May -Akda:
Lewis Jackson
Petsa Ng Paglikha:
5 Mayo 2021
I -Update Ang Petsa:
1 Hulyo 2024
Nilalaman
Ang pag-aayos ng mga kaganapan ay tila isang napakahirap na gawain, at ang mga bagay ay magiging mas kumplikado kung wala kang plano at plano nang maaga. Kaya subukang iwasan ito - sa pamamagitan ng paghahanda ng mga buwan nang maaga at panatilihing kalmado sa panahon ng kaganapan.
Mga hakbang
Paraan 1 ng 4: Magplano ng mga buwan bago ang kaganapan
Tukuyin ang layunin ng kaganapan. Ang pagtukoy sa layunin ng iyong samahan ay makakatulong na mapanatiling maayos ang iyong kaganapan. Nagpaplano ka ba ng isang kaganapan upang maturuan ang komunidad? Kumbinsihin ang mga potensyal na sponsor? Purihin ang isang tiyak na indibidwal o pangkat? Detalye ng hangaring ito hangga't maaari. Hindi mahalaga kung ano ang iyong ginagawa (turuan, akitin, papuri, atbp.), bakit gawin mo ulit yan
- Isipin ito bilang iyong pahayag ng misyon, o saligan ng iyong tagumpay. Kapag alam mo na kung ano ang gusto mong sigurado, mas madali mong mahahanap ito!
Magtakda ng mga layunin.Sakto Ano ang nais mong makamit? Hindi ang bilang ng mga tao na lumilitaw sa kaganapan, hindi ang katotohanan na nangyari ito - paano mo nais ang kaganapan? 5 mga bagong kasapi sa iyong samahan? Nakataas ang 20 milyong dong? Baguhin ang pag-iisip ng ibang tao? Gawin ang lahat ng nasasabik?- Pag-isipan ang tungkol sa 3 mga kinalabasan na nais mong pinaka mula sa kaganapan at ituon ang pansin na mangyari ito. Maaari mong timbangin ang isang layunin sa pananalapi, isang layunin sa lipunan, at isang personal na layunin - nasa sa iyo!
Ipunin ang mga boluntaryo. Kailangan mo ng mabuti at mabubuting kasapi sa maraming iba't ibang mga lugar ng komite ng pag-aayos. Matutulungan ka nila sa lahat mula sa pag-iiskedyul, pagbadyet hanggang sa pagpapadala ng mga paanyaya, pagdidisenyo ng mga poster, pagtanggap sa mga panauhin at paglilinis pagkatapos ng kaganapan. Sa madaling salita, tutulungan ka nila na matapos ang trabaho. Kung maaari, maghanap ng mga boluntaryo na mapagkakatiwalaan mo!- Tiyaking gumagana ang mga tagapag-ayos pati na rin ang mga tagapamahala ng kaganapan alinsunod sa iskedyul na itinakda mo sa plano. Ang pakikipagtulungan sa pagitan ng mga partido ay magpapadali sa iyong trabaho. Kapag humihingi ng tulong sa isang tao, maging malinaw mula sa simula tungkol sa iyong mga inaasahan sa kanila at kung gaano kalayo ang kanilang pakikilahok sa kaganapan.
- Kung hindi ka makahanap ng isang boluntaryo, kumuha ng isang koponan ng kaganapan! Ito ay ganap na nakasalalay sa uri ng kaganapan na iyong nai-host. Maaari kang magrenta ng venue kasama ang pangkat ng kaganapan, o pag-upa mula sa isang third party.
Tinantyang badyet. Lahat ng gastos, kita, gawad at iba pang pambihirang gastos ay dapat isama sa badyet. Kung hindi ka magbadyet, tatapusin mo ang kaganapan sa isang makapal na singil ng kuwenta at isang walang laman na pitaka nang hindi nauunawaan kung ano ang iyong ginastos. Maging makatotohanang mula sa unang araw upang hindi ka na mabigla sa paglaon!- Maghanap ng mga paraan upang mapanatili ang mababang gastos. Maaari ka bang kumuha ng mga boluntaryo upang magtrabaho nang libre? Isaalang-alang ang mga lokasyon na mas mura magrenta (halimbawa bahay ng isang tao)? Tandaan na ang isang maliit, simple ngunit matagumpay na pagpupulong ay mas mahusay kaysa sa isang marangyang pagdiriwang na nabigo.
