalaki, maaari mo itong tawaging "anh", pagkatapos ay idagdag ang pangalan kapag mayroon kang impormasyon. Katulad nito para sa isang tumatawag sa isang babae, kailangan mo itong tawaging "kapatid" na may kanilang pangalan. Sa espesyal na kaso, kung maagap na inaangkin ng kliyente na "auntie __", dapat ka ring maging tumutugon at tumutugon sa pagsasabi agad ng "bata". Gayundin, ang "oo / oo" ay mga salitang nagkakasundo na nangangailangan ng iyong pansin.
Bigyang pansin ang boses. Sa pamamagitan ng tono ng boses, malalaman ng kabilang dulo ng linya ang iyong mga hangarin. Kapag nakikipag-usap sa telepono, ang boses ay nagpapahiwatig ng higit na kahulugan kaysa sa mga aktwal na salitang sinabi mo. Ang sikreto sa pagsasalita ng propesyonal sa telepono ay ang ngiti!
- Ang view na ito ay nagkaroon ng isang malakas na epekto sa senior manager ng customer care center, at naglagay siya ng isang maliit na salamin sa bawat desk ng operator upang paalalahanan siya: "Ang nakikita mo ang naririnig ng mga customer! "
Tawagan ang pangalan ng tumatawag hangga't maaari. Lumilikha ito ng pagpapalagayang-loob at ipinapakita na nakikinig ka. "Paumanhin G. Khai, si Ms. Diem ay nasa isang pagpupulong, kaya hindi ko masagot ang telepono. Si G. Khai ay maaaring mag-iwan ng mensahe, aabisuhan ko si Diem kaagad kapag natapos na ang pagpupulong."
Ipakilala ang iyong sarili bago tumawag sa ibang tao. Halimbawa, maaari mong sabihin: "Kumusta, kapatid na Diem, narito ka Ngan". Gayunpaman, huwag sabihin matagal, ngunit dumiretso sa punto at huwag pansinin ang hindi kinakailangang mga detalye.
Tapusin ang tawag nang propesyonal. Sa taos-pusong tinig, sabihin: “Salamat sa pagtawag. Magkaroon ka ng magandang araw!" anunsyo

Bahagi 3 ng 3: Pangangasiwa ng mga mahirap na tawag

Magsanay ng mga aktibong kasanayan sa pakikinig. Huwag makipagtalo sa o makagambala sa customer kung hindi nila maintindihan o alam mo kung ano ang susunod na sasabihin ng tumatawag. Hayaan silang sabihin ang lahat ng mga nakakainis na bagay. Ang pakikinig ay nakakatulong nang malaki sa pagbuo ng mga relasyon at tumutulong sa mga nagsasalita ng dugo na huminto sa galit.
Ibaba ang boses at magsalita ng dahan-dahan. Kung ang iyong kliyente ay nagsimulang magsalita nang malakas, babagal sa isang kalmadong tono. Ang pagkakaroon ng isang kalmadong kilos (taliwas sa pag-akit o sobrang pag-react) ay napaka epektibo sa pagpapatahimik sa isang tao. Hindi mahalaga kung gaano galit o mapataob ang kabilang dulo ng linya, panatilihin lamang ang isang banayad na pag-uugali at sila ay unti-unting huminahon.
Bumuo ng mga ugnayan batay sa pakikiramay. Ilagay ang iyong sarili sa sapatos ng customer at ipakita na nakikinig ka sa kanilang mga reklamo o pagkabigo. Gawin ito mula sa isang gilid at ang iba pang mga dulo ng linya ay huminahon. Ito ay tinatawag na isang "verbal nod" at makakatulong sa tumatawag na makaramdam ng pakikiramay.
Huwag magalit o magalit. Kung ang panloloko ng kliyente o pang-aabuso sa salita, huminga ng malalim at ipagpatuloy ang pagsasalita na para bang hindi mo ito narinig. Ang pagtugon sa katulad na paraan ay hindi lamang malulutas ang problema, ngunit nagpapataas din ng pag-igting. Sa halip, maaari mong ipaalala sa kliyente na narito ka para sa suporta at ang makakatulong malutas ang kanilang problema. Kadalasan ang pangungusap na ito ay magpapakalma sa sitwasyon.
Iwasang kunin ito ng personal. Kailangan mong bantayan ang problema at huwag itong pakawalan, kahit na gagawin ito ng kliyente. Tandaan na hindi ka kilala ng kliyente, inilalabas lamang nila ang kanilang galit sa kinatawan (na ikaw lamang). Dahan-dahang patnubayan ang pag-uusap pabalik sa problema at ang paraan kung saan ka magpasya na harapin ang problema, habang sabay na subukang balewalain ang mga personal na komento.
Tandaan na nakikipag-ugnay ka sa mga tao. Lahat tayo ay may masamang araw. Siguro ang tumawag ay nakipagtalo lamang sa kanilang kapareha, kumuha ng isang tiket ng pulisya ng trapiko, o ay may malas. Ito man o ito, nakasalamuha namin ito. Subukang maging mabait sa kanila sa pamamagitan ng pagiging kalmado at kalmado, at magiging positibo ka rin. anunsyo

Payo

Huwag ngumunguya ng gum o kumain o uminom habang nakikipag-usap sa telepono.
Iwasang magsabi ng "ah", "um", "marahil" at mga salitang "labis" na walang kahulugan sa isang pangungusap.
Huwag pindutin ang pipi button; dapat mo lamang itong gamitin kapag kailangan mo ng karagdagang tulong mula sa iyong superbisor o tagapagturo.
Hinding hindi nagsasalita ng mga kabastusan / salita sa telepono.

Babala

Tandaan: hindi lahat nakakaintindi ng proseso ng propesyonal na komunikasyon. Kailangan mo pa ring magalang kahit na ang ibang tao ay hindi.
Matapos mong harapin ang sitwasyon, tandaan na ang susunod na tawag ay isang ganap na ibang tao. Kailangan mong bitawan ang napakaraming damdamin ng tumatawag at kunin ang telepono na para bang walang nangyari.
Ang mga ahente ng serbisyo sa customer ay nangangailangan ng 5-10 minutong pahinga pagkatapos hawakan ang isang mahirap na tawag.