Tukuyin ang oras at lokasyon ng kaganapan. Ito ang kadahilanan pinaka importante ng kaganapan. Ano ang dapat na oras at lugar ng iyong kaganapan upang sabihin ng mga tao na, "Oo, pupunta ako doon!"? Nais mong i-host ang kaganapan sa isang oras kung saan ang lahat ay libre at sa isang maginhawang lugar kung saan maaari mong kayang magrenta!
- Suriin ang iskedyul ng komunidad kung saan ka nakatira at isaalang-alang kung sino ang lumahok sa kaganapan. Kung tina-target mo ang mga maybahay, ang pag-aayos ng mga kaganapan sa araw at kapitbahayan ay ang pinakamahusay na pagpipilian (maaari kang magbigay ng mga karagdagang serbisyo sa pag-aalaga ng bata). Sa kaso ng isang kalahok sa mag-aaral, gaganapin ang kaganapan sa sentro ng lungsod isang gabi sa isang linggo. Kung maaari, dapat kang pumunta sa kanilang lugar Assembly.
- Siyempre magkakaroon ng maraming mga venue ng kaganapan na kailangan mong magreserba nang maaga. Mangyaring makipag-ugnay sa amin upang rentahan ang mga lokasyon sa lalong madaling panahon. Maaaring mas mahal ang mga ito kaysa sa iniisip mo!
Isaalang-alang ang logistics. Kailangan mong mag-isip tungkol sa logistics sa bawat respeto. Paano ang paradahan? Ang kakayahan ng mga taong may kapansanan na lumahok? Ano ang magagawa mo sa puwang ng kaganapan? Anong kagamitan ang kailangan mo? Kakailanganin mo ba ang anumang dagdag para sa isang bayad (hal. Mga inumin sa speaker, badge, publication)? Gaano karaming mga tao ang aabutin para sa kaganapan upang maging maayos?
- Napakahalaga na sumalamin at talakayin sa mga miyembro ng mga tagapag-ayos upang isaalang-alang ang lahat ng mga aspeto ng kaganapan. Mayroon bang mga hadlang na maaari mong makita at iwasan? Kailangan ba ng mga panauhin na manuluyan? Anong mga pagbubukod ang kinakailangan?
Isipin ang marketing at advertising. Habang naghahanda para sa kaganapan, bumuo ng isang draft ng poster. Dapat magsama ang poster ng impormasyon tungkol sa petsa, oras, lokasyon, pangunahing mga panauhin, pangalan ng kaganapan, at tema o tagline ng kaganapan. Dahil masyadong maaga ang oras ng paghahanda, maaari kang gumugol ng maraming oras sa pag-iisip ng mabuti sa mga nilalaman na ito - ngunit dapat kang bumuo ng isang paunang draft upang makita kung ano ang magkakasama ng mga seksyon!
- Mag-isip tungkol sa iba pang mga paraan upang maitaguyod ang kaganapan. Magpadala ng mga email? Mail mail? Nagbibigay ng impormasyon sa Facebook, Twitter, o isang serye ng mga site ng online na kaganapan (higit pa sa mga ito sa paglaon)? Ano'ng kailangan mo dati pa mga kaganapan upang makisali sa mga tao at kung ano ang kailangan mo sa mga kaganapan upang pigilan ang mga ito?
Muling ayusin ang trabaho. Marahil ay naguguluhan ka ngayon. Huminga ng malalim at buksan ang Excel software. Maghanda ng isang iskedyul ng draft ng mga aktibidad sa kaganapan. Gumamit ng ilang mga Excel spreadsheet upang ayusin ang iyong mga saloobin. Maaaring mukhang hindi kinakailangang mga papeles sa puntong ito, ngunit sa loob ng susunod na dalawang buwan ay nagpapasalamat ka sa iyong sarili para sa pag-aalaga ng iyong sarili.
- Bumuo ng isang iskedyul ng trabaho (na may mga deadline) para sa bawat aktibidad. Isulat ang lahat ng mga kasapi ng mga tagapag-ayos, kailan at saan mo sila kailangan. Sa ganitong paraan, maaari mong iiskedyul ang iyong trabaho at maiwasan ang mga katanungan sa paglaon.
Paraan 2 ng 4: Iiskedyul ang gawain sa loob ng 2 linggo bago ang kaganapan
Siguraduhin na ang lahat ay handa na. Tukuyin ang oras, lokasyon, pangunahing mga panauhin, tagapag-ayos ng kaganapan, pangalan ng kaganapan at tagline. Magkakaroon ba anumang bagay Maaari ba tayong maligaw? Maaari bang mangyari ang mga huling minutong pagbabago? Sa puntong ito, ang lahat ay dapat na maging malinaw tulad ng sa itim at puting papel.
Makipagtagpo sa mga miyembro ng mga tagapag-ayos. Humiling ng pag-apruba sa badyet, iskedyul, atbp. mula sa mga tagapag-ayos pati na rin mga tagapamahala ng kaganapan. Ngayon ang tamang panahon upang harapin ang mga katanungan. Naunawaan na ng bawat isa ang kanilang mga obligasyon? Komportable ba sila sa lahat?
- Muli, makipagkita sa mga nag-oorganisa pati na rin ang mga boluntaryo upang isipin ang tungkol sa mga posibleng problema. Ito rin ang perpektong oras upang planuhin ang iyong aksyon.
- Tiyaking walang mga panloob na isyu ang mga tagapag-ayos. Makipag-ugnay sa lahat ng mga kagawaran ng pinuno, tagapag-ayos pati na rin mga boluntaryo.
Hatiin ang gawain sa iba't ibang tao at hayaan ang isang taong may karanasan na iugnay ang lahat ng mga aktibidad. Kung ito ay isang partikular na malakihang kaganapan, magtalaga ng maraming tao upang maiugnay ang iba't ibang mga aktibidad sa ilalim ng pangangasiwa ng isang tao. Ang pinuno na ito ay dapat pagkatiwalaan ng mga miyembro ng mga organisador.
- Dapat kang magtalaga ng isa sa dalawang miyembro upang gumastos ng oras sa pagtanggap sa mga panauhin at pakikipag-chat bago ang kaganapan.Talaga, sila ang tumatanggap, responsable sa pag-angat ng lahat ng mga panauhin at ipinaalam sa mga bisitang ito na sila ay inaalagaan.
Tiyaking panatilihing napapanahon ang lahat ng mga pahina sa online na nauugnay sa kaganapan. Marahil ay alam mo na ang Facebook at Twitter, ngunit maraming iba pang mga online na site na maaari mong gamitin upang itaguyod, tulad ng Eventbrite, Evite at Meetup. Kung hindi mo pa naririnig ang mga pahinang ito, maghanap ngayon! Kung sakaling ang iyong kaganapan ay nasa ibang bansa at nais mong magbenta ng mga tiket online, ang Ticketbud ay lubos na kapaki-pakinabang.
- At syempre, i-update ang online na pahina ng kaganapan, blog o pahina ng Facebook, kung magagamit. Maaari kang magpadala ng mga paalala sa kaganapan, mag-post ng mga larawan, at pamahalaan ang mga tugon sa kaganapan. Ang mas aktibo sa online, mas laganap ang kaganapan. Kung nagho-host ka ng isang kaganapan na nauugnay sa paghahardin, dekorasyon sa bahay o iba pang mga malikhaing larangan, maaari mo ring gamitin ang Pinterest.
Mangalap ng mga sponsorship at iba pang mapagkukunan ng pera mula sa mga panauhin. Mayroong maraming mga uri ng mga gastos na lilitaw sa mga darating na linggo at hindi mo nais na bayaran ang lahat sa iyong sarili! Mag-agawan nang kaunti para sa mga gastos sa pagsisimula - maging isang pag-arkila ng venue ng kaganapan, kagamitan o isang piging na pagdiriwang? Maaari mo ring bayaran ang ilan sa mga nabanggit na halaga bago ka magsimulang maghanda para sa kaganapan.
- Tiyaking nakabuo ka ng isang sistema para sa paghawak ng mga dokumento, sertipikasyon, mga invoice at iba pang mga dokumento. Kailangan mong itago ang lahat ng mga dokumento para sa sanggunian sa hinaharap, kaya't mas maaga kang nakaayos, mas maginhawa ang hinaharap, lalo na kapag ang iyong kasosyo ay hindi nagtatrabaho nang hindi propesyonal.
Promosyon ng kaganapan. Maghanda ng mga publikasyon, maglunsad ng mga ad, mag-publish sa press, magpadala ng mga paanyaya, tawag sa telepono, mga pangkat ng contact sa email, matugunan ang mga potensyal na dadalo o sponsor. Paano malalaman at makikilahok ang mga tao sa iyong kaganapan? Tiyaking kumpleto ang impormasyong ibinibigay mo, maliban sa ilang kadahilanan ng pagtatanong - ang pag-usisa ng panauhin ay kailangang pasiglahin din!
- Isipin ang tungkol sa iyong target na madla. Kung nais mong anyayahan ang mga matatanda, hindi mo sasayangin ang oras sa pagpapadala ng mga mensahe sa pamamagitan ng Snapchat software. Pumunta sa mga lugar kung saan sila pupunta o gumamit ng mga tool na ginagamit ng iyong madla.
Ipunin ang mga kinakailangang item para sa kaganapan. Ang mga item na ito ay maaaring magsama ng medalya, laro, souvenir, gantimpala o sertipiko. Maraming mga maliliit at walang kuwenta na bagay na hindi maaaring bigyang pansin ng mga taong walang karanasan, ngunit dapat mong malaman ang lahat ng pinakamaliit na kadahilanan. Huwag kalimutan ang mga kasangkapan sa bahay, kagamitan sa tunog, mesa, mantel at iba pang malalaki, mahahalagang item!
- Ito ay isa pang bagay na dapat mong maglaan ng oras upang pagnilayan. Huwag huminto hanggang sa makita mo ang 5 mga item na nakalimutan mong ihanda - lahat mula sa mga ballpoint pen at first aid kit hanggang sa mga baterya, ice cubes at extension cords. Gugustuhin mong maging handa para sa anumang sitwasyon.
Pagbukud-bukurin lahat ng bagay. Ayusin para sa pag-record ng video. Mga kaayusan sa transportasyon para sa mga panauhin. Ayusin ang pagkain para sa pangkat ng paglilinis. Ang listahan ay maaaring magpatuloy magpakailanman, ngunit nang walang pag-uuri hindi mo maiayos ang kaganapan!
- Maghanda ng pagkain at inumin. Ito rin ay isang magandang panahon upang mag-ayos ng mga espesyal na tirahan, tulad ng tirahan para sa mga taong may kapansanan. Suriin kung ang anumang mga panauhin ay vegetarian o may iba pang tukoy na mga pangangailangan sa kainan. Maraming mga site ng ticketing ng kaganapan sa online ay magkakaroon ng seksyon na "magtanong sa sarili," na makakatulong sa iyong suriin ang mga espesyal na kahilingan ng iyong mga panauhin.
- Maghanda ng mga mesa at upuan, backdrop, mikropono, speaker, computer, projector, podium - anuman ang kinakailangan sa lugar ng kaganapan.
Ihanda ang iyong listahan ng contact. Kailangan mong magkaroon ng mga numero ng telepono, address at email address ng mga organisador. Gumawa ng isang katulad na listahan sa mga VIP (partikular na mahalagang mga panauhin) at mga tagabigay ng mga kalakal o serbisyo. Kapag ang isang tao ay hindi nagpakita o huli na, ito ay isang listahan na maaari mong gamitin.
- Sabihin nating huli ang koponan ng banquet. Ano ang gagawin mo? Kunin kaagad ang kanilang listahan ng contact at tawagan sila. Oh, sa palagay nila gagawin mo sa lugar upang makuha ito 90 pounds ng ginutay-gutay na baboy? Kahit ano. Ibibigay mo ang listahan kay G. A, kumuha siya ng trak at pumunta sa address ng koleksyon ng karne sa papel. Iniwasan mo ang isang sakuna. Ngayon alam mo na hindi mo dapat kunin ang pangkat ng serbisyo na ito o magbigay ng mas malinaw na direksyon!
Pumunta sa venue ng kaganapan kasama ang mga tagapag-ayos. Pagmasdan ang paligid at i-rate ang paradahan, banyo, silid at pintuan. Maghanap ng mga lugar sa malapit kung saan maaari kang gumawa ng mga photocopie, tumawag sa telepono at bumili ng mga mahahalaga. Sa pangkalahatan, isabay ang lugar ng kaganapan.
- Kausapin ang taong iyong nakipag-ugnay upang magrenta ng lugar. Dapat silang magkaroon ng isang mas mahusay na pag-unawa sa venue kaysa sa sinumang iba pa. Mayroon bang problema na dapat mong malaman? Limitadong oras? Naka-lock ba ang pintuan sa ilang mga oras? Sana hindi ito mangyari - ngunit dapat mo ring malaman ang tungkol sa mga iskedyul ng tseke sa alarma sa sunog.
Paraan 3 ng 4: Maghanda sa 24 na oras bago ang kaganapan
Panatilihing kalmado Kaya mo yan. Lalo na mahalaga na manatiling kalmado ka at hindi malito o mabalisa. Ilang buwan ka na ring naghahanda! Magiging maayos din ang lahat. Mas kalmado ka, magiging kalmado ang iyong mga kasama sa koponan, mas mahusay ang kaganapan. Bukod, ang lahat ay magtatapos sa lalong madaling panahon!
- Seryoso, magagawa mo ito. Nagawa mo ang lahat ng makakaya mo, iniisip ang lahat ng mga posibleng problema - kung may mali, alam mo kung paano malutas ang problema. At tandaan: walang sinuman ang maaaring sisihin ka. Isang maingay na panauhin, ang pagkain ay hindi maganda - mauunawaan ng mga tao na hindi mo mapipigilan ang lahat. Magpahinga OK ka lang.
Huling suriin ang mga miyembro ng mga organisador. Tiyaking nakikipag-usap ka sa lahat tungkol sa mga paraan upang makapunta sa venue ng kaganapan at kung kailan makakarating. Ang pinaka ayaw mo ay kapag tinawag ka ng buong mga tagapag-ayos sa araw ng kaganapan dahil hindi mo alam kung saan ang likod na pasukan.
- Kahit na walang nagsabi o nagtanong sa iyo ng isang tanong, gawin ang iyong makakaya upang masukat ang mga pag-uugali ng iba. Lahat ba sila ay nasiyahan sa kanilang trabaho? Nagkasundo ba sila? Kung hindi, kausapin ang lahat at subukang alisin ang buhol. Marahil ang isang tao ay magkakasya sa ibang departamento o makikipagtulungan sa iba.
Suriin ang lahat ng mga paanyaya at tugon. Ilista ang mga panauhin sa isang spreadsheet ng Excel at isulat ang bilang ng mga tao. Para sa karamihan ng mga kaganapan, ang bilang ng mga kumpirmadong kalahok ay hindi ipinapakita ang bilang ng mga tao na talagang nakikilahok sa kaganapan. Maaari kang magkaroon ng 50 mga nagpapatunay, ngunit sa huli mayroon lamang 5 o hanggang sa 500 mga tao ang lumahok. Habang dapat mong malaman ang bilang ng mga nagpapatunay, maging handa na hawakan ang sitwasyon kapag may masyadong kaunti o masyadong maraming mga dumadalo!
- Ipaalala sa mga panauhin ng VIP ang tungkol sa kaganapan. Magulat ka sa bilang ng mga taong nagsasabing, "O, tama. Bukas hindi ba?" Sa isang simpleng tawag o text, maiiwasan mo ito.
Pumunta sa venue ng kaganapan at suriin kung handa na ang lahat. Ang kuwarto ba ay maayos at handa na? Ang mga elektronikong aparato ba ay naka-install at gumagana? Maaari mo bang paunang i-install ang anumang aparato, kung kinakailangan? Handa na ba ang mga tauhan para sa kaganapan?
- Suriin upang malaman kung ang kaganapan ay may sapat na mga tagasuporta. Naturally, mas mabuti kung marami kang mga tagasuporta kaysa sa kailangan mo. Maaaring hilingin mo sa isang tao para sa isang emergency, kailangan mo ng isang tao na mapansin ang isang panauhin, o lutasin ang isang problema na hindi mo maaasahan. O, alam mo, baka kailanganin mo ng isang tao na ibuhos ka pa ng kape.
Maghanda ng mga kit para sa mga kalahok sa kaganapan. Ang kit na ito ay maaaring magsama ng isang bote ng tubig, isang candy bar, isang malagkit na tala, isang ballpen, isang brochure, at anumang iba pang impormasyon na kailangan nila. Magandang ideya din kung nais mong magdagdag ng mga maliliit na souvenir.Ito ay isang mahusay na highlight na ipinapakita na ang kaganapan ay maayos na naayos, at sa parehong oras ay pakiramdam ng mga bisita na pinahahalagahan sila.
- Ang kit na ito ay maaaring para sa mga panauhin o tagapag-ayos, o pareho! Sino ang ayaw sa isang granola bar at ballpen?
Mag-iskedyul ng impormasyon ng kaganapan (running sheet o run sheet). Narito ang isang listahan ng lahat ng kinakailangang impormasyon na hinati sa oras at / o departamento. Maghanda ng isang programa ng gawain sa ilang minuto na may mahahalagang gawain. Ang template ng tumatakbo na sheet ay ganap na nasa iyo upang magpasya. Subukan lamang na panatilihin ang impormasyon sa isang minimum para sa madaling pagbabasa.
- Kung talagang mahirap ka, buuin mo ang mga ito species ang isang iba't ibang mga tumatakbo sheet ay maaaring maging kapaki-pakinabang. Ang mga nagsasalita ay mas malamang na nais malaman ang listahan ng iba pang mga panauhin na magiging kung saan at kailan. Gusto ng mga tagapag-ayos ng isang listahan ng mga kagamitan, timeline at mga plano sa paglilinis. Kapag mayroon kang sapat na oras upang buuin ang tumatakbo na sheet, mahahanap mo ito na lubos na kapaki-pakinabang.
Gumawa ng isang listahan ng mga item upang dalhin sa venue ng kaganapan. Gaano katindi ito pagdating sa kaganapan, handa na ang lahat, lahat ng tao nandiyan ba kayong lahat, at napagtanto mong nakalimutan mo ang 12,000 tasa sa bahay? Masama ito. Nasira mo lahat. Kaya gumawa ng isang listahan, suriin ito muli at dalhin ang lahat ng mga sangkap upang maghanda!
- Kung ang mga item ay nakakalat sa iba't ibang lugar, magtalaga ng isang tukoy na gawain sa bawat tao. Sa paggawa nito, hindi mo gugugol ng 8 oras na pagtakbo sa paligid at pagkolekta ng mga item na ito sa gulat. "Ang isang puno ay hindi gumagawa ng isang bata, tatlong mga puno ng kumpol upang ang bundok ay mataas" - sinabi ng mga sinaunang tao.
Paraan 4 ng 4: Kontrolin ang petsa ng kaganapan
Maagang dumating sa lugar ng kaganapan kasama ang mga tagapag-ayos at mga boluntaryo. Siguraduhin na ang lahat ay naroroon at ang electronics ay gumagana nang maayos. Anumang mga huling minuto na katanungan? Kung may oras, uminom tayo ng mga softdrink, magbahagi, hikayatin ang lahat at magpahinga! Kaya mo yan. Handa ka na.
- Siguraduhin na ang tagapag-ayos ay nagsusuot ng isang espesyal na badge o nagdadala ng ilang mga makikilalang item sa kamay, kaya ang mga kalahok ng kaganapan ay maaaring makakuha ng tulong kapag kinakailangan. Minsan hindi sapat ang mga suit ng khaki.
Lahat ng mga uri ng bagay, sa loob at sa labas. Kailangan mo ba ng mga lobo sa mailbox? Mga poster sa sulok ng silid? Paano ang tungkol sa pinto at sa kahabaan ng pasilyo? Kung ang iyong mga bisita ay kailangang dumaan sa isang magulong maze upang maabot ang venue ng kaganapan, dapat kang maglagay ng maraming mga palatandaan upang gabayan ka.
- Ang mga maligayang banner at iba pang information board sa harap ng gusali ay magiging kapaki-pakinabang. Nais mong makilala ng mga tao ang venue ng kaganapan mula mismo sa kalye. Walang dapat magtaka tungkol dito!
- Mayroong front desk at mga rehistradong panauhin sa kaganapan. Kapag pumasok ang mga bisita sa pintuan, dapat nilang makita mismo ang kailangan nilang gawin. Kung hindi man, mag-iikot sila sa isang estado ng kawalan ng katiyakan at kakulangan sa ginhawa. Naaalala mo ba ang seksyon ng pagtanggap na nabanggit sa itaas? Mangyaring magtalaga ng isang tao na tumayo sa tabi ng pintuan upang malugod at sagutin ang lahat ng mga katanungan ng panauhin.
- Lumulutang na musika! Burahin ng musika ang mahiyain na kapaligiran sa kaganapan.
Tiyaking alam ng mga kalahok sa kaganapan kung ano ang nangyayari. Kung ang isang tagapagsalita ay huli, kakailanganin mong magbigay ng paunawa sa pagkaantala sa kaganapan. Kung mas matagal ang pagkain kaysa sa inaasahan, ang mga panauhin sa kaganapan ay dapat magkaroon ng kamalayan ng anumang mga pagbabago sa iskedyul. Napaka-bihira para sa mga kaganapan na pumunta tulad ng nakaplano - kaya kapag hindi sinusundan ng malapit ang mga iskedyul, tiyakin na ang mga partido ay manatiling nakikipag-ugnay.
Kumuha ng litrato! Baka gusto mong gumawa ng isang tala nito. Sa parehong oras, ang mga tao ay nasasabik na makita ang isang tao na may hawak na camera upang makuha ang mga sandali ng kaganapan. Kumuha ng larawan ng banner ng iyong sponsor, iyong banner, ang welcome gate, ang area ng pagtanggap, atbp. Maaari mo ring gamitin ang mga larawang ito para sa susunod na taon!
- Kung maaari, hayaan ang isang kaibigan o propesyonal na litratista na gawin ang trabaho. Mayroon kang sapat na gawain na dapat gawin! Kailangan mong makipag-chat at kumain kasama ang mga panauhin, kaya may ibang dapat mag-ingat sa photo shoot.
Paglalagay ng mga dokumento pagkatapos ng kaganapan. Dapat na nakatanim ka ng ilang ideya sa pang-unawa ng mga panauhin, at nais mong iwanan nila ang kaganapan sa mga tiyak na saloobin, repleksyon, o pagpapasiya na kumilos. Kaya maghanda ng isang brochure o anumang item na maaari nilang dalhin pagkatapos pangyayari
- Maaari mong isaalang-alang ang botohan ng kamakailang kaganapan para sa seksyong ito. Magbigay ng isang paraan para masalita nila ang kanilang isipan, kung ano ang dapat pagbutihin at kung ano ang nais nila sa susunod na kaganapan. At syempre, kung paano sila makakasali!
Linisin ang mga venue ng kaganapan! Suriin ang iyong counter ng kuryente, alisin ang mga banner, malinis na kasangkapan, at marami pa. Gugustuhin mong bumalik ang site sa orihinal nitong estado - lalo na kapag nagbayad ka ng renta at nais na bumalik. Maaari mo ring maiwasan ang mga karagdagang singil na ipinataw ng iyong venue provider. Pangkatin ang trabaho nang pantay-pantay upang ang proseso ng paglilinis ay kasing bilis at banayad hangga't maaari.
- Balikan muli upang matiyak na walang naiiwan na mahahalagang bagay. Kung gayon, maghanda ng isang nawalang form ng pag-angkin ng item.
- Kung may napinsala ka, mangyaring ipagbigay-alam sa taong iyong nakipag-ugnay upang magrenta ng lugar. Ang katapatan at pagiging lantad ay palaging ang pinakamahusay na pag-uugali.
- Alisin ang mas maraming basura hangga't maaari. Ang departamento ng pagpapanatili ang aabutin pagkatapos nito.
Alagaan ang lahat ng mga misyon sa post-event. Nakasalalay sa uri ng kaganapan na iyong inayos, maaaring wala kang magawa pagkatapos ng kaganapan, o magkakaroon ng mahabang listahan ng mga tao na magpapasalamat pati na rin ang mga nakabinbing resibo. Narito ang ilang mga ideya para makapagsimula ka:
- Salamat sa lahat ng mga miyembro ng organizing committee, lalo na ang mga sponsor at mga boluntaryo. Hindi mo maaaring ayusin ang isang kaganapan nang wala sila!
- Kumpletuhin at hawakan ang mga usapin ng pera. Dapat itong gawin nang mabilis hangga't maaari, mas mababa ang mga bahid ay mas mahusay.
- Mag-host ng isang partido ng pasasalamat sa mga tumulong sa iyo. Nais mo ang iyong mga kasamahan sa koponan na magpasalamat, at sa parehong oras nais na makita ng iyong mga sponsor na nagdala sila ng pagbabago at isang mabuting layunin.
- Ipamahagi ang mga souvenir o iba pang publikasyon sa mga interesadong partido.
- Maglipat ng mga invoice sa mga sponsor at iba pa.
- Mag-post ng mga larawan sa online na pahina ng kaganapan.
Gumawa ng pagpupulong upang matuto mula sa mga karanasan at gumawa ng mas mahusay sa susunod. Matapos ang lahat ay tapos na, ano ang nais mong gawin mo nang iba? Ano ang gumagana at ano ang hindi? Nais mo bang mag-host ng isang kaganapan tulad nito? Anong natutunan mo?
- Kung nakakuha ka ng isang tugon mula sa lahat, basahin ang lahat sa kanila. Kahit na hindi ka makakatanggap ng anumang tugon mula sa mga panauhin, tanungin ang mga nag-aayos ng kaganapan! Paano nila iniisip? Nasisiyahan ba sila sa oras na iyon? Marahil dahil lamang sa ang granola bar at ang panulat ay libre, tama?
Payo
- Listahan ng mga dokumento upang maghanda:
- Pansamantalang badyet
- Iskedyul ng mga kaganapan (oras ng bawat programa sa kaganapan)
- Imbitasyon
- Listahan ng bisita
- Plano ng pagkilos
- Iskedyul ng trabaho (iskedyul ng pagkumpleto)
- Dokumentasyon para sa mga press release
- Talumpati
- Listahan ng mga dumalo
- Mga talumpati ng mga partido (ikabit ang resume ng speaker)
- Programa ng trabaho
- Ang iskedyul ay nahahati sa ilang minuto
- Makipag-ugnay sa listahan ng network (numero ng telepono ng tagapag-ayos)
- Listahan ng mga item na dadalhin
- Listahan ng mga gawain na makukumpleto
- Mga ulat sa kaganapan (upang pindutin at iba pa)
- Bago ang kaganapan, magtalaga ng mga indibidwal / kagawaran na maging responsable para sa mga sumusunod na lugar:
- Mga donor
- Ang mga dumalo
- Mahalagang panauhin, tagapagsalita
- Magdisenyo, mag-print, mangolekta ng mga artikulo, at suriin ang mga produktong iyon
- Mga gantimpala, souvenir, regalo, banner, sertipiko
- Mga sasakyan, pag-aayos ng pagkain, pag-aayos ng lugar ng kaganapan, dekorasyon, mga backdrop, paradahan
- Media, PR (panlabas na ugnayan), Marketing
- Mga kadahilanan na isasaalang-alang kapag pumipili ng isang lokasyon at negosasyon ng mga presyo:
- Kapasidad sa site (bilang ng mga kalahok, maliban sa mga hindi opisyal na dumalo)
- Pagkakaroon ng pagkain (sa kaganapan na magagamit ang mga pagkain sa lugar na iyon)
- Oras (oras ng pagsisimula at pagtatapos ng kaganapan)
- Pag-iilaw (kung sakaling maganap ang kaganapan sa gabi)
- Mayroon bang aircon o wala
- Ibinibigay ang mga kinakailangang kagamitan (mikropono, speaker, atbp.)
- Muwebles (kasangkapan sa bahay, mga tuwalya ng mesa, atbp.)
- Maaari bang gaganapin ang mga kaganapan sa musika at aliwan sa venue (na may hindi gaanong pormal na palabas)
- Tagabuo
- Madaling pag-access sa venue - kung ito ay nasa sentro ng lungsod o hindi (kung ang mga delegado ay maaaring dumalo nang walang kahirapan)
- Espesyal na silid para sa mga tagapag-ayos, pagpapalit ng silid, atbp.
- kabuuang halaga
- Sa araw ng kaganapan, italaga ang tao / kagawaran na maging responsable para sa mga sumusunod:
- Pangkalahatang koordinasyon
- Banyo
- Pagkain
- Gumagawa sa patlang
- Host (MC)
- Mga computer, projector
- Photographer
- Tagatanggap
- Pagkontrol ng karamihan ng tao at PR kasama ang karamihan ng tao
- Lugar ng paradahan
- Protektahan
- Ipamahagi ang mga materyales at suplay (mga regalo at sertipiko sa mga tukoy na indibidwal pati na rin ang lahat ng mga kalahok sa kaganapan)
- Mga salik na isasaalang-alang kapag nagpapasya sa petsa ng kaganapan:
- Magagamit ba ang pangunahing panauhin at iba pang mga panauhin sa VIP para sa araw na ito
- Aling araw ang pinakamahusay para sa iyong target na madla?
- Sa lahat ng oras, maaaring hindi mo ibigay ang iyong trabaho at responsibilidad sa ibang tao.
- Responsable ang trabaho.
- Tamang oras. Kung ikaw ay naantala, buong at agad na iulat ang gawain sa taong kailangan mong iulat.
- Kapag lumitaw ang mga problema, huwag sisihin ang iba, huwag mag-isip ng labis at maging sanhi ng mas maraming stress, maghanap ng mga paraan upang malutas ang problema.
- Tiyaking mayroon kang plano sa paglilikas para sa mga emerhensiya. Kung ang iyong kaganapan ay nasa malaking sukat, siguraduhing ang pulis at mga doktor ay nasa tungkulin.
Babala
- Huwag magpanic o mag-stress. Ang isang mahinahon na pustura ay magdadala sa iyo ng mas mahusay na mga resulta.
- Maging handa sa anumang sitwasyon. Minsan may mga bagay na wala sa iyong kontrol. Kung ikaw ay miyembro ng mga tagapag-ayos, huwag magalit kapag may sumigaw sa iyo, maaaring maging tensyonado lang ang taong iyon. Kung ikaw ay isang coordinator, huwag mag-stress o gulat. Mangyaring mahinahon gawin ang lahat. Subukang pagnilayan ang mga posibleng sitwasyon, at kung ano ang gagawin mo sa mga sitwasyong iyon.